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标准化办公流程与工作规范手册

一、手册说明

本手册旨在规范公司日常办公行为，统一工作流程与标准，提升协作效率，保障工作有序开展。适用于公司全体员工，涵盖文件处理、会议管理、项目协作、办公用品管理、差旅申请等核心办公场景，各部门可根据实际需求参照执行。

二、文件标准化处理流程

（一）适用情形

内部文件（如通知、报告、制度）起草、审核、签发与归档；外部文件（如客户函件、合作方材料）接收、登记、流转与反馈。

（二）操作流程

文件起草

根据业务需求明确文件目的、受众及核心内容，使用公司统一模板（见“参考模板1”）。

格式要求：标题二号黑体居中，三号仿宋GB2312，一级标题加粗，行距28磅，页码页脚居中。

涉及数据、图表的需标注来源，关键结论需有支撑依据。

部门审核

起草人将文件提交至部门负责人，重点审核内容准确性、与现有制度的衔接性、可执行性。

审核通过后，负责人在“文件审批表”中签字确认；需修改的，明确修改意见并退回起草人调整。

跨部门会签（如涉及）

文件内容关联其他部门职责时，需发送至相关部门会签（如财务文件需财务部确认，人事制度需人力资源部审核）。

会签部门需在2个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为默认通过。

签发与发布

最终版文件按权限签发：一般部门文件由部门负责人签发；公司级制度、重要通知由分管领导签发。

签发后通过OA系统或指定邮箱发布，同步在“文件登记台账”中记录（见“参考模板2”），保证留痕可查。

归档与管理

正式文件需打印纸质版（含签批页），由各部门文员按“年度-类别-文号”分类归档，电子版存储至公司共享服务器对应文件夹。

涉密文件需加密存储，仅限授权人员查阅，归档时标注“密级”及查阅权限。

（三）参考模板

模板1：文件审批表

文件名称

文件编号

起草部门

起草人

日期

审核意见（部门）

负责人签字：

日期：

会签意见（部门1）

负责人签字：

日期：

会签意见（部门2）

负责人签字：

日期：

签发意见

签发人签字：

日期：

模板2：文件登记台账

收文/发文日期

文件名称

文件编号

来源/去向

经办人

状态（待办/已办/归档）

备注

（四）关键提示

文件内容需简洁明了，避免冗余表述，重要事项需加粗或标注“注意”。

涉及多部门协作的文件，需提前沟通达成共识，避免签发后反复修改。

归档文件需保留完整版本，禁止覆盖修改，保证历史文件可追溯。

三、会议标准化管理流程

（一）适用情形

部门例会、项目评审会、跨部门协调会、外部对接会等各类会议的组织、召开及成果跟进。

（二）操作流程

会议发起

需召开会议时，由发起人填写“会议申请表”（见“参考模板3”），明确会议主题、时间（建议控制在1.5小时内）、地点（线上会议需提供会议及密码）、参会人员及议程。

提前3个工作日提交至部门负责人审批，涉及外部人员或重要事项的需报分管领导审批。

会议通知

审批通过后，至少提前1个工作日通过OA系统发送会议通知，附会议议程及需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表）。

参会人员需在收到通知后1小时内确认attendance，无法参会需提前向发起人请假并说明原因。

会议召开

主持人提前10分钟到场调试设备（投影仪、麦克风、视频会议软件），参会人员需携带会议所需资料，提前5分钟入场。

严格按照议程控制时间，避免讨论与主题无关内容，指定专人记录会议要点（见“参考模板4”）。

纪要与跟进

会议结束后2个工作日内，由记录人整理会议纪要，内容包括：会议主题、时间、参会人、讨论要点、决议事项、责任分工及完成时限。

纪要通过发起人审核后，发送至所有参会人及相关部门，并在“会议跟进表”中记录进度（见“参考模板5”）。

责任人需按纪要要求完成工作，逾期未完成的需向部门负责人说明原因。

（三）参考模板

模板3：会议申请表

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

发起人

会议议程

1.2.3.

所需资料

审批意见（部门）

负责人签字：

日期：

审批意见（分管）

签发人签字：

日期：

模板4：会议纪要（示例）

会议主题：项目进度评审会

时间：2023年月日14:00-15:30

参会人：、赵六

讨论要点：

项目当前进度：已完成需求分析（负责），开发阶段完成60%（负责）。

存在问题：测试环境资源不足，需协调IT部支持。

决议事项：

于月日前提交需求分析终版；于月日前完成开发并提交测试。

赵六协调IT部于月日前配置测试环境，责任人：赵六，完成时限：月日。

模板5：会议跟进表

会议纪要编号

决议事项

责任人

计划完成时间

实际完成时间

完成情况（是/否/延期）

备注

（四）关键提示

会议需聚焦目标，避免“议而不决”，决议事项需明确责任人和时限。

线上会议需提前测试设备，保证网络稳定，参会人员需开启摄像头（重要会议）。

会议纪要需客观准确，避免主观表述，完成后需经参会主要人