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企业文档管理标准操作与安全模板

一、适用场景与范围

二、标准化操作流程

（一）文档创建与密级划分

操作主体：文档创建人（一般为业务经办人或项目负责人）

操作步骤：

（1）明确文档内容：根据工作需求确定文档主题、核心信息及受众范围，保证内容准确、完整，符合企业相关规定。

（2）命名规范：文档名称需清晰反映“部门-类型-日期-版本号”，例如“市场部-2024年营销方案V1.0”；若为修订版，版本号按“V1.0→V1.1→V2.0”递增，避免使用“最新版”“最终版”等模糊表述。

（3）密级划分：根据信息敏感度确定文档密级，分为四个等级：

公开：可向企业内外部公开的信息（如企业宣传册、公开活动通知）；

内部：仅限企业内部员工知悉的信息（如部门工作计划、普通会议纪要）；

秘密：仅限相关部门或指定人员知悉的信息（如未公开的财务数据、技术方案初稿）；

机密：仅限核心管理层或授权人员知悉的信息（如并购协议、核心、高管薪酬方案）。

（4）填写《文档创建与密级审批表》（见模板一）：详细记录文档名称、编号、创建人、创建日期、文档类型、密级及划分理由，提交部门主管*审核。

（二）文档审批与发布

操作主体：部门主管、分管领导（根据密级确定审批层级）

操作步骤：

（1）提交审批：创建人将文档及《文档创建与密级审批表》通过企业OA系统或指定审批流程提交至部门主管*。

（2）审核内容：部门主管*重点审核文档内容的合规性、准确性及与部门工作的关联性，确认密级划分是否合理，审批通过后签署意见；若需修改，注明修改要求并退回创建人。

（3）高层审批（秘密及以上密级）：秘密级文档需提交分管领导审批，机密级文档需提交企业总经理或其授权人审批，审批通过后签署《文档审批意见表》（附件1）。

（4）正式发布：审批通过后，创建人将文档至企业文档管理系统（如SharePoint、蓝凌等）指定目录，并设置访问权限（公开级全员可查，内部级部门内可查，秘密级仅指定人员可查，机密级仅审批人及授权人可查），发布后通过系统通知相关人员查阅。

（三）文档存储与备份

操作主体：文档创建人、IT管理员*

操作步骤：

（1）存储位置：所有文档必须存储在企业指定的文档管理系统中，禁止存储在个人电脑本地硬盘、私人邮箱或第三方网盘（如网盘、文件）。

（2）加密管理：秘密级及以上密级文档需在系统中开启加密功能（如AES-256加密），IT管理员*负责定期检查加密状态，保证无未加密敏感文档。

（3）备份策略：IT管理员需执行“每日增量备份+每周全量备份”，备份数据存储在异地服务器（如企业分支机构机房或云存储），备份数据保留期限不少于3年，重要机密级文档需额外制作离线备份（如加密UFO，由行政部专人保管）。

（4）版本控制：系统自动记录文档修改历史，创建人需在重大修改后更新版本号，避免历史版本被误用。

（四）文档共享与借阅

操作主体：文档需求人、文档责任人（一般为创建人或部门主管*）

操作步骤：

（1）内部共享：需查阅文档的员工通过文档管理系统提交《文档借阅与共享申请表》（见模板二），说明共享事由、共享范围（如“仅限项目组A成员查阅”）、使用期限，文档责任人审批后，由IT管理员*在系统中临时开放共享权限，期限到期后自动关闭。

（2）外部共享（如向客户、合作伙伴提供文档）：需经部门主管及分管领导双重审批，外部共享文档需添加“企业内部资料，禁止外传”水印，并通过企业官方渠道（如加密邮件、专属）传递，禁止直接发送文档原文件。

（3）禁止行为：严禁通过截图、拍照、复印等方式复制敏感文档，严禁将文档内容通过口头、即时通讯工具（如QQ）非正式传递。

（五）文档归档与销毁

操作主体：行政部、文档责任人、IT管理员

操作步骤：

（1）归档范围：已失效但需留存备查的文档（如年度总结、已终止合同）、具有历史价值的文档（如企业发展历程资料）。

（2）归档流程：每年12月，各部门责任人梳理本年度需归档文档，填写《文档归档登记表》（见模板三），提交行政部审核；行政部核对文档完整性、密级及存储位置，将归档文档转移至系统“历史档案”目录，并设置“只读”权限，保留期限根据企业档案管理规定执行（一般为10-30年）。

（3）销毁范围：超过保留期限且无留存价值的文档（如临时通知、草稿文件）、经确认无需保存的失效文档。

（4）销毁流程：各部门提交《文档销毁审批表》（见模板四），说明销毁文档清单、销毁原因，经部门主管、行政部、分管领导审批后，由行政部监督执行；电子文档通过系统彻底删除（需覆盖存储介质3次以上），纸质文档使用碎纸机销毁，销毁过程需全程录像，销毁后由审批人及监督人签字确认，记录保存2年。

三、核心模板工具

模板一：文档创建与密级审批表

文档名称

编号

创建部门

创建人

创建日期

文档类型

□制度文件□合同协议□技术