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化妆品企业台账管理规范手册

前言

台账管理是化妆品企业生产经营活动中不可或缺的基础环节，是企业质量管理体系有效运行的重要支撑，亦是履行法律法规义务、保障产品质量安全的关键手段。本手册旨在为化妆品企业提供一套系统、规范、实用的台账管理指导，帮助企业建立健全台账体系，确保各项记录真实、准确、完整、可追溯，从而提升企业管理水平，降低质量风险，促进行业健康发展。

本手册适用于化妆品生产企业及从事化妆品销售、储存、运输等经营活动的企业。企业应根据自身规模、生产经营特点及相关法规要求，灵活应用本手册内容，制定符合自身实际的台账管理细则，并确保有效执行。

一、适用范围与术语定义

1.1适用范围

本手册规定了化妆品企业在原料采购、生产过程、成品检验、仓储物流、销售出库、产品召回、不良反应监测、设备管理、人员培训、质量管理体系运行等环节的台账建立、记录、填写、审核、归档、保存与查阅等管理要求。

1.2术语定义

台账：指企业在生产经营活动中，按照规定的内容和格式，对各项管理和操作活动进行连续、系统记录而形成的具有规范性和凭证性的文件集合。

记录：台账的基本单元，是对具体活动或事件的客观描述和信息记载。

可追溯性：通过记录，能够追踪产品从原料到成品，再到销售终端的整个过程，以及相关的管理活动。

电子台账：以计算机系统为载体，通过电子文档、数据库等形式进行记录和管理的台账。

纸质台账：以纸张为载体，通过手写或打印方式进行记录和管理的台账。

二、台账体系构建

化妆品企业应根据产品特性、生产工艺、法规要求及质量管理体系的需要，构建全面的台账体系。至少应包含但不限于以下核心台账：

2.1原料管理台账

2.1.1原料采购台账

记录原料名称、INCI名称（如适用）、规格型号、采购数量、供应商名称及联系方式、采购订单号、到货日期、检验合格数量、不合格数量及处理结果、入库单号等信息。

2.1.2原料验收台账

记录原料名称、批次号、供应商、到货日期、验收项目（感官、标签、证明文件等）、验收结果、检验报告编号（如进行检验）、验收人、验收日期等信息。

2.1.3原料储存与领用台账

记录原料名称、批次号、入库日期、储存仓位、领用日期、领用数量、领用部门/岗位、领用人、结存数量等信息，确保先进先出（FIFO）原则的有效执行。

2.2生产过程管理台账

2.2.1批生产记录

详细记录每一批次产品的生产指令、原料领用、称量配料、各工序（如乳化、灌装、包装等）的操作参数、过程检验结果、生产设备、操作人员、生产起止时间、异常情况及处理记录等。

2.2.2清洁消毒记录

记录生产设备、生产环境（如车间空气、操作台、工器具等）的清洁消毒日期、时间、地点/对象、清洁消毒方法、使用的清洁剂/消毒剂名称及浓度、操作人员、效果验证（如适用）等信息。

2.2.3生产设备管理台账

记录主要生产设备的名称、型号、编号、购置日期、安装调试记录、操作规程、维护保养计划与记录、校准/验证记录、维修记录、报废记录等。

2.3成品管理台账

2.3.1成品检验台账

记录成品名称、规格、批号、生产日期、检验日期、检验项目、检验依据、检验结果、检验员、判定结论、检验报告编号等信息。

2.3.2成品入库与储存台账

记录成品名称、规格、批号、生产日期、入库数量、入库日期、储存仓位、库温湿度记录（如适用）、出库日期、出库数量、结存数量等信息。

2.4销售与出库管理台账

2.4.1销售台账

记录产品名称、规格、批号、生产日期、销售日期、销售数量、销售对象（名称、地址、联系方式）、销售订单号、发货单号、发票信息（如适用）等。

2.4.2出库复核与运输记录

记录产品名称、规格、批号、数量、出库日期、发货单号、运输方式、承运单位、收货人、签收信息、运输过程中的温湿度监控记录（如适用）等。

2.5产品召回与不良反应监测台账

2.5.1产品召回记录

若发生产品召回，应详细记录召回产品名称、规格、批号、召回原因、召回级别、召回范围、召回通知方式、召回数量、已召回数量、处理方式、召回效果评估等信息。

2.5.2化妆品不良反应监测记录

记录收到的化妆品不良反应报告日期、报告人信息、产品名称、规格、批号、使用情况、不良反应表现、处理与跟踪情况、上报情况等信息。

2.6质量管理体系运行台账

2.6.1内部质量审核记录

记录审核计划、审核范围、审核日期、审核员、受审核部门、发现的问题、不符合项报告、纠正预防措施及验证记录等。

2.6.2管理评审记录

记录管理评审计划、评审日期、参会人员、评审输入（包括法规变化、顾客反馈、质量目标达成情况等）、评审输出（改进决定和措施）等。

2.6.3纠正与预防措施记录

记录不合格/潜在不合格事实描述、原因分析、采取的纠正/预防措施、实施情况、效果验证等。

2.6.4人