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商务邮件专业写作规范模板

一、适用场景与核心价值

二、撰写步骤与操作指南

第一步：明确邮件核心目的

发送前需清晰界定邮件性质（如“请求反馈”“告知进展”“确认合作”等），并梳理关键信息：收件人是谁（上级/客户/同事）、需对方做什么（回复/审批/知晓）、截止时间（如有）、附件是否必要。避免目的不明确导致的邮件冗余或信息遗漏。

第二步：构建邮件标准化结构

商务邮件需包含6个核心模块，按顺序依次为：主题、称呼、开场白、结尾、附件说明。每个模块需遵循固定逻辑，保证收件人快速抓取重点。

第三步：分模块撰写内容

主题：简洁明了，包含“核心事由+行动方向+身份标识”。示例：“【需确认】关于Q3市场推广预算的审批申请-市场部*经理”。

称呼：根据收件人身份选择正式称谓。对上级/客户用“尊敬的[职位+姓名]，您好！”（如“尊敬的王总，您好！”）；对同事用“[姓名]，您好！”（如“*同事，你好！”）。

开场白：1-2句话说明邮件背景与目的。示例：“根据昨日会议关于[项目名称]的讨论，现将具体方案整理如下，请您审阅。”

分点阐述，逻辑清晰。若为“请求类”邮件，需说明需求背景、具体事项、期望回复时间；若为“告知类”邮件，需说明关键信息、后续安排（如有）。避免长段落，每段不超过3行。

结尾：礼貌表达感谢或期待。示例：“感谢您的时间与支持，期待您的回复。”或“如有疑问，欢迎随时沟通。”

附件说明：若有附件，需在末尾标注“附件：1.[文件名称及版本]；2.[文件名称及版本]”，并保证附件命名规范（如“2023年Q3预算方案_市场部_v1.0”）。

第四步：检查与优化

发送前完成“三查”：查错别字（重点检查专业术语、数字、日期）、查逻辑（信息是否完整、行动指令是否明确）、查语气（是否过于口语化或生硬，避免使用“麻烦你尽快搞定”等表述，替换为“烦请您于X月X日前反馈”）。

三、邮件结构模板示例

模块

撰写规范

示例

主题

【紧急/重要/需确认/待审批】+核心事由+发件人部门/姓名

【需审批】关于新产品发布会场地租赁的合同草案-品牌部*主管

称呼

根据收件人身份选择正式称谓，避免使用“喂”“Hi”等非正式开头

尊敬的*总监，您好！

开场白

1-2句话说明邮件背景与目的，直接切入主题

根据今日上午与*客户的沟通结果，现将《产品合作意向书（修订版）》发送给您，请您确认合作条款。

分点阐述，每段聚焦一个信息点；关键信息加粗（如截止时间、金额）

一、合作背景：双方就产品在华东区域的销售达成初步合作意向，需明确以下条款：二、核心条款：1.供货周期：下单后5个工作日内发货；2.价格体系：终端零售价统一为元/件，首批订货量≥件可享受%折扣；3.付款方式：预付30%定金，尾款发货前结清。三、需确认事项：请于月日前反馈对条款的意见，以便推进合同签订。

结尾

表达感谢或期待，明确后续行动（如有）

感谢您的时间与支持，期待您的反馈以便进一步沟通。

附件说明

若有附件，需在末尾清晰列出，避免只写“详见附件”

附件：1.产品合作意向书（修订版）pdf；2.价格明细表.xlsx

署名

包含姓名、职位、联系方式（可选，企业内部邮件可联系方式）

发件人：*助理职位：市场部日期：2023年8月15日

四、关键注意事项与风险规避

语气把控：始终保持专业、客观，避免情绪化表达（如“你们之前的工作存在严重问题”可改为“部分细节需进一步优化”）；对客户或上级使用敬语，对同事避免过于随意。

信息准确性：涉及数据、日期、金额等关键信息需反复核对，避免笔误；附件内容需与一致，保证文件版本最新。

格式规范：统一字体（如用宋体/微软雅黑，五号字）、行距（1.5倍段间距），避免使用花哨颜色或字体；长邮件可添加目录（如“一、项目背景；二、进展说明”）。

回复时效：非紧急邮件需注明“建议回复时间”（如“烦请您于本周五前反馈”）；紧急邮件需在主题标注“【紧急】”，并可通过电话/即时通讯工具提醒收件人。

抄送与密送：仅抄送必要相关人（如需知晓进展的上级或同事），避免“群发”式抄送；涉及敏感信息时使用密送，保护隐私。

附件管理：附件大小超过10MB时需压缩，或通过企业云盘分享并附；避免发送与邮件内容无关的文件，减少收件人信息干扰。