酒店应收账款管理制度.docxVIP

酒店应收账款管理制度

一、总则

应收账款是酒店运营资金的重要组成部分，其管理效率直接影响酒店的资金流动性、经营效益及市场信誉。为规范酒店应收账款管理，明确各部门职责，防范经营风险，加速资金回笼，确保酒店资产安全，依据国家相关财经法规及酒店财务管理制度，特制定本制度。

本制度适用于酒店所有因提供客房、餐饮、会议、康乐及其他服务而产生的应收未收款项的管理。酒店各相关部门及全体员工均须严格遵守本制度规定。

应收账款管理遵循“预防为主、控制从严、及时清收”的原则，旨在实现对整个业务流程的有效监控，从源头上减少坏账风险，保障酒店资金的正常周转。

二、信用政策与客户管理

酒店应根据自身经营战略、市场竞争状况及客户信誉情况，制定合理的信用政策。信用政策包括信用额度、信用期限、付款条件等核心要素，该政策需经管理层批准后执行，并根据实际情况适时调整。

客户是应收账款的源头，对客户的有效管理是控制应收账款风险的关键。市场销售部门（或客户关系部门）负责客户信息的收集、整理与评估。新客户在建立业务关系前，必须进行必要的信用调查与评估，包括但不限于客户背景、经营状况、付款记录等，经审批后方可纳入酒店客户体系并授予相应的信用条件。

对于长期合作的老客户，应建立动态信用评估机制，定期（如每季度或每半年）对其信用状况进行复核，根据评估结果调整信用额度或付款条件。对存在明显付款风险的客户，应及时采取限制信用、要求预付款或现款结算等措施。

三、账务形成与确认

酒店各营业部门在提供服务并产生应收款项时，必须严格遵守酒店的收银规范和账单管理流程。确保所有消费项目准确、完整地记录于账单，并由客户或其授权人签字确认。对于挂账消费，必须严格核对客户授权信息及信用额度，超出授权范围的挂账需获得额外审批。

前厅部、餐饮部等一线营业部门是应收账款形成的第一道关口，需对账单的真实性、准确性和完整性负责。财务部门应定期对营业部门的账单开具、挂账审批流程进行检查与监督，确保符合制度规定。

所有应收款项均需在酒店财务系统中及时、准确地记录。财务部门应根据经确认的账单，在规定时限内完成账务处理，确保应收账款明细账与总账相符，并能清晰反映每笔款项的客户名称、发生日期、金额、账期等关键信息。

四、核算与监控

财务部门应指定专人负责应收账款的日常核算与管理工作。定期（如每月）编制《应收账款明细表》、《应收账款账龄分析表》，详细列示各客户的欠款金额、欠款时间、账龄结构等，并对逾期款项进行重点标注。

通过账龄分析，识别出高风险的应收账款，及时向相关部门发出预警。对于账龄较长（如超过约定付款期一定天数）或金额较大的款项，应作为重点监控对象，分析其原因，并制定针对性的清收措施。

财务部门应建立与客户的定期对账机制。对于月结客户，应在每个结算周期结束后及时与客户进行账务核对，确保双方账目一致。对账过程中发现的差异，应及时查明原因并进行调整。

五、催收管理

应收账款的催收工作应遵循“谁经办、谁负责、协同配合”的原则。一般情况下，与客户直接对接的销售经理或客户经理为第一催收责任人，负责日常的款项跟踪与提醒。营业部门应积极配合财务部门，共同推进催收工作。

根据款项逾期的不同程度，采取差异化的催收策略和方式。初期可通过友好的电话、邮件或函件提醒；对于提醒后仍未付款的客户，可进行上门拜访或发出正式的催收函；对于恶意拖欠或濒临破产的客户，应果断采取法律途径维护酒店权益。

催收过程中，应做好详细的催收记录，包括催收时间、方式、对象、沟通内容及客户反馈等，作为后续跟进和责任认定的依据。对于客户提出的异议或付款困难，应及时反馈至财务部门及相关管理层，共同商议解决方案。

六、坏账处理

酒店应按照国家会计准则及内部会计政策，对应收账款计提坏账准备。财务部门应定期对可能发生坏账的应收账款进行评估，对于有确凿证据表明确实无法收回的款项（如债务人破产、死亡且无遗产清偿、长期催收无果等），应按规定的程序申请坏账核销。

坏账核销需经过严格的审批流程，由相关业务部门提出申请，说明坏账原因、已采取的催收措施及核销依据，经财务部门审核后，报酒店管理层审批。重大坏账的核销还需履行更高级别的决策程序。

已核销的坏账并非意味着放弃追索权。财务部门应建立已核销坏账的备查簿，对于后续有可能收回的款项，仍应积极组织追索。

七、基础管理与责任

酒店应加强应收账款的档案管理，包括客户资料、合同协议、消费账单、付款凭证、对账记录、催收函件等，确保所有相关文件齐全、规范、安全存储，便于查阅和追溯。

建立健全应收账款管理的信息系统支持，确保财务系统能够有效追踪应收账款的发生、流转、结算全过程，并能提供必要的分析报表，为管理决策提供数据支持。

明确各部门及相关人员在应收账款管理中的职责与权限，将应收账款的回收情况、坏账率等指标纳入相关部门和人员的绩效考核体系，有奖