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会议策划及执行工具包

一、适用范围与常见应用场景

本工具包适用于各类企业内部会议（如战略研讨会、季度工作会、项目启动会）、外部会议（如客户洽谈会、行业交流会、产品发布会）及混合型会议（如线上线下结合的培训会）。无论是小型团队讨论（10人以内）还是大型会议（100人以上），均可通过本工具包系统化推进会议策划与执行，保证会议目标明确、流程顺畅、效果可衡量。

二、全流程操作步骤详解

（一）筹备阶段：从0到1搭建会议框架

步骤1：明确会议目标与核心议题

操作说明：根据会议类型（决策/沟通/汇报/培训）确定核心目标，例如“明确Q3产品迭代方向”“解决跨部门协作瓶颈”“向客户展示新品功能”。

关键动作：与发起人（如部门负责人*）确认目标是否具体、可衡量，避免目标模糊（如“讨论工作”需改为“确定3个重点项目的落地时间表”）。

步骤2：确定会议基本信息

操作说明：锁定会议核心要素，形成《会议基本信息表》（见模板1）。

时间：优先选择参会人员空闲时段（工作日上午9:00-11:00或下午14:00-17:00），避开节假日；

地点：根据人数选择会议室（10人以下用小型会议室，50人以上需阶梯式会场），若为线上会议需确定平台（如腾讯会议、Zoom）及会议号；

形式：明确线下/线上/混合模式，线上会议需提前测试设备稳定性。

步骤3：制定会议预算

操作说明：根据会议规模和需求拆分费用，填写《会议预算明细表》（见模板2）。常见费用项包括：

场地费（会议室租赁、布置物料）；

物料费（资料印刷、文具、背景板、横幅）；

餐饮费（茶歇、午餐，需提前确认dietaryrestrictions）；

交通住宿费（外部嘉宾接送、住宿，仅限必要人员）；

其他（礼品、临时应急费用）。

原则：预算需留10%-15%备用金，应对突发情况。

步骤4：确定参会人员及分工

操作说明：列出《参会人员名单表》（见模板3），明确角色职责：

主持人：把控流程、引导讨论（通常由发起人或指定人员*担任）；

记录人：整理会议纪要、记录行动项（建议由助理或专员*负责）；

技术支持：负责设备调试、线上会议保障（IT部门人员*）；

后勤保障：负责签到、物料分发、餐饮协调（行政人员*）。

步骤5：制定详细议程

操作说明：按时间轴拆分会议环节，明确每个环节的负责人、时长和目标，填写《会议议程表》（见模板4）。示例：

时间

环节

负责人

时长

目标

09:00-09:10

开场致辞

*

10分钟

介绍会议目标与议程

09:10-10:00

主题汇报

*

50分钟

汇报项目进展与问题

10:00-10:15

茶歇

后勤

15分钟

调整状态，非正式交流

10:15-11:00

分组讨论与汇报

各组长

45分钟

形成解决方案

要点：总时长不宜超过2小时（大型会议可设中场休息），每个环节预留5分钟缓冲时间。

步骤6：准备会议物料与场地

操作说明：

物料：提前3天打印会议资料（含议程、背景材料、签到表）、准备文具（笔、笔记本）、标识物料（桌签、指示牌）；

场地：提前1天布置会场（调试投影仪、麦克风、空调，摆放桌签、茶歇），线上会议需提前发送会议至参会人员。

（二）执行阶段：现场把控与细节落地

步骤1：会前最后确认（会议前1天）

操作说明：

向参会人员发送提醒（含时间、地点、议程、注意事项）；

与嘉宾（如有）确认行程、接送需求；

再次检查设备（备用电池、转接头）、物料（数量是否准确）。

步骤2：现场签到与引导（会议当天）

操作说明：

线下：设置签到处，发放会议资料、桌签，引导参会人员入座（提前10分钟开放会场）；

线上：会议开始前5分钟开启等候室，技术支持协助参会人员测试设备，提醒静音、开启摄像头。

步骤3：流程把控与现场协调

操作说明：

主持人严格按议程推进，及时打断超时发言，聚焦核心议题；

记录人实时记录讨论要点、决策结果、行动项（含负责人、截止时间）；

后勤保障人员关注茶歇供应、空调温度，及时处理突发需求（如加座位、更换设备）。

步骤4：应急事件处理

操作说明：

设备故障：立即启用备用设备（如备用笔记本、无线麦克风），技术支持5分钟内响应；

人员迟到：主持人根据情况调整议程（如将非关键环节后置），记录人会后补充发送资料；

争议问题：引导参会人员聚焦事实，必要时暂时搁置，约定后续专项讨论。

（三）收尾阶段：效果沉淀与闭环管理

步骤1：会议资料整理与归档

操作说明：

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》（见模板5），内容包括：会议基本信息、核心议题、讨论结果、决策事项、行动项（负责人、截止时间）；

将会议纪要、签到表、照片、演示文稿等资料分类归档（命名格式：会议名称-日期），存储至共享文件夹（如企业网盘）。

步骤2：效果评估与反馈收集

操作说明：

会议结束后2天内，向参会人员发送《会议满意度调查表》（见模