采购订单管理及审批标准化流程.docVIP

采购订单管理及审批标准化流程工具模板

一、适用场景与核心价值

本流程适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：常规物料采购、设备采购、服务采购等，旨在通过标准化管理实现采购活动的规范化、透明化及高效化。核心价值在于明确各环节职责、控制采购成本、降低合规风险，保证采购活动与企业战略目标及财务预算保持一致，同时为供应商合作及后续审计提供可追溯依据。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与采购申请

需求部门发起：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际业务需求，填写《采购申请单》，注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期及供应商建议（如有）。

部门负责人初审：需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字提交至采购部。

（二）采购需求评估与供应商选择

采购部接收与复核：采购部收到《采购申请单》后，核对需求完整性（如规格、预算是否清晰），并评估采购类型（常规/紧急/单一来源等）。

供应商寻源与比价：

常规采购：从合格供应商库中筛选至少3家供应商进行询价，形成《比价记录表》，明确报价差异及选择理由；

紧急采购：可简化比价流程，但需保留供应商报价截图及紧急情况说明；

单一来源采购：需提供独家授权证明或技术规格唯一性说明，经采购部负责人审批后执行。

确定供应商：采购部结合价格、质量、交期、服务等因素确定供应商，填写《供应商选择审批表》，附比价记录及资质文件（营业执照、相关资质证书等）。

（三）采购订单审批

根据采购金额及类型，分级审批如下（示例，企业可自定义额度）：

低值采购（≤1万元）：采购部负责人审批；

中等采购（1万-5万元）：采购部负责人+财务部负责人审批；

大额采购（＞5万元）：采购部负责人+财务部负责人+分管副总/总经理审批。

审批通过后，《采购订单》（系统自动编号或手动编制），由采购部负责人签字确认。

（四）订单与供应商确认

订单制作：采购部根据审批结果制作《采购订单》，明确订单号、供应商信息、采购明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准及违约责任等条款。

供应商确认：采购部将《采购订单》发送至供应商，要求供应商在2个工作日内书面（或系统）确认，确认后订单正式生效。若供应商对订单条款有异议，需在1个工作日内反馈，采购部协商调整后重新审批确认。

（五）订单执行与交付跟踪

供应商履约：供应商按订单约定时间、地点交付货物或提供服务，同时提供送货单、合格证明等文件。

采购部跟踪：采购部实时跟踪订单进度，对延迟交付等情况及时与供应商沟通，协调解决，并记录《订单跟踪日志》。

（六）验收与入库/确认

需求部门验收：货物送达后，需求部门联合采购部、质检部（如需）按订单规格及质量标准进行验收：

货物类：核对数量、外观、质量（必要时抽样检测），填写《货物验收单》；

服务类：对照服务内容、交付成果验收，填写《服务验收确认单》。

异常处理：验收不合格的，需在验收单中注明原因，采购部联系供应商退换货或整改，整改后重新验收。

入库与财务对接：验收合格后，货物办理入库手续（仓库填写《入库单》），服务类验收单交财务部作为付款依据。

（七）订单归档

采购订单全流程文件（申请单、比价表、审批表、订单、验收单、发票复印件等）由采购部统一整理归档，电子版存档于指定系统，纸质版保存期限不少于3年，保证可追溯性。

三、关键表单模板

模板1：采购申请单

申请部门

申请日期

订单号（预估）

需求描述（物品/服务名称、规格型号、数量、用途）

预估单价（元）

预估总金额（元）

预算科目

期望交付日期

供应商建议（如有）

部门负责人签字

采购部复核意见

复核人：日期：

模板2：采购订单

订单号

订单日期

供应商名称

供应商地址/联系方式

交货地点

采购明细（序号、名称、规格型号、单位、数量、单价、金额）

总金额（大写）：小写：

交货时间

付款方式

质量标准

违约责任

需求部门签字

采购部负责人签字

供应商确认（盖章）：

日期：

模板3：货物验收单

订单号

验收日期

验收部门

供应商名称

到货数量

验收项目（名称、规格、批次）

抽样数量

验收结果（合格/不合格，不合格项说明）

处理意见（入库/退换货/整改）

验收人签字：

需求部门负责人签字：

日期：

四、流程执行要点与风险提示

预算刚性控制：采购申请需严格控制在预算范围内，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经财务部及分管领导审批后方可执行。

审批时效管理：各审批环节需在1-3个工作日内完成（紧急采购除外），避免流程延误影响业务开展，采购部需定期跟踪未结审批事项。

供应商资质审核：首次合作的供应商需完成资质审查（营业执照、行业资质、信用记录等），并录入合格供应商库；合作过程中定期评估供应商履约能力，动态调整供应商名录