供应商关系管理模板.docVIP

供应商关系管理模板：全流程协作与优化工具

适用场景与价值

全流程操作指引

第一步：需求梳理与供应商准入

明确合作需求：根据业务发展目标（如新产品研发、产能扩张、成本优化等），梳理对供应商的核心需求（如资质要求、生产能力、交付周期、价格区间、技术参数等），形成《供应商需求说明书》，经采购部门负责人审批。

供应商寻源：通过行业展会、招标平台、行业协会、现有合作方推荐等渠道，初步筛选符合基本条件的潜在供应商名单。

资质审核与背景调查：

要求供应商提交《供应商基本信息表》（含营业执照、相关行业资质证书、生产/经营许可、质量体系认证等）；

通过工商信息查询、企业信用报告、客户背调等方式，核实供应商的合规性、经营稳定性及市场口碑。

现场考察（如需）：对关键物料或战略供应商，组织跨部门团队（采购、技术、质量等）进行现场考察，重点关注生产环境、工艺流程、品控体系、仓储物流等环节，形成《供应商考察评估报告》。

准入评审：召开供应商准入评审会，结合资质审核、背景调查及现场考察结果，对供应商进行综合评分（评分维度可包括资质能力、技术水平、价格竞争力、服务保障等），评分达标者纳入《合格供应商名录》。

第二步：合作启动与合同管理

商务谈判：与准入供应商就合作细节（如价格、批量折扣、交付周期、质量标准、付款条件、违约责任等）进行谈判，达成一致后形成《商务谈判纪要》。

合同签订：法务部门牵头，根据谈判结果拟定《供应商合作协议》，明确双方权利义务、合作范围、争议解决方式等条款，经双方授权代表签字盖章后生效，同步归档至供应商档案。

信息建档：在供应商管理系统中录入供应商基础信息（含联系人*、联系方式、合同有效期、合作品类等），唯一供应商编码，保证后续管理可追溯。

第三步：日常协作与过程管理

订单协同：采购部门根据需求发起采购订单，供应商确认订单后，系统自动同步交付计划至双方对接人（采购专员、供应商销售），明确生产/备货进度、物流安排及验收标准。

沟通记录：建立定期沟通机制（如月度例会、季度复盘会），通过《供应商沟通记录表》同步合作进展、问题反馈及改进需求，重要沟通结果需邮件确认存档。

交付与验收：供应商按约定交付货物/服务，质量部门依据《质量验收标准》进行检验，验收合格后签署《入库验收单》；若出现质量问题，需填写《质量异常处理单》，要求供应商在规定期限内提交整改报告。

履约跟踪：通过供应商管理系统实时跟踪订单交付率、准时率、合格率等关键指标，对偏离目标的情况及时预警，并协同供应商制定纠偏措施。

第四步：绩效评估与分级管理

数据收集：每季度/年度，从系统中提取供应商的绩效数据，包括：质量（批次合格率、投诉处理及时率）、交付（准时交付率、订单完成率）、服务（响应速度、问题解决满意度）、价格（成本降幅、价格竞争力）、配合度（文档提交及时性、配合改进意愿）等维度。

绩效评分：根据《供应商绩效评估表》，对各项指标设定权重及评分标准（如质量占比30%、交付占比25%、服务占比20%、价格占比15%、配合度占比10%），计算综合得分，划分绩效等级（优秀、良好、合格、待改进、不合格）。

结果反馈与改进：

向供应商反馈绩效评估结果，优秀供应商给予合作倾斜（如优先订单、付款周期缩短）；

对待改进/不合格供应商，发出《绩效改进通知书》，明确改进项及时限，跟踪整改效果；连续两次绩效不达标者，启动淘汰流程。

动态更新：根据评估结果更新《合格供应商名录》，对长期未合作或淘汰的供应商进行标注，保证名录的时效性。

第五步：风险管控与合作优化

风险识别：定期梳理供应商合作中的潜在风险（如财务风险、供应链中断风险、合规风险、技术迭代风险等），填写《供应商风险监控表》，明确风险等级、责任人及应对预案。

风险应对：对已发生的风险（如供应商停产、原材料涨价等），立即启动应急预案，协调备选供应商或调整采购策略，降低对业务的影响。

合作优化：针对战略供应商，开展联合创新项目（如新材料研发、工艺优化），通过《供应商协同改进计划》提升供应链整体效率；对长期合作的优质供应商，摸索股权合作或长期协议模式，深化战略绑定。

核心模板工具包

模板一：供应商基本信息表

序号

供应商名称

统一社会信用代码

注册地址

联系人*

联系方式

主营业务

合作品类

资质证书（编号）

合作历史

备注

1

科技有限公司

91110

北京市海淀区路号

张*

电子元器件研发生产

芯片采购

ISO9001（）

2023年至今

战略供应商

模板二：供应商绩效评估表（季度）

供应商名称

评估周期

评估维度

权重

评分标准

得分（0-100）

加权得分

改进建议

科技

2024年Q1

质量（批次合格率）

30%

≥99%得30分，98%得25分，97%得20分，97%得0分

98

25

提升原材料检验标准

交付（准时交付率）

25%

100%得25