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企业文件存档分类标准操作流程版

一、应用场景概述

本流程适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）在日常运营中产生的各类文件的规范化存档与管理，涵盖业务文件、人事档案、财务凭证、项目资料、合同文书、会议纪要等文件类型。通过建立统一的分类标准与操作流程，可实现文件系统化整理、快速检索、安全保管及合规追溯，满足企业日常查阅、审计检查、法律纠纷应对等需求，同时提升文件管理效率，降低信息丢失或泄露风险。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与初步筛选

文件来源梳理：明确文件产生部门及责任人，包括但不限于：

业务部门：客户资料、销售合同、项目方案、业务报告等；

行政部门：公司制度、会议纪要、通知公告、证照复印件等；

人事部门：员工档案、劳动合同、绩效考核记录、培训资料等；

财务部门：发票、报销单、财务报表、税务申报资料等；

项目组：项目计划、进度报告、验收文档、会议记录等。

收集时限要求：

日常业务文件：每月最后一个工作日前完成当月文件收集；

专项项目文件：项目结束后5个工作日内完成全部文件收集；

年度总结类文件：次年1月10日前完成上一年度文件汇总。

初步筛选标准：剔除重复文件、无效文件（如草稿、临时便签未经审批确认的文件），保证存档文件为最终版本或具有保留价值的正式版本。

（二）文件分类与层级划分

一级分类（按部门/职能）：根据文件产生来源，划分为一级分类目录，示例：

A类：行政综合文件

B类：人力资源文件

C类：财务审计文件

D类：业务运营文件

E类：项目管理文件

F类：法务合规文件

G类：其他特殊文件（如企业改制、资产重组等）。

二级分类（按文件类型）：在一级分类下，按文件性质或用途划分二级分类，示例（以A类为例）：

A1：公司治理文件（章程、股东会决议、董事会纪要等）；

A2：行政管理制度（办公管理、考勤管理、资产管理等）；

A3：会议文件（各类会议通知、议程、纪要、决议等）；

A4：证照资质文件（营业执照、许可证、认证证书等）；

A5：档案管理文件（分类规则、借阅制度、销毁清单等）。

三级分类（按年度/项目/密级）：根据管理需求进一步细化，示例（以B类员工档案为例）：

按年度：B1-2023（2023年度员工档案）、B1-2024（2024年度员工档案）；

按状态：B1-在职、B1-离职；

按密级：普通（内部公开）、机密（仅部门负责人及以上可查阅）。

（三）文件编码与标识

编码规则：采用“一级分类代码+二级分类代码+年度/流水号+版本号”组合编码，示例：

行政综合-公司治理-2023年-第1号文件：A-A1-2023-001-V1.0；

人力资源-员工档案-2024年-员工工号：B-B1-2024-0158（工号为流水号）。

标识要求：

纸质文件：在文件首页右上角加盖“归档章”，注明编码、归档日期、保管期限、责任人；

电子文件：在文件名前添加编码，如“A-A1-2023-001-V1.0_公司章程.docx”，并在电子档案系统中录入编码及元数据。

（四）文件整理与归档

纸质文件整理：

按编码顺序排序，去除金属夹、回形针等易腐蚀物品，采用无酸档案盒装盒；

档案盒正面标注编码、名称、年度、份数、盒号，侧面标注起止编码，脊背标注一级分类名称；

同一编码文件按正本在前、附件在后，批复在前、请示在后顺序排列。

电子文件整理：

按编码创建文件夹层级（如“A/A1/2023/A-A1-2023-001-V1.0”），将对应文件存入；

电子文件采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX），避免使用特殊格式导致无法打开；

涉密电子文件需加密存储，访问权限仅对授权人员开放。

归档移交：

各部门于每月5日前将整理好的文件（纸质+电子）移交至档案管理部门，填写《文件归档移交清单》（见模板1），双方签字确认；

档案管理部门接收后，在1个工作日内完成清点、核对，保证文件齐全、编码无误，并在档案管理系统中登记归档信息。

（五）文件保管与维护

保管环境要求：

纸质档案库房：温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，定期通风；

电子档案存储：服务器定期备份（本地备份+异地备份），备份数据每季度进行恢复测试，保证数据可用性。

定期检查：

纸质档案：每半年检查一次，查看是否有霉变、虫蛀、字迹褪色等情况，发觉问题及时处理；

电子档案：每月检查存储设备及备份状态，保证系统运行正常，病毒库定期更新。

（六）文件利用与借阅

借阅权限：

普通文件：员工因工作需要可申请借阅，需经部门负责人审批；

机密文件：需经分管领导审批，借阅范围仅限于工作相关内容；

涉密文件：严格控制借阅，原则上仅限档案管理部门提供查阅服务，不外借。

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明文件编码、名称、借阅事由、借阅期限；

审批人审批通过后，