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公司公文处理办法（含会议管理）

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司公文处理及会议管理工作，确保公文流转高效、办理及时、质量达标、归档规范，会议组织有序、决策落地、提质增效，强化公文与会议的权威性、严肃性和实用性，保障公司各项决策部署、工作安排顺畅传达与落地，根据《党政机关公文处理工作条例》及国家相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司本部各部门、各子公司（控股公司）及全体员工的公文处理与会议管理工作。公文处理涵盖起草、审核、签发、印制、分发、收发、传阅、办理、归档、销毁等全流程，包括上行文、下行文、平行文及内部公文等各类公文；会议管理涵盖各类会议的计划、筹备、组织、召开、纪要编制、决议督办、归档等全流程，包括股东会、董事会、总经理办公会、专题工作会、部门例会及外部协作会议等。

第三条核心原则

依法合规，规范标准：公文处理与会议管理严格遵循国家法律法规、行业规范及公司制度，统一公文格式、流转流程和会议组织标准，确保工作合法合规、严谨有序。

实事求是，注重实效：公文内容真实准确、言简意赅，会议聚焦工作实际、精简高效，杜绝形式主义；公文处理与会议决议落实急事急办、特事特办，确保工作时效与落地质量。

权责清晰，分工负责：明确各部门、各岗位在公文处理与会议管理中的职责，建立闭环责任体系，确保每环节有人管、有人抓、有人负责。

安全保密，严防泄露：强化公文及会议信息保密管理，严格管控涉密公文流转、会议涉密内容传递，严防信息丢失、损毁、泄露，保障公司商业机密及内部信息安全。

统一管理，集中归档：公文处理与会议资料实行统一统筹管理，归档工作遵循“谁办理、谁负责，谁形成、谁归档”原则，确保公文与会议档案完整、可追溯。

第四条公文种类

公司公文主要包括以下种类，各类公文需明确适用场景、格式要求：

决议：适用于公司股东会、董事会、总经理办公会等重要会议对重要事项作出的决策部署及结论性意见。

决定：适用于对公司重要工作、重大事项作出安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销下级不适当的决定事项。

命令（令）：适用于发布公司重要规章制度、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有突出贡献的部门及人员（仅限公司重大事项使用）。

通知：适用于发布、传达要求各部门及子公司执行或周知的事项，批转、转发公文，任免人员、通知会议等，是公司最常用公文种类。

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，强化典型引导和工作警示。

报告：适用于向上级单位（政府部门、控股股东等）或公司领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问等上行事项。

请示：适用于向上级单位或公司领导请求指示、批准事项，需一文一事，不得夹带无关内容。

批复：适用于答复下级部门或子公司请示事项，明确同意、不同意或具体指导意见。

函：适用于与平行单位、合作机构及外部相关单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，也可用于公司内部跨部门商洽事宜。

纪要：适用于记载、传达会议主要情况和议定事项，包括各类会议纪要、工作简报等，是会议成果落地的核心依据。

第五条会议种类

公司会议主要包括以下种类，实行分类管理、差异化组织：

决策类会议：包括股东会、董事会、总经理办公会，主要用于研究决定公司重大战略、重大投资、人事任免、规章制度、年度经营计划等核心事项，需严格按议事规则组织。

专题工作会：适用于聚焦特定工作（如重点项目推进、问题整改、跨部门协同等）开展研讨、部署，由分管领导牵头组织，针对性解决具体问题。

日常例会：包括部门例会、周例会、月度总结会等，用于通报工作进展、同步信息、协调日常事务，推动工作常态化推进。

外部协作会议：适用于与客户、合作伙伴、政府部门等外部单位开展沟通洽谈、工作对接、合作推进等事项，需结合外部需求规范组织。

培训类会议：适用于开展内部培训、技能提升、政策解读等事项，由行政部或业务牵头部门组织，注重培训实效。

第二章组织架构与职责分工

第六条公文与会议管理领导小组

公司成立公文与会议管理领导小组，作为统筹决策机构，由总经理担任组长，分管行政工作的副总经理担任副组长，成员包括各部门负责人。主要职责包括：

审定公文处理、会议管理工作制度、流程及标准，推动制度落地执行；

审批重大、涉密公文的起草、签发、流转及销毁方案，审批公司重大会议计划、议程及会议纪要；

协调解决公文处理与会议管理中存在的跨部门重大难题，督促重要公文办理及会议决议落地；

听取公文处理与会议管理工作进展汇报，审议相关工作报告，部署后续重点工作；

决定公文处理与会议管理工作中的其他重大事项。

第七条行政部（牵头管理部门）

行政部作为公文处理与会议管理的牵头部门，负责统筹管理、规范指导及日常执行，主要职责包括：

制定、修订公文处理及会议管理办法、配套细则，统一公文格式、