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采购合同审核及付款申请标准化工具使用指南

一、适用范围与场景说明

本工具适用于企业各类采购业务中，从采购合同签订前的条款审核，到合同履行完毕后的付款申请全流程标准化管理。具体场景包括但不限于：

新供应商首次合作采购项目（如设备采购、服务外包等）；

常规周期性采购业务（如原材料、办公用品补充采购）；

紧急采购项目（需保证审核流程合规前提下缩短时效）；

涉及跨部门协作的采购业务（需明确采购部、法务部、财务部、业务部门职责分工）。

通过标准化表格与流程，可统一审核标准、避免操作遗漏，保证采购合同合规合法、付款申请有据可查。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购合同起草与资料准备

操作人：业务部门采购专员

操作内容：

根据采购需求与供应商沟通，拟定采购合同文本，明确双方权利义务、标的物规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等核心条款；

收集供应商资质文件（如营业执照复印件、相关行业许可证、法定代表人证件号码明等，需加盖供应商公章）；

填写《采购合同信息登记表》（见模板1），记录合同基本信息、采购背景、预算来源等。

步骤2：采购合同多部门审核

操作人：采购部、法务部、财务部、业务部门负责人

审核流程与要点：

采购部审核：重点审核供应商资质有效性、采购需求与合同标的匹配性、价格是否符合市场行情或采购预算，确认交付周期与生产/使用计划一致；

法务部审核：重点审核合同条款合法性（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属等）、格式规范性，避免法律风险；

财务部审核：重点审核合同金额与采购预算一致性、付款条件（如预付款比例、尾款支付节点）是否符合财务制度、发票类型与税务处理要求；

业务部门负责人审核：确认合同内容满足实际使用需求，验收标准可执行。

输出物：各部门在《采购合同审核表》（见模板2）中签署审核意见，无异议后进入下一环节。

步骤3：合同签订与归档

操作人：采购专员、法定代表人/授权代表

操作内容：

审核通过后，由采购部安排双方签字盖章（若为合同章，需保证已备案授权）；

采购专员将签订完成的合同原件分送至财务部、业务部门归档，并留存采购部电子台账，同步更新《合同管理台账》。

步骤4：付款申请提交

操作人：业务部门专员

操作内容：

合同履行完毕（如标的物交付验收合格、服务期届满等），根据合同约定的付款节点，填写《付款申请审批表》（见模板3）；

附件准备：合同复印件、验收合格证明（如验收单、签收单等）、供应商开具的合规付款凭证（避免使用“发票”等敏感词，可表述为“收款依据”）、previous付款记录（如有）。

步骤5：付款申请审批

操作人：业务部门负责人、财务部、分管领导

审批流程：

业务部门负责人审批：确认付款条件已达成（如验收合格、服务无异议）、申请金额与合同约定一致；

财务部审批：核对申请信息与合同、验收单据的一致性，检查付款方式、账户信息是否准确，确认符合付款审批权限；

分管领导审批：根据金额权限，由对应层级领导审批（如大额需总经理审批）。

步骤6：付款执行与台账更新

操作人：财务部出纳、会计

操作内容：

审批通过后，财务部按约定付款方式（如银行转账）向供应商支付款项，保留付款凭证；

会计在《合同管理台账》中标记“已付款”及付款日期，更新应付账款明细。

步骤7：资料整理与归档

操作人：采购专员、财务部会计

操作内容：将合同、审核表、付款申请表、验收单、付款凭证等资料按合同编号统一整理，纸质版存档于档案室，电子版备份至指定服务器，保存期限符合档案管理规定。

三、核心表格模板及填写指引

模板1：采购合同信息登记表

合同编号

采购项目名称

供应商名称

合同金额（元）

签订日期

交付/服务完成日期

验收标准

预算来源

备注：采购需求背景、主要技术参数、特殊约定等：

填表人：*

部门：采购部

日期：年月*日

模板2：采购合同审核表

合同编号

采购项目名称

供应商名称

审核环节

审核部门

审核意见

审核人

日期

初审（采购部）

*

复审（法务部）

*

终审（财务部）

*

审核要点说明：

采购部：资质√/×，价格√/×，交付周期√/×；

法务部：条款合法性√/×，格式规范性√/×；

财务部：预算匹配√/×，付款条件√/×。

分管领导意见：

?????????|||审核人：*|日期：年月*日|

模板3：付款申请审批表

申请编号

合同编号

供应商名称

申请金额（元）

付款方式

付款节点（如：预付款/到货款/尾款）

申请人

申请日期

*

付款明细：

款项性质

金额（元）

对应合同条款

备注

———-

————

————–

—————-

附件清单（√为已附）：□合同复印件□验收单□收款依据□previous付款记录

审批意见：

业务部门负责人：

签字：*

日期：年月*日

财务部审核：

签字：*

日期：年月*日

分管领导审批：

签字