采购申请审批流程表采购流程及供应商管理模板.docVIP

采购申请审批流程及供应商管理通用模板

一、适用范围与常见应用场景

二、采购流程全环节操作指引

1.采购申请发起

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）

操作内容：

需求部门根据实际需求（如新增设备、物料补充、服务采购等），填写《采购申请表》（模板见第三部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息；

附件材料需包含：技术参数说明（如设备采购）、需求部门负责人签字的《需求确认单》、市场询价记录（单笔金额超过规定阈值时）等；

通过OA系统或线下流程提交至采购部门，同步抄送部门主管及财务部门备案。

关键控制点：申请信息需完整、准确，预估预算不得超年度采购计划额度，紧急采购需标注“紧急”并说明原因。

2.采购审批流程

操作主体：部门主管→采购部门→财务部门→分管领导→总经理（根据金额分级）

操作内容：

部门主管审核：确认采购需求的合理性与必要性，检查预算是否符合部门年度计划，签字通过后流转至采购部门；

采购部门审核：核查申请信息的合规性（如是否属于集中采购目录、是否需招标）、供应商初步筛选（如是否在合格供应商名录内），重点评估价格合理性，必要时补充市场调研；

财务部门审核：核对预算金额与实际需求的匹配度，检查资金来源是否落实，评估付款方式对现金流的影响；

分管领导/总经理审批：根据采购金额分级授权（如单笔≤5万元由分管领导审批，＞5万元需总经理审批），最终审批通过后，采购部门可启动供应商选择流程。

关键控制点：审批需在规定时限内完成（如常规采购3个工作日，紧急采购1个工作日），审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回需注明理由并退回原申请部门。

3.供应商选择与合作

操作主体：采购部门

操作内容：

供应商寻源：通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商，优先选择已通过资质审核的合格供应商；

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）、过往合作案例、质量保证承诺等，填写《供应商资质评估表》（模板见第三部分）；

比价与谈判：对3家及以上供应商进行价格、质量、交期、服务综合对比，形成《供应商比价报告》，必要时与供应商进行价格或服务条款谈判；

确定供应商：根据评估结果选定合作供应商，签订《采购合同》（明确标的物、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等），并将供应商信息录入《合格供应商名录》。

关键控制点：严禁未经审批的单一来源采购，供应商资质需定期复核（如每年一次），重大采购项目需邀请需求部门、财务部门共同参与供应商评审。

4.订单下达与执行跟踪

操作主体：采购部门

操作内容：

采购部门根据审批通过的《采购申请表》和《采购合同》，向供应商下达《采购订单》（模板见第三部分），明确交付时间、地点、验收标准等细节；

建立《采购进度跟踪表》，实时监控供应商生产/备货状态，保证按期交付；如遇延迟，需及时与供应商沟通并协调解决方案，同时通知需求部门调整计划；

供应商发货前，需提供《发货清单》，采购部门核对物品名称、数量、规格无误后，通知需求部门准备验收。

关键控制点：订单信息需与合同、申请表保持一致，进度跟踪需留痕（如系统记录或邮件确认），延迟交付需书面记录原因及应对措施。

5.验收与入库

操作主体：需求部门→仓库/质检部门→财务部门

操作内容：

初步验收：需求部门根据采购订单和合同约定，对物品/服务的数量、外观、规格进行初步核对，填写《初步验收单》；

质量检验：涉及质量标准的物品（如生产设备、原材料），需由质检部门进行专业检测，出具《质量检验报告》；服务类采购需由需求部门确认服务成果是否符合合同要求；

入库管理：验收合格后，仓库部门办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；验收不合格的，需在3个工作日内书面通知采购部门，启动退换货或索赔流程。

关键控制点：验收需多方参与（需求、质检、仓库），不合格品需明确处理方案并保留凭证，入库单需经需求部门、仓库、采购部门三方签字确认。

6.付款与结算

操作主体：财务部门→采购部门→供应商

操作内容：

财务部门收到《入库单》《验收单》《发票》（合规票据）及《采购合同》后，核对单据信息一致性，确认无误后启动付款流程；

付款方式需符合合同约定（如预付款、分期付款、货到付款），大额付款需通过银行转账并备注“采购款”及合同编号；

付款完成后，财务部门更新应付账款台账，并将付款凭证复印件反馈至采购部门归档。

关键控制点：发票需与实际采购内容一致，严禁“无票付款”，付款前需确认供应商账户信息无误，大额付款需执行“双人复核”制度。

三、核心工具表格模板

表1：采购申请表

申请部门

申请日期

采购类型（□物料□服务□设备□其他）

物品/服务名称

规格型号

单位

用途说明

期望交付时间

是