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公文红头格式模板函

在党政机关、企事业单位的日常公务往来中，红头文件以其法定效力和规范格式，成为传递指令、商洽工作、答复事项的重要载体。其中，“函”作为平行文或不相隶属机关之间使用的公文文种，其红头格式的规范性直接影响公文质量与办理效率。本文结合现行公文处理规范，从实务角度详解红头函件的标准格式与撰写要点，为文书工作者提供可直接参照的操作指南。

一、公文红头函的定义与适用范围

红头函是指印有发文机关红色标识（俗称“红头”）并按特定格式编排的函件，主要用于：

不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；

向有关主管部门请求批准或答复审批事项；

告知重要事项、通报情况或催办工作。

其核心特征为“一事一函”“层级对等”，行文需遵循简洁、明确、谦逊的原则，避免使用指令性语言。

二、红头函的标准格式构成要素

（一）版头部分（文件首页上端）

1.发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布，字体为小标宋体，颜色为红色（一般为GB/T____规定的“大红”）。

示例：“XX省人民政府文件”“XX市教育局文件”。

注意：联合行文时，主办机关名称在前，其余机关名称按党、政、军、群顺序排列，各名称之间用空格分隔，不加标点。

2.发文字号

位于发文机关标识下空两行，居中排布，由“机关代字+年份+顺序号”组成，年份用六角括号“〔〕”括入，顺序号不编虚位（即不写“001”，直接写“1”）。

示例：“X政函〔XXXX〕X号”“教办函〔XXXX〕XX号”。

3.签发人

如需标注签发人，居右空一字，编排在发文字号下一行，“签发人”三字后加全角冒号，签发人姓名用楷体字。

示例：“签发人：XXX”。

4.红色分隔线

发文字号（或签发人）下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线（推荐高度为0.35mm），分隔线中间为五角星或其他特定图案（部分机关有定制设计）。

（二）主体部分（文件核心内容）

1.标题

位于红色分隔线下方，居中排布，分一行或多行书写，回行时做到词意完整、排列对称，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

字体：小标宋体字，字号根据字数调整（推荐二号或三号）。

结构：“发文机关+关于+事由+的函”，简明扼要概括函件核心内容。

示例：“XX市人民政府关于商请协助开展XX活动的函”“XX大学关于申请增设XX专业的函”。

2.主送机关

顶格编排在标题下空一行，左侧顶格用全称或规范化简称，后加全角冒号，回行时仍顶格。

示例：“XX省教育厅：”“XX集团有限公司：”。

3.正文

主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不能回行。

开头：说明发函缘由（如“为贯彻落实XX文件精神”“根据XX会议要求”“现就XX事项”等）。

主体：明确函件事项，分点阐述时可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级标注，语言需准确、简洁，避免冗余。

结尾：根据函的性质选用规范结束语，如商洽函用“妥否，请函复”“请予支持为盼”；答复函用“此复”“特此函复”；请求批准函用“以上请示，恳请批准”。

4.附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点，多个附件时按顺序编号。

示例：“附件：1.XX项目实施方案2.XX数据统计表”。

（三）版记部分（文件末尾要素）

1.发文机关署名与成文日期

成文日期右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中排布，字体为仿宋体字。

成文日期用阿拉伯数字标注，年份应标全称，月、日不编虚位（即“1月”不写“01月”）。

示例：

“XX市财政局（印章）

XXXX年X月X日”

2.印章

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（即“骑年盖月”）。

联合行文时，各发文机关印章按顺序排列，每排最多排三个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切。

3.附注

居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，用于标注联系人、联系电话等补充信息。

示例：“（联系人：XXX，联系电话：XXX-XXXXXXXX）”。

4.抄送机关

如需抄送，在附注下一行，左空一字用“抄送：”标注，后接抄送机关名称，名称间用逗号分隔，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个名称后标句号。

示例：“抄送：XX市委办公室，XX县人民政府。”

三、撰写与排版注意事项

1.用纸规范

采用A4型纸（210mm×297mm），左侧装订，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

2.字体字号通用标准

正文：仿宋GB2312，三号字，行间距推荐28磅（可根据机关习惯调整，但需保证清晰易读）。