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美容院费用报销制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业财务管理办法，结合公司实际管理需求，旨在规范美容院费用报销行为，防控财务风险，提升费用使用效率，确保资金安全合规。制度制定旨在强化预算约束，完善审批流程，明确责任主体，防范舞弊行为，促进公司管理规范化、精细化发展。

第二条本制度适用于公司全体员工、下属单位及各业务部门，涵盖美容院日常运营中各项费用的申请、审批、报销及支付等环节，包括但不限于采购、服务、差旅、办公及招待等相关支出。所有涉及费用报销的业务场景均须遵循本制度执行，确保费用使用的合法性与合理性。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）“专项管理”指公司针对费用报销领域建立的全流程、系统性管控机制，包括政策制定、风险识别、执行监督、考核评价等环节，旨在实现费用管理的规范化与精细化。

（二）“XX风险”指在费用报销过程中可能出现的违规操作、资金挪用、虚假报销等风险，需通过制度设计及执行予以防范。

（三）“XX合规”指费用报销行为必须符合国家法律法规、公司内部制度及行业规范要求，确保每一笔支出均有据可查、有理可依。

（四）“XX审批权限”指根据费用金额、类型及业务性质设定的分级审批机制，明确各级管理者的决策范围与责任。

第四条费用报销管理遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则：确保所有费用报销场景均纳入制度管控范围，不留管理空白。

（二）“责任到人”原则：明确各级管理者、业务部门及执行岗位的职责，实现责任闭环。

（三）“风险导向”原则：聚焦高风险环节，实施重点监控与防范措施。

（四）“持续改进”原则：根据法规变化、业务调整及管理需求，动态优化制度体系。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对费用报销管理承担全面领导责任，负责制度顶层设计、资源保障及重大风险事件的决策处置；分管领导作为直接责任人，负责制度的具体实施、监督考核及跨部门协调。

第六条设立费用报销管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部及各业务部门负责人为成员。领导小组统筹费用报销制度的制定与修订，协调跨部门争议，审批重大费用支出，并定期开展管理评价。

第七条财务部作为费用报销管理的牵头部门，负责以下职责：

（一）制定、修订并解释费用报销管理制度，组织培训宣贯；

（二）审核报销单据的合规性，监督预算执行情况；

（三）建立费用台账，定期分析支出结构，提出优化建议；

（四）配合审计部门开展专项检查，协助风险处置。

第八条审计部作为费用报销管理的专责部门，负责：

（一）制定费用报销领域审计计划，开展独立检查；

（二）评估报销流程的风险点，优化控制措施；

（三）对违规行为进行调查处置，提出整改要求；

（四）出具审计报告，监督问题整改落实。

第九条各业务部门及下属单位作为费用报销的业务主体，承担以下职责：

（一）落实费用预算，控制业务支出；

（二）审核员工报销申请的真实性，确保业务合规；

（三）开展内部自查，及时纠正违规行为；

（四）配合财务部、审计部开展管理监督。

第十条基层执行岗位（如门店收银、采购专员等）作为费用报销的直接操作者，须履行以下责任：

（一）严格遵守报销流程，确保单据完整、准确；

（二）拒绝虚假、重复报销，及时上报异常情况；

（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任；

（四）参与培训考核，提升合规操作能力。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条采购费用管理。采购流程须遵循以下标准：

（一）供应商选择需进行尽职调查，核实资质、信用及价格合理性；

（二）大额采购实行招标或比价制度，禁止关联交易；

（三）合同签订须明确付款条件、验收标准，财务部审核合同条款。

禁止行为包括：无预算采购、虚构采购需求、向特定供应商利益输送等。

重点防控点：采购价格异常、合同漏洞及虚假发票风险。

第十二条差旅费用管理。差旅标准需符合公司规定，包括交通、住宿、伙食补助等，严禁超标准报销。审批流程如下：

（一）员工提交申请，部门负责人审核；

（二）财务部核对票据真实性，按权限审批；

（三）超额费用需提供合理说明，经分管领导批准。

禁止行为包括：虚报出差天数、套取伙食补助、使用私人账户收款等。

重点防控点：虚假行程、发票伪造及公款私用风险。

第十三条办公费用管理。办公用品采购须遵循“统一采购、集中管理”原则，报销流程要求：

（一）领用登记，注明数量、用途及领用人；

（二）财务部核对采购记录，按权限审批；

（三）定期盘点库存，处置闲置物资。

禁止