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会议策划与执行快速响应手册

一、会议筹备阶段：精准定位，夯实基础

（一）明确会议核心目标与议题

操作说明：

会议发起人需书面明确会议目的（如“决策XX项目预算方案”“解决XX流程瓶颈”“同步Q3销售目标”），避免目标模糊（如“讨论工作”）。

根据目标拆解核心议题，按重要性排序，保证每个议题有明确产出（如“议题1：确定XX活动负责人及职责分工→产出：责任矩阵表”）。

预估会议时长，单个议题建议不超过30分钟，总时长控制在1.5-2小时内（超长会议需分阶段召开）。

（二）确定参会人员及角色分工

操作说明：

列出“必要参会者”（决策人、执行人、核心关联人）和“列席参会者”（提供支持、需知情人员），避免无关人员参会。

明确角色分工：

主持人：把控议程、引导发言、控制时间；

记录人：记录决议、行动项（含负责人、deadline）、关键讨论内容；

材料准备人：提前3天分发会议资料（PPT、数据报表、方案草案等）；

后勤支持人：负责场地、设备、茶歇等。

提前3天发送参会提醒，注明“议题背景、需提前准备的资料、角色职责”。

（三）选定会议时间与场地

操作说明：

时间选择：优先避开工作日早9前、晚6后及午休时段（12:00-14:00），通过共享日历工具（如企业钉钉）协调参会者空闲时间。

场地选择：

线下：根据人数选择会议室（10人以下选小型会议室，10-30人选中型会议室），确认投影仪、麦克风、白板、网络等设备可用；

线上：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），保证屏幕共享、录制、投票等功能正常，提前发送会议及参会指南。

特殊需求：如需翻译设备、茶歇、横幅等，提前2天与后勤对接确认。

（四）制定初步会议预算

操作说明：

列出预算项：场地租赁费、设备使用费、物料打印费、茶歇费、交通费（如跨城参会人员）、礼品费（可选）等。

按公司标准填写《会议预算申请表》，经部门负责人审批后执行，超预算需提前说明理由。

二、会议材料准备：聚焦需求，高效传递

（一）拟定会议议程及时间分配

操作说明：

议程模板：

序号

环节

内容概要

负责人

时长（分钟）

备注

1

开场

主持人说明目标、议程规则

*主持人

5

强调时间纪律

2

议题1讨论

XX方案汇报及决策

*汇报人

20

提前10分钟分发PPT

3

议题2讨论

XX问题原因分析及对策

*负责人

30

需数据支持

4

总结与行动项确认

记录人宣读决议、行动项

*记录人

10

明确负责人及deadline

5

结束

主持人致谢，散会

*主持人

5

议程需提前2天发给所有参会者，如有调整需1天前通知。

（二）准备会议相关资料包

操作说明：

资料内容：会议议程、背景资料（如行业报告、项目进展文档）、待讨论材料（方案草案、数据表格）、预填部分内容的模板（如签到表、行动项表）。

格式要求：PDF格式（防止排版错乱），命名规范“XX会议资料_YYYYMMDD”，通过企业群/邮件发送，提醒参会者提前阅读（重点标注需提前反馈的疑问）。

（三）准备演示及辅助物料

操作说明：

演示材料：PPT页数控制在20页以内，每页核心信息不超过3条，配图/数据可视化代替大段文字；重要数据需标注来源。

辅助物料：

线下：签到表、笔、便签纸、白板笔、会议纪要模板（纸质/电子）、瓶装水；

线上：提前共享屏幕，打开“聊天区”用于实时提问，准备投票问卷（如对方案的支持度）。

三、会议现场执行：有序推进，保证成果

（一）会议签到与入场引导

操作说明：

线下：提前30分钟布置会场（调试设备、摆放资料、设置签到处），参会者签到时发放会议资料、桌牌（标注姓名/部门），引导入座。

线上：提前10分钟开启会议室，播放背景音乐，主持人通过聊天区提醒“已入座人员开启摄像头，麦克风调至静音”，迟到人员由记录人标注。

（二）会场设备调试与检查

操作说明：

会前10分钟：测试投影仪（连接笔记本、清晰度）、麦克风（有无杂音、音量）、网络（线上会议测网速）、白板笔（是否有墨水）。

设备故障预案：准备备用笔记本、无线麦克风、4G热点，若投影仪故障，立即切换至投屏或纸质材料讨论。

（三）会议过程执行与控场

操作说明：

开场阶段：主持人重申会议目标、议程及时长规则，强调“发言围绕议题，避免跑题”。

讨论阶段：

按议程顺序推进，每个议题预留5分钟“自由发言”，主持人引导“先观点、后论据”，避免冗长叙述；

遇分歧时，采用“轮流发言+数据支撑”方式，必要时举手表决（超过2/3参会者同意方可决策）；

控制发言时长，单次发言不超过3分钟，超时由主持人礼貌提醒（如“感谢您的分享，我们请下一位同事补充”）。

决策阶段：对已达共识议题，由记录人记录决议；对未共识议题，明确“下次会议继续讨论”或“由XX负责人3天内补充方案后反馈”。

（四）会议记录与关键信息捕捉

操作说明：

记录内容：

决议：明确