办公用品管理制度.docxVIP

办公用品管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司办公用品的采购、领用、保管和报废等管理流程，倡导勤俭节约、杜绝浪费，提高办公资源使用效率，降低行政运营成本，确保公司各项工作有序开展，特制定本制度。本制度依据国家相关法规及公司内部管理要求，并结合实际办公需求制定。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及实习生）在日常办公活动中对办公用品的申领、使用、管理等行为。外部单位或人员临时借用办公用品，参照本制度相关条款执行。

（三）基本原则

办公用品管理遵循“统一管理、按需申领、杜绝浪费、高效便捷”的原则。各部门及员工应树立节约意识，合理使用办公用品，共同营造节约型办公环境。

二、组织与职责

（一）行政部（或指定部门）职责

1.制度制定与修订：负责本制度的制定、解释、修订及监督执行。

2.供应商管理：负责办公用品供应商的筛选、评估、议价及合作关系维护，确保采购渠道的合规性与经济性。

3.采购管理：根据库存及申领情况，统一组织办公用品的采购工作，确保办公用品的及时供应。

4.库存管理：负责办公用品的入库验收、登记、保管、盘点及出库管理，建立详实的库存台账。

5.发放与回收：负责办公用品的日常发放、登记，并对可回收或报废的办公用品进行统一处理。

6.监督与检查：定期或不定期对各部门办公用品的使用情况进行检查与监督，对浪费行为予以纠正。

（二）各部门职责

1.指定专人负责：各部门应指定一名人员（通常为部门助理或行政联络人）负责本部门办公用品的统一申领、分发及使用情况的初步统计。

2.需求提报：根据本部门实际工作需要，准确、及时地提报办公用品申领计划。

3.内部管理：加强本部门员工的节约意识教育，规范内部办公用品的使用和保管，避免浪费和丢失。

4.配合检查：积极配合行政部对办公用品管理工作的检查与监督。

（三）员工职责

1.按需申领：根据个人工作实际需要，按照规定流程申领办公用品。

2.节约使用：树立节约观念，合理、节约使用办公用品，杜绝铺张浪费和私用现象。

3.妥善保管：妥善保管个人领用的办公用品，特别是耐用品，防止损坏或丢失。

4.及时反馈：发现办公用品质量问题或库存不足等情况，及时向本部门负责人或行政部反馈。

三、办公用品的分类与采购

（一）办公用品分类

1.消耗品：指使用后即行消耗，无法重复使用的物品，如：各类纸张（A4、A3、复印纸、信纸、便签纸等）、笔（签字笔、圆珠笔、铅笔、马克笔等）、墨水、墨盒、硒鼓、文件夹、订书钉、回形针、大头针、胶水、胶带、修正液、便利贴等。

2.低值易耗品：指单价较低，使用周期相对较短，但可重复使用一段时间的物品，如：剪刀、美工刀、尺子、订书机、打孔机、计算器、U盘、鼠标、键盘、电话机等。

3.耐用品：指单价较高，使用周期较长的物品，如：办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、投影仪、碎纸机等。此类物品通常纳入固定资产或低值易耗品台账进行管理，不在日常办公用品申领范围内，其采购和管理另行规定。

（二）采购管理

1.采购计划：行政部根据库存水平、历史消耗数据及各部门申领需求，制定月度或季度办公用品采购计划。

2.供应商选择：行政部应选择资质齐全、信誉良好、价格合理、质量可靠的供应商进行合作。对于常用办公用品，可考虑与供应商签订长期供货协议。

3.采购方式：

*集中采购：对于用量较大、通用性强的办公用品，由行政部进行集中采购，以获取更优的价格和服务。

*零星采购：对于紧急或特殊需求的少量办公用品，经行政部负责人批准后，可进行零星采购。

*比价原则：采购金额达到一定标准时，应进行多方询价或比价，确保采购成本的合理性。大额或长期采购可采用招标方式。

4.采购验收：办公用品采购回来后，行政部库管人员应对照采购订单核对物品的数量、规格、型号、质量等，确认无误后方可办理入库手续。

四、办公用品的入库与保管

（一）入库管理

1.登记入账：所有入库的办公用品，均需由行政部库管人员进行数量和质量验收，并详细记录于《办公用品库存台账》，包括品名、规格、单位、数量、单价、金额、供应商、入库日期等信息。

2.存放规范：办公用品应分类、分规格存放于指定仓库或柜架内，做到摆放整齐、标识清晰、易于存取。注意防潮、防尘、防火、防虫。

（二）保管与盘点

1.日常保管：库管人员应定期检查库存办公用品的状况，对临近保质期的物品应优先发放使用。

2.定期盘点：行政部应每月对办公用品进行一次盘点，每季度进行一次全面盘点，确保账实相符。盘点结果应形成《办公用品盘点报告》，对于盘盈盘亏情况，应查明原因并按规定处理。

3.安全防范：做好仓库的安全防范工作，防止办公用品被盗或损毁。

五、办公用品的申领与发放