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医疗器销售记录制度

一、销售记录的核心范畴与要求

1.覆盖全流程的记录边界

医疗器械销售记录需覆盖从需求对接至售后追踪的全链条节点，具体包括：客户信息建档记录（含医疗机构的执业许可资质、采购负责人身份信息、临床使用科室的需求特点；经销商的经营许可范围、仓储配送能力、既往合作履约记录）、需求沟通记录（含客户提出的医疗器械型号参数、配置要求、交货周期、售后保障细节、预算区间，以及销售团队针对需求提供的方案调整、技术参数答疑、竞品差异分析内容）、合同签订记录（含合同条款的逐条确认痕迹、双方协商修改的版本迭代、最终签署的合同原件扫描件或电子签章件，以及与合同配套的附件如技术服务协议、保修条款补充说明、培训计划确认书）、订单执行记录（含订单的生成时间、产品型号规格、数量、单价、总金额、付款方式、发货地址、联系人及联系方式，以及订单修改、暂停、取消的审批流程与原因说明）、物流配送记录（含发货物流公司、运单编号、发货时间、预计送达时间、实际签收时间、签收人身份信息，以及运输过程中的温度监控数据针对冷链运输的医疗器械、包装完整性确认记录）、验收交接记录（含客户验收时的产品外观检查、功能测试、配件清点、资质文件核对内容，验收合格的签字确认凭证，以及验收不合格时的问题描述、照片或视频证据、双方协商的解决方案及跟进记录）、售后维护记录（含客户提出的设备故障报修、操作疑问、软件升级需求，售后团队的响应时间、上门服务记录、故障排查过程、维修或更换部件信息、问题解决结果，以及客户对售后的满意度评价）。

2.记录的准确性与时效性标准

所有销售记录需保证内容真实、数据准确，禁止虚构、篡改或遗漏关键信息。客户信息、订单数据、验收结果等核心内容需与实际情况完全一致，涉及金额、数量的数值需精确到最小单位，不得出现模糊表述如“大概”“左右”。记录的时效性需满足：客户信息变更后24小时内完成更新，需求沟通记录需在沟通结束后1小时内整理归档，订单执行、物流配送、验收交接等环节的记录需在事件发生后4小时内完成录入，售后维护记录需在服务完成后2小时内上传至系统。对于需要跨部门协同确认的信息，如产品库存状态、物流配送路线调整，需在12小时内完成信息同步与记录更新，避免因信息滞后影响销售流程推进或记录准确性。

二、销售记录的载体与归档管理

1.电子与纸质记录的协同管理

销售记录需同时采用电子与纸质双载体管理，电子记录存储于公司指定的医疗器械销售管理系统，该系统需具备权限分级、数据加密、操作留痕、自动备份功能；纸质记录需以A4纸张打印，统一装订成册，存放于公司档案管理室。电子记录需包含所有销售流程的核心信息，可通过系统进行快速检索、统计与分析，同时需定期导出为PDF格式备份；纸质记录主要用于留存关键凭证，如客户签字的验收单、合同原件、售后维修确认书等，需与电子记录一一对应，标注唯一的关联编号，方便随时核对。

2.归档流程与存放规范

销售记录的归档需遵循“按项目归档、按时间排序”的原则，每完成一个完整的销售项目（从合同签订到售后验收完成），需将该项目的所有电子与纸质记录整理归档。电子归档需由销售专员在项目完成后7个工作日内，将所有相关记录汇总至系统的项目归档模块，并提交部门负责人审核，审核通过后完成系统内的正式归档；纸质归档需由档案管理员在收到销售专员提交的纸质文件后3个工作日内，进行分类整理、装订、编号，并存入对应年份和项目类型的档案柜。档案存放环境需满足防火、防潮、防虫、防磁要求，温度控制在18-24℃，相对湿度控制在45-65%，档案柜需配备锁具，由专人负责管理。同时，需建立电子档案的异地备份机制，每月将当月的电子销售记录备份至公司指定的异地服务器，防止因本地系统故障导致数据丢失。

三、销售记录的权限与使用管理

1.权限分级与审批机制

公司需建立严格的销售记录权限分级体系，根据岗位职能划分不同的操作权限：销售专员仅可查看、录入、修改本人负责项目的销售记录，不可查看其他销售专员的项目记录；销售主管可查看本部门所有销售记录，可对本部门销售记录的修改、归档进行审批，但不可直接修改记录内容；销售经理可查看公司全部销售记录，可对跨部门的销售记录调用、修改进行审批，同时负责监督销售记录的整体管理情况；档案管理员仅可负责纸质记录的存放、借阅登记，不可修改或删除任何记录；公司管理层可根据工作需要调用全公司销售记录，但需提前提交书面申请，经总经理审批后方可查看。所有涉及销售记录的修改、删除、跨权限查看操作，均需提交书面申请，说明操作原因，经对应权限的审批人签字确认后方可执行，操作过程需在系统内留下完整的操作日志，记录操作者、操作时间、操作内容。

2.记录的使用规范与保密要求

销售记录仅可用于公司内部的销售分析、客户管理、售后维护、合规审计等工作，禁止用于商业交易、对外泄露或其