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采购物品分类与供应商管理模板

适用场景与价值

实施步骤详解

第一步：明确采购品类与分类标准

操作内容：

组织采购部门、使用部门（如生产部、行政部等）联合梳理企业所有采购物品，根据物品属性（如功能、用途、金额、采购频率等）制定分类标准。

分类维度可参考：

按用途：生产原材料、办公用品、设备备件、营销物料等；

按金额：高值物品（单价＞X元）、中值物品（Y元＜单价≤X元）、低值物品（单价≤Y元）；

按采购频率：常规采购月度/季度物品、临时采购物品、战略储备物品。

确定分类后，为每个品类分配唯一编码（如“原材料-钢材-CG01”），形成《采购物品分类目录》，经采购经理审核、分管领导批准后发布。

负责人：采购经理、使用部门负责人

输出成果：《采购物品分类目录》

第二步：梳理现有供应商信息

操作内容：

收集企业当前所有供应商的基础信息，包括但不限于：供应商名称、联系人、联系方式、主营业务、合作历史（合作起始时间、合作品类、年采购额）、资质证书（如营业执照、行业许可证、ISO认证等）。

对供应商进行初步筛选，剔除无合作资质或合作评价差的供应商，形成《现有供应商清单》。

负责人：采购专员*

输出成果：《现有供应商清单》

第三步：建立采购物品与供应商对应关系

操作内容：

根据《采购物品分类目录》，为每个品类匹配合格供应商：

单一品类可对应1-3家主供应商（保障供应稳定性）+1-2家备选供应商（应对突发需求）；

战略物资（如核心原材料）需选择2家以上供应商，避免单一依赖。

将匹配结果录入《供应商-物品对应表》，明确各供应商负责的物品品类、供货比例、合作期限等。

负责人：采购主管*

输出成果：《供应商-物品对应表》

第四步：实施供应商动态管理

操作内容：

定期评估：每季度/半年对供应商进行绩效评估，评估维度包括：

质量：物品合格率、质量问题响应速度；

交期：准时交货率、订单满足率；

价格：价格竞争力、成本优化配合度；

服务：售后支持、沟通效率、问题解决能力。

分级管理：根据评估得分将供应商分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改进）四级，对应不同的合作策略（如A级供应商可增加采购份额、提供付款优惠，D级供应商限期整改或淘汰）。

信息更新：实时更新供应商信息（如联系人变更、资质到期、新增合作品类等），保证《供应商信息表》准确性。

负责人：采购经理、质量部

输出成果：《供应商评估报告》《供应商分级名录》

核心模板设计

表1：采购物品分类表

类别编码

类别名称

物品名称示例

规格参数

主要用途

所属部门

备注

BG01

办公用品

A4打印纸

80g/500张/包

日常办公打印

行政部

月度采购

CG02

生产原材料-钢材

Q235钢板

厚度10mm/宽度1.5m

产品主体框架

生产部

季度采购

SB03

设备备件

轴承

型号6205-2RS

注塑机维修更换

设备部

按需采购

表2：供应商信息表

供应商编码

供应商名称

联系人

联系方式

资质证书（编号）

主营业务

合作历史（年）

合作状态（主/备）

备注

GYS001

钢材贸易有限公司

张*

营业执照（）

建筑钢材、型材

3

主供应商

价格稳定

GYS002

YY办公用品超市

李*

1395678

ISO9001认证（00）

办公耗材、文具

1

备选供应商

配送及时

表3：供应商评估表

供应商编码

评估周期

评估维度

评分标准（1-10分）

得分

等级

改进建议

评估人

评估日期

GYS001

2024年Q2

质量（30%）

合格率≥98%得10分

9

A

保持现有合作模式

王*

2024-06-30

GYS002

2024年Q2

交期（25%）

准时交货率≥95%得10分

8

B

建议优化紧急订单响应流程

赵*

2024-06-30

使用关键提示

分类标准统一性：采购物品分类需经多部门确认，避免因理解差异导致分类混乱，分类标准需每年回顾更新，适应企业发展需求。

供应商信息准确性：供应商联系方式、资质证书等信息需每季度核实一次，保证信息真实有效，避免因信息滞后影响合作。

评估结果应用：供应商评估结果需与采购订单分配、付款周期、合作优先级直接挂钩，避免评估流于形式。

跨部门协同：使用部门需参与采购物品分类与供应商评估，保证采购物品符合实际需求，供应商服务满足生产/运营要求。

数据保密：供应商信息、采购价格等敏感数据需限定访问权限，防止信息泄露，仅对授权人员开放查看与编辑权限。