公司物资采购管理新规制度.docVIP

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物资管理措施（初稿）

为规范企业物资管理，完善物资采购步骤，提升资金使用效益，特制订本管理措施。

机构设置

行政人事部

企业常设采购部门为行政人事部，各部门设置辅助物资管理专员1-2名，以配合行政人事部采购及本部门物资管理工作，辅助物资管理专员必需熟悉本部门物资使用需求、含有基础专业知识。

二、管理职责

2.1落实国家相关法律法规，落实企业物资管理工作；

2.2建立健全物资采购、物资保管等工作规范和步骤。

2.3负责对企业全部采购工作管理，负责集中采购谈判、询价，确定采购物资品牌、价格及供给商，组织签署对应采购协议或购销协议；

2.4配合财务部对各部门采购工作检验，落实考评责任。

三、物资管理工作范围

3.1低值易耗品；

3.2固定资产；

3.3工程使用物资或其它物资；

四、物资采购类型：

4.1统谈统签型：行政人事部依据各部门上报采购需求，和各需求部门辅助管理专员配合统一采购。标准上依据上月编制采购计划，统一组织采购，签署采购协议，通知供给商供货。

4.2授权采购类：因部分特殊项目无法实现统一采购；在使用前报请行政人事部核实（项目名称、物资使用数量、供给商、数量、型号、单价、附加费用等），由主管副总指示同意方可进行自行采购。

4.3紧急物资采购：对于确实急需不能列入月度物资采购计划,应在购置后10天内补办采购审批手续。

五、物资采购工作步骤

5.1各部门依据企业下达生产、改造或维修等计划，准期上报物资需求，组成固定资产，办理固定资产申报手续。属于项目实施需求，还需提出项目预算。物资使用技术参数、数量、规格、时间要求及采购清单，分项目填写《物资采购申请表》，由行政人事部提出意见，报请主管副总指示采购意见，采购形式及方法。

5.2属于集中采购，进入集中采购步骤：

5.2.1需求部门提出申请，交由行政人事部填写《物资采购申请表》；

5.2.2行政人事部核查后报请企业主管领导同意；

5.2.3行政人事部办理财务借款手续；

5.2.4行政人事部会同需求部门询价、确定供给商、签署采购协议，供给商履约。除经同意紧急特殊情况外，必需精选三家以上供给商进行价、质对比。

5.2.5行政人事部和使用部门共同对产品、材料或设备入库验收，填写入库单；

5.2.6产品、材料、设备或工具由使用部门办理借用、领用出库手续，填写出库单。

5.3因部分项目特殊（施工地较远）无法实现统一采购，适用授权采购步骤：

5.3.1需求部门提出申请，交由行政人事部填写《物资采购申请表》；

5.3.2需求部门询价后上报物资价格，须候选3家以上供给商，经行政人事部核实，报请企业主管领导同意；

5.3.3需求部门指定采购责任人，办理财务借款手续；

5.3.4需求部门在当地确定供给商、签署采购协议，供给商履约；

5.3.5需求部门3人以上对采购产品、材料或设备做入库验收，填写入库单；

5.3.6产品、材料或设备由使用部门办理借用、领用出库手续，填写出库单。

5.3.7需求部门采购完成后10日内将采购协议、设备验收入库单、出库单交于企业管理部。

采购协议管理

6.1签署协议前，由行政人事部指定协议承接人员，协议承接人员必需落实清楚所订产品名称、规格、型号、技术要求、数量及材质等，并负责市场调查，货比三家，就产品价格、技术生产能力、经营诚信度、产品质量等情况进行综合分析和论证，提出初步意见。

6.2依据初步意见，由承接人员负责协议起草、供方洽谈工作，谈判签署协议向主管副总提报审批。

6.3签署正式协议，自留三份，使用部门、行政人事部和财务部分别留存。

6.4承接人员负责产品催交，支付货款，并立即将协议推行情况向企业领导汇报。

6.5任何人员在签署协议过程中严禁弄虚作假、徇私舞弊、收受回扣。

七、物资验收入库、出库要求

7.1采购物资到位后，必需经行政人事部组织使用单位检验，验证合格后方可入库。凡施工用材料，必需随产品附带合格证或质量检测汇报。

7.2对于经检验或验证不合格采购物资，必需和供货商进行协商，采取退货、换货或索赔方法。

7.3各类物资使用部门要对全部采购物资质量标准和检验验证方法方法进行规范和明确。

7.4各需求部门在物资验收合格后按需求办理借用或出库手续。八、采购物资付款要求

8.1行政人事部依据每个月计划采购数量上报采购资金需求；

8.2采购借款需凭审批经过《物资采购申请表》办理借款手续；

8.3采购人员收到结算凭证或供方发票后，应严格审查查对，填制验收入库单后，凭借《物资入库验收单》立即到财务部办理结算手续。

8.4采购人员假如发觉发票内容和协议不符或货款有误等情况，应在承付期三天内填写拒付理由书，送交财务部，由财务部向银行办理拒付手续。采购人员应立即和供方联络处理。

8.5下列情况财务部应拒绝支付采购款项：

和《