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企业会议管理与纪要模板

一、模板适用场景

二、会议管理全流程操作

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的

根据业务需求明确会议主题（如“Q3销售目标分解方案讨论”“新产品上线前跨部门协调会”），避免召开无明确目标的会议。

预估会议时长（一般例会建议1-2小时，专题会议不超过3小时），保证会议高效聚焦。

梳理参会人员与分工

必邀人员：决策层（如总监）、议题负责人（如经理）、执行层（如*专员），保证关键岗位人员参会。

可选人员：根据议题相关性邀请列席人员（如技术支持*工程师），避免无关人员参会浪费时间。

提前确认主持人（建议由议题负责人或部门负责人担任）、记录人（负责会议纪要整理与任务记录）。

准备会议材料与议程

议题负责人需提前1-2天提交会议材料（如数据报表、方案草案、问题清单），保证参会人员提前熟悉内容。

制定详细议程表，明确每个议题的汇报人、讨论时长、预期成果（示例：

议题序号

议题名称

汇报人

讨论时长

预期成果

1

上周工作总结

*经理

20分钟

明确已完成事项及未解决问题

2

Q3销售目标分解

*总监

30分钟

确定各部门目标值及分解方案

3

跨部门协作问题反馈

*专员

15分钟

梳理协作障碍并明确责任方

4

下周工作计划

全体

15分钟

初步确定各部门重点任务

）

发布会议通知

通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送通知，包含：会议主题、时间、地点（线上会议需附）、议程、参会人员、需提前阅读的材料，并要求参会人员提前10分钟到场（线上会议提前5分钟测试设备）。

（二）会中管理：聚焦议题，高效决策

开场与议程确认（5分钟内）

主持人开场：重申会议目的、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、避免无关讨论）。

确认参会人员到齐情况，缺席人员需提前说明原因，重要议题缺席时需安排授权人参会。

议题讨论与决策（按议程推进）

每个议题由汇报人简明扼要介绍背景（不超过5分钟），重点突出“现状、问题、建议方案”。

主持人引导讨论：围绕“如何解决问题”“如何达成目标”展开，避免偏离议题；鼓励不同意见表达，但需聚焦解决方案。

关键决策点需明确：由主持人或决策层当场总结共识，形成“决议事项”（如“同意采用方案A，由*部门负责落实，9月30日前完成”），避免模糊表述（如“再研究研究”）。

时间控制与记录同步

严格控制每个议题的讨论时长，超时议题需延后或另约时间。

记录人同步记录：重点记录“讨论要点”（如分歧意见、关键数据）、“决议事项”（含决策内容、依据）、“行动项”（任务描述、负责人、完成时限），避免流水式记录。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理与发布会议纪要（24小时内）

记录人根据会中记录整理纪要，内容需包含：会议基本信息、议程回顾、讨论要点、决议事项、行动项（任务清单）、附件清单。

纪要需经主持人审核确认后，在24小时内通过企业通讯工具发送至所有参会人员及相关人员，并标注“请查收并确认任务”。

任务分配与进度跟踪

行动项需明确“任务描述、负责人、协作人、完成时间、状态”，由负责人在收到纪要后1个工作日内确认任务可执行性。

建议使用任务管理工具（如企业待办、钉钉项目）跟踪任务进度，负责人每周更新进展，逾期未完成的需说明原因并制定补救计划。

资料归档与复盘改进

会议材料（PPT、报表、方案）、会议纪要、任务跟踪记录需统一归档至企业共享文件夹（按“会议名称-日期-部门”分类），便于后续查阅。

对周期性会议（如周例会），每月可组织一次“会议效率复盘”，分析会议时长、任务完成率、决策落地情况，持续优化会议流程。

三、会议纪要模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

[如“2023年Q3销售目标分解专题会”]

会议时间

[年/月/日上/下午时分-时分]

会议地点

[如“公司3楼会议室A”/线上会议]

主持人

[*总监]

记录人

[*专员]

参会人员

[经理、主管、专员、工程师]（共X人）

缺席人员

[*主管]（原因：出差）

会议主题

[明确本次会议核心目标，如“确定Q3销售目标分解方案及跨部门协作机制”]

（二）会议议程与讨论记录表

议题序号

议题名称

汇报人

讨论要点

决议事项

1

上周工作总结

*经理

1.销售部：完成目标85%，主要受*区域疫情影响；2.市场部：推广活动曝光量达标，转化率低于预期5%；3.客服部：投诉量上升10%，集中在产品质量问题。

1.销售部于9月10日前提交区域疫情应对方案；2.市场部于9月12日前优化推广转化策略，工程师配合提供产品数据支持。

2

Q3销售目标分解

*总监

1.公司总目标：5000万元，较Q2增长20%；2.各部门建议：销售部提出4200万元（区域A1200万、区域B1000万、区域C2000万），市场部建议预留800万作为应急储