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人事档案电子化管理标准指南

一、引言

人事档案作为记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要载体，是组织人事工作不可或缺的基础性资料。随着信息技术的飞速发展和组织管理现代化水平的不断提升，人事档案管理模式正经历着从传统纸质化向电子化的深刻转型。推行人事档案电子化管理，旨在提高档案管理效率、保障档案信息安全、提升档案利用价值、降低管理成本，并为组织决策提供更为精准、便捷的人事数据支持。本指南旨在为各单位规范有序地开展人事档案电子化管理工作提供系统性的标准和操作指引，确保电子化档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本指南适用于各类机关、企事业单位、社会团体及其他组织（以下统称“单位”）的人事档案电子化管理工作。涵盖单位内所有正式员工、离退休人员以及其他按规定应建立人事档案人员的档案信息。

（二）基本原则

1.真实性原则：电子档案信息必须与纸质档案原件内容一致，确保其作为组织人事管理依据的可靠性。档案数据的采集、录入、转换等环节均需进行严格审核，杜绝虚假信息。

2.完整性原则：电子档案应全面反映个人经历的各个重要阶段和方面，确保信息无缺失、无遗漏。从档案材料的收集、扫描到元数据著录，均需力求完整。

3.规范性原则：档案电子化管理的各个环节，包括数据格式、技术标准、操作流程、管理制度等，均应遵循统一规范，确保管理工作的有序性和标准化。

4.安全性原则：档案信息涉及个人隐私和组织秘密，必须将信息安全放在首位。应采取严格的技术防护措施和管理制度，防止信息泄露、丢失、篡改或损坏。

5.可用性原则：电子档案系统应具备良好的易用性和便捷的查询检索功能，确保授权人员能够高效、准确地利用档案信息。同时，应考虑档案信息的长期可读性和迁移需求。

6.保密性原则：严格遵守国家及单位有关档案保密的法律法规，明确档案信息的查阅权限和审批流程，确保涉密信息和敏感信息得到妥善保管。

三、档案信息采集与著录规范

（一）数据采集范围与标准

电子档案信息采集应以员工入职为起点，贯穿其在单位工作的整个生命周期。采集范围应至少包括：

1.个人基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号、联系电话、家庭住址等。

2.学习经历：从高中（中专）起至最高学历的学习情况，包括起止时间、学校名称、专业、学历、学位、学习形式等。

3.工作经历：各段工作经历，包括起止时间、工作单位、部门、职务/职级、主要职责、离职原因等；对于本单位工作经历，还应包含岗位变动、考核情况等。

4.奖惩情况：获得的各类奖励（含荣誉称号、表彰决定等）和处分情况，包括授予单位、时间、原因、等级或处理结果。

5.教育培训：参加的各类培训（含专业技术培训、政治理论培训等），包括培训名称、主办单位、时间、地点、考核结果或获得证书。

6.专业技术职务与职业资格：取得的专业技术职务任职资格、聘任情况，以及各类职业资格证书信息。

7.考核与鉴定：历年年度考核结果、重要时期的鉴定材料等。

8.工资与福利待遇：工资变动情况、福利待遇享受情况等核心信息。

9.家庭成员及社会关系：主要家庭成员的基本情况，以及重要社会关系信息。

10.其他应归档材料：如入党入团材料、体检报告、重要个人声明等。

数据采集应确保信息的准确性和时效性，录入前需对原始材料进行认真核对与鉴别。

（二）元数据著录规则

元数据是描述电子档案内容、结构、背景及其管理过程的数据，是实现电子档案有效管理和利用的关键。著录应遵循以下规则：

1.字段定义标准化：参照国家或行业相关元数据标准，结合本单位实际需求，定义统一的元数据字段，如文件编号、题名、责任者、形成日期、材料类别、页数、关键词、备注等。

2.著录内容规范化：元数据内容应准确、简洁、规范，采用标准化术语和格式。例如，日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，人员姓名以身份证为准。

3.关联性著录：对于具有关联性的档案材料，应通过元数据建立关联，如某份奖励文件与对应的审批表。

四、档案数字化加工流程与质量控制

（一）数字化加工流程

1.档案整理：对拟数字化的纸质档案进行全面整理，包括排序、编目、页码编写、去除金属物、修补破损页等，确保材料顺序正确、整洁。

2.扫描：

*扫描方式：根据档案材料的幅面、纸张状况选择合适的扫描设备和扫描方式（平板扫描或高速扫描）。

*扫描分辨率：一般情况下，文本型材料采用黑白模式，分辨率不低于300dpi；彩色照片、证件等采用彩色模式，分辨率不低于300dpi。特殊材料可适当提高分辨率。

*图像格式：推荐采用TIFF或JPEG格式作为长期保存格式，PDF格式作为