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企业文件交接管理规范手册

一、总则

1.1目的与依据

为规范企业内部文件交接行为，确保文件传递的准确性、及时性、安全性和可追溯性，保障企业运营活动的有序进行，防止因文件交接不当造成信息泄露、工作延误或资产损失，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于企业内部各部门、各层级员工之间以及与外部单位（经授权）在工作过程中涉及的各类文件交接活动。所称“文件”包括但不限于：公司各类规章制度、业务合同、项目资料、财务凭证、人事档案、技术文档、会议纪要、重要通知、电子数据及存储介质等。

1.3基本原则

文件交接工作应遵循以下原则：

*准确性原则：确保交接文件的种类、数量、内容与交接清单完全一致。

*及时性原则：按照工作需要和规定时限完成文件交接，避免延误。

*安全性原则：采取有效措施，保障文件在交接过程中的物理安全和信息安全，防止丢失、损坏、篡改或泄露。

*可追溯性原则：文件交接过程应有完整记录，确保每一份文件的流转轨迹清晰可查。

二、职责分工

2.1交接人

*负责对拟交接文件进行整理、清点、核对，确保文件的完整性和准确性。

*填写《文件交接清单》，详细列明交接文件的相关信息。

*向接收人清晰说明文件的重要性、注意事项及后续处理要求（如适用）。

*配合接收人完成文件的核对与确认工作。

*对交接前文件的真实性、完整性负责。

2.2接收人

*负责对接收文件进行认真核对、清点，确保与《文件交接清单》内容一致，文件状态完好。

*明确了解文件的性质、用途及保管要求。

*在《文件交接清单》上签字确认，承担接收后的文件保管、使用和流转责任。

*对接收后发现的文件缺失、损坏或不符等问题，应立即向交接人提出，并及时上报相关负责人。

2.3监交人

*对于重要文件、涉密文件或岗位变动等关键交接场景，应由交接双方的直接上级或指定负责人担任监交人。

*负责监督整个交接过程的合规性、规范性。

*确保交接双方履行各自职责，文件交接清晰、无误。

*在《文件交接清单》上签字确认，对交接过程的真实性负责。

2.4档案管理部门（如适用）

*负责对企业重要档案类文件的最终接收、归档、保管和提供利用。

*指导和监督各部门的文件交接工作，确保符合档案管理要求。

三、交接流程与要求

3.1交接准备

*文件整理：交接人应对需交接的文件进行系统整理，按类别、时间或项目等逻辑顺序排列，确保文件齐全、页码连续（如有）。

*清单填写：交接人应逐项填写《文件交接清单》，内容至少包括：交接日期、交接部门、交接人、接收部门、接收人、监交人（如需要）、文件序号、文件名称/标题、文件编号（如有）、版本号（如有）、数量（份数/页数）、形成日期、密级（如有）、备注（如文件状态、特殊说明等）。

*电子文件处理：电子文件应确保存储介质完好、文件可读，并进行病毒查杀。交接时应注明文件名称、存储路径、容量大小、MD5校验值（重要文件）等信息。

3.2交接实施

*当面交接：文件交接原则上应在交接双方及监交人（如需）均在场的情况下当面进行。

*核对确认：接收人应根据《文件交接清单》仔细核对文件的各项信息，检查文件是否有缺页、涂改、污损等情况。对于电子文件，应进行必要的抽检或完整性校验。

*疑问澄清：交接过程中，接收人对文件内容或状态有任何疑问，应立即向交接人提出，交接人应予以明确解答或说明。

*签字确认：核对无误后，交接人、接收人及监交人（如有）应在《文件交接清单》上亲笔签字，并注明日期。《文件交接清单》一般一式两份或三份，交接双方各执一份，必要时报送档案管理部门或相关管理部门备案一份。

*涉密文件交接：涉密文件交接应严格遵守企业保密管理规定，履行审批手续，使用专用保密载体，在符合保密要求的场所进行，并做好交接记录存档。

3.3交接后事项

*资料移交：交接人应将所有核对无误的文件及相关辅助材料（如密码、说明等）完整移交给接收人。

*工作交底：对于复杂或重要的文件，交接人应向接收人进行必要的工作交底，确保接收人能够理解文件内容并顺利开展后续工作。

*文件归档：接收人应在规定时间内将接收的文件按照企业档案管理规定进行分类、整理、登记和归档。

*清单保管：交接双方应妥善保管《文件交接清单》，作为文件交接的有效凭证，保管期限参照企业档案管理规定执行。

四、监督与责任

4.1监督检查

企业各部门负责人及相关管理部门（如行政部、档案室）有权对本规范的执行情况进行监督检查。定期或不定期对文件交接记录进行抽查，确保交接流程得到有效遵守。

4.2责任追究

*因交接人未按规定整理、清点