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仓储公司档案管理制度

一、总则

为加强仓储公司档案管理，提高档案利用效率，有效保护和利用档案资源，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本仓储公司实际情况，特制定本制度。本制度所指档案，是仓储公司在经营管理、仓储业务、财务活动、人事管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于合同文件、出入库凭证、仓储货物资料、财务报表、人事档案等。档案管理工作采用集中统一管理的模式，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于开发利用，为公司的各项决策和业务发展提供有力支持。

二、档案管理机构与职责

1.档案管理部门

本仓储公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责统筹规划和组织实施公司档案管理工作。档案管理部门的主要职责包括：贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度；制定和完善公司档案管理的各项业务规范和操作流程；集中收集、整理、保管公司各类档案；开展档案的鉴定、统计和编目工作；建立档案检索系统，开发档案信息资源，提供档案查询、借阅等服务；对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。

2.各业务部门

各业务部门是公司档案的形成部门，负责本部门各类文件材料的收集、整理和初步归档工作。各部门应指定专人作为兼职档案管理员，负责本部门档案管理的具体事务。兼职档案管理员的主要职责包括：按照公司档案管理制度的要求，及时收集本部门在业务活动中形成的文件材料；对收集到的文件材料进行分类、整理和装订；定期将整理好的文件材料移交至档案管理部门；协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等工作。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

经营管理类：公司设立、变更、注销等工商登记文件；公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等；公司与外部单位签订的各类合同、协议；公司获得的荣誉证书、资质证书等。

仓储业务类：仓储合同、货物入库单、出库单、盘点表、库存报表等；货物的质量检验报告、包装说明、运输单据等；仓库设施设备的采购合同、维护记录、维修报告等。

财务会计类：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等；财务预算、成本核算、资金管理等相关文件。

人事管理类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩等文件；员工劳动合同、工资福利、社会保险等资料；员工人事档案，包括个人简历、学历证书、职称证书等。

其他类：公司的宣传资料、广告策划方案；公司与政府部门、行业协会等的往来文件；公司的照片、音像资料等。

2.收集要求

各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。文件材料应在业务活动结束后及时收集，一般不得超过一个月。对于重要的文件材料，应随时收集。收集的文件材料应真实、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子文件，应确保其存储格式规范，元数据完整，并进行备份。

3.整理方法

档案管理部门应按照档案的形成规律和特点，采用科学的分类方法进行整理。一般可采用年度组织机构保管期限的分类方法，将档案分为不同的类别和保管期限。文件材料应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等。对于同一类别的文件材料，应进行编号和编目，建立档案索引。档案整理应遵循保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则。

四、档案的保管与存储

1.保管条件

公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温等条件。档案库房应保持通风良好，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等。

2.存储方式

档案应采用纸质档案和电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜、档案架上，按照分类和编号顺序进行排列。档案柜、档案架应标注清晰的类别和编号，便于查找和管理。电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。

3.安全管理

档案管理部门应建立严格的档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。档案库房应实行专人负责，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员应定期对档案库房进行检查，确保档案的安全。对于重要的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，防止档案信息泄露。

五、档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，按照国家有关档案鉴定的标准和方法进行鉴定。鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义等因素，确定档案的销毁或继续保存。对于仍有保存价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。

2.销毁程序

经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册应经档案管理部门负责人和公司领