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企业资源规划（ERP）系统操作标准化指南

前言

为规范企业资源规划（ERP）系统的操作流程，保证各业务模块数据准确、流程高效，特制定本标准化指南。本指南适用于企业各部门ERP系统日常操作，涵盖核心业务场景、操作步骤、模板规范及风险提示，旨在提升系统使用规范性，降低操作失误率，支撑企业精细化管理和决策。

一、适用业务场景

本指南聚焦ERP系统中采购订单管理模块的核心操作场景，具体包括但不限于：

常规采购需求执行：根据生产计划或库存预警，向合格供应商采购原材料/辅料，保证生产连续性；

紧急采购任务处理：因突发订单、设备维修等紧急需求，快速完成采购订单创建与审批，保障业务及时响应；

供应商协同采购：与长期合作供应商对接，通过系统同步采购需求、确认交货期，提升供应链协同效率；

采购成本控制：通过系统录入订单价格、费用等信息，实现采购成本实时监控与分析，支持成本优化决策。

二、标准化操作流程

（一）操作前准备

权限确认：操作员需具备“采购订单管理”模块操作权限（由系统管理员*根据岗位配置）；

资料准备：确认采购需求（含物料编码、数量、交货期）、供应商信息（全称、编码、联系方式）、历史采购价格参考（如有）；

系统检查：登录ERP系统，确认网络稳定、模块功能正常（如无法登录，及时联系IT支持*）。

（二）采购订单创建

步骤1：进入采购订单模块

系统菜单路径：【供应链管理】→【采购管理】→【采购订单】→【新增订单】；

选择“订单类型”（如“标准采购订单”、“紧急采购订单”），勾选“是否含税”（根据采购政策选择）。

步骤2：填写订单基础信息

订单编号：系统自动（规则：年份+月份+流水号，如202405-001），无需手动修改；

供应商信息：输入供应商编码或全称，系统自动带出供应商地址、联系人、开户行等信息（如供应商信息有误，需更新供应商主数据后重试）；

采购部门与采购员：选择对应采购部门（如“生产采购部”）及采购员*（系统根据登录人权限自动填充，不可跨部门选择）；

订单日期：默认系统当前日期，可根据实际需求修改（如需追溯历史订单，需填写业务实际发生日期）；

交货地址：选择默认收货仓库（如“原材料A仓库”）或手动输入具体地址（需与供应商确认）。

步骤3：添加物料明细

物料信息录入：“添加物料行”，输入物料编码或扫描条形码，系统自动带出物料名称、规格型号、默认单位、最新采购价格等信息；

数量与单价确认：根据采购需求填写“采购数量”，核对“单价”（如需修改历史价格，需填写《价格变更申请单》并经采购经理*审批）；

交货期与批次要求：填写“计划交货日期”（需早于生产需求日期3个工作日，紧急采购可缩短至1个工作日），如需分批交货，勾选“分批交货”并填写每批数量及日期；

备注信息：填写特殊要求（如“需提供材质检测报告”“优先安排海运”等）。

步骤4：关联采购申请（可选）

如采购需求来源于已审批的《采购申请单》，“关联申请”按钮，输入申请单编号，系统自动带出申请物料、数量、用途等信息，避免重复录入。

步骤5：费用与税金设置

费用明细：填写运输费、装卸费、保险费等（需提供费用报价单或合同支持），费用类型选择“价外费用”或“计入物料成本”；

税金信息：系统根据供应商纳税人类型（一般纳税人/小规模纳税人）自动计算税率及税额，核对“价税合计”=（物料金额+费用金额）×（1+税率）。

（三）订单审批与发送

步骤1：提交审批

“保存”按钮，系统自动订单草稿；

根据审批流程（如“采购员→采购主管→财务经理→总经理”），“提交审批”，系统依次推送审批任务至审批人*。

步骤2：审批跟进

操作员可在【待办事项】中查看审批进度，如审批被驳回，需根据驳回原因修改订单（如价格超限、交货期不合理等）后重新提交；

审批通过后，系统自动更新订单状态为“已审批”。

步骤3：发送供应商

“发送供应商”按钮，选择发送方式（系统消息、邮件、EDI对接），系统自动采购订单PDF版本（含公司盖章页，需提前在系统电子签章）；

发送后，在【已发送订单】中跟踪供应商确认状态，要求供应商在2个工作日内反馈“确认”或“异议”（如异议，需协调采购经理*沟通解决）。

（四）订单执行与跟踪

步骤1：收货确认

仓库收到货物后，在ERP系统中“收货管理”，输入采购订单编号，核对到货数量、质量（如需质检，关联《检验报告单》），确认无误后“确认收货”，系统更新库存数量及订单状态为“部分收货”/“已收货”。

步骤2：发票校验

财务收到供应商发票后，在【发票管理】中录入发票信息，关联采购订单，校验“发票金额”与“订单金额”、“收货数量”是否一致（如不一致，联系采购员*与供应商沟通补开/红冲发票）。

步骤3：付款申请

发票校验通过后，财务在【应付管理】中付款单，关联采购订单及发票，提交付款审批（流程：财务专员→财务经理→总经理），审