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职业健康体检档案建立与管理流程

一、职业健康体检档案建立的前期准备

档案建立并非一蹴而就，前期的周密准备是确保档案质量的首要环节。

明确建档目的与依据：用人单位需深刻理解建立职业健康体检档案是《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规的强制性要求，其根本目的在于动态掌握劳动者健康状况，早期发现职业禁忌证和职业病，为职业病诊断、治疗和康复提供依据，同时也是用人单位履行职业健康管理责任的重要体现。

确定建档对象与范围：建档对象应覆盖所有接触职业病危害因素的劳动者，包括在岗、离岗以及可能受到应急职业危害因素暴露的人员。需根据工作场所职业病危害因素的种类、接触水平及岗位情况，明确具体的体检人群和体检周期，确保无遗漏、无死角。

制定档案内容框架：结合国家及地方相关标准规范，预先设计档案的基本内容框架。这不仅包括个人基本信息、职业史、既往病史，更重要的是历次职业健康体检的原始报告、体检机构出具的健康评价意见、职业病诊断与鉴定资料（如有）、以及用人单位据此采取的健康保护措施记录等。

二、职业健康体检档案的信息采集与建档

信息采集的全面性与准确性直接决定了档案的价值。

信息来源与采集方式：

*劳动者个人信息：由劳动者本人如实填写《职业健康检查表》中的个人基本情况、职业史、既往病史、家族病史等信息，并签字确认。用人单位应指导劳动者准确填写，确保信息真实可靠。

*职业健康检查数据：由具有资质的职业健康检查机构提供。用人单位应组织劳动者到指定的体检机构进行体检，并索取完整、规范的体检报告。体检报告应包含各项检查结果、异常指标、健康建议及处理意见。

*职业相关信息：由用人单位人力资源和职业健康管理部门提供，包括劳动者的岗位名称、接触的职业病危害因素种类与接触时间、工作场所职业病危害因素检测结果等。

信息审核与建档：收集到的各类信息需经过专人审核，核对其完整性、准确性和逻辑性。对于体检中发现的异常结果或职业禁忌证，应重点标注并及时反馈给劳动者本人，并将相关处理措施记录在案。审核无误后，按照统一的编码规则和档案管理要求，为每位劳动者建立独立的职业健康体检档案。档案形式可采用纸质档案或电子档案，鼓励有条件的单位建立电子档案管理系统，以提高管理效率。

三、职业健康体检档案的日常管理

科学规范的日常管理是确保档案连续性和安全性的关键。

档案的保管与存放：档案应存放在专用的档案室或档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。纸质档案应装订成册，易于翻阅和检索；电子档案应建立严格的备份和恢复机制，确保数据安全。档案应有专人负责管理，明确管理人员职责。

档案的动态更新：职业健康体检档案是一个动态管理的过程。用人单位应在每次组织职业健康检查后，及时将新的体检报告及相关资料归入劳动者个人档案。同时，当劳动者发生岗位变动、接触职业病危害因素发生变化、或被诊断为职业病时，应及时更新档案中的相关信息。

档案的查阅与使用：严格执行档案查阅制度。因职业健康管理、职业病诊断与鉴定、工伤认定、劳动能力鉴定等合法需要查阅档案时，需履行必要的审批手续，并由档案管理人员负责调取和登记。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换或损毁档案材料。劳动者本人有权查阅、复印本人的职业健康监护档案。

档案的保密：职业健康体检档案包含劳动者的个人隐私和健康信息，用人单位必须严格遵守保密规定。非经法定程序和授权，任何人不得擅自查阅、复制、泄露档案内容。档案管理人员应签订保密承诺书，对档案信息的泄露承担相应责任。

四、职业健康体检档案的利用与处置

档案的有效利用是发挥其价值的最终目的。

健康状况评估与监测：通过对档案中历次体检数据的纵向对比和分析，可以系统了解劳动者健康状况的变化趋势，评估职业病危害因素对劳动者健康的影响，为用人单位改进职业病危害防护措施、制定职业健康促进计划提供依据。

职业病防治与应急处置：对于体检中发现的疑似职业病患者，用人单位应依据档案记录，及时安排其进行职业病诊断；对于确诊的职业病患者，应按照国家有关规定进行治疗、康复和安置。档案记录是职业病诊断、鉴定和工伤待遇保障的重要法定依据。

统计分析与报告：定期对职业健康体检档案中的数据进行统计分析，形成职业健康状况汇总报告，向上级主管部门和卫生健康行政部门报送。同时，这些数据也可为用人单位职业健康管理决策提供支持。

档案的转移与销毁：劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应当如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。档案原件由原用人单位按规定期限保存。档案的保存期限应符合国家相关规定，一般自劳动者离职之日起保存至少一定年限。对于达到保存期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定、登记后，予以销毁，并做好销毁记录。

五、提升档案管理效能的建议

强化组织领导与制度