采购需求审批与供应商选择指南.docVIP

采购需求审批与供应商选择指南

一、适用场景与背景说明

本指南适用于企业或组织内部各类采购活动的需求审批与供应商选择管理，涵盖但不限于以下场景：

日常办公采购：如办公文具、耗材、设备维修等常规物资采购；

项目专项采购：如研发项目所需原材料、工程服务、技术支持等；

生产物资采购：如原材料、零部件、生产设备等直接用于生产经营的物资；

服务类采购：如咨询服务、清洁服务、IT运维等外部服务采购。

通过规范审批流程与供应商选择标准，保证采购活动的合规性、经济性及效率，降低采购风险，保障资源合理配置。

二、采购需求审批全流程操作步骤

（一）采购需求发起

需求部门提报

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等核心信息；

需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

附件材料准备

需求部门需同步提供支持性材料，如技术规格说明书（针对复杂设备或服务）、市场价格调研记录（单笔采购金额超过[具体金额标准，如5万元]时）、过往采购合同（如有）等。

（二）采购部门审核

合规性与完整性核验

采购部门核对《采购需求申请表》是否填写完整，附件材料是否齐全，重点检查采购内容是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否规避招标等）。

预算与可行性复核

采购部门对接财务部门，确认采购预算是否充足，预算科目是否匹配；对于超预算需求，需求部门需提交《预算调整申请表》，经管理层审批后方可推进。

审核结果反馈

审核通过：采购部门在[如2个工作日]内反馈至需求部门，启动后续采购流程；

审核不通过：采购部门注明原因（如“规格描述不清晰”“预算不足”等）并退回需求部门，要求补充或修改后重新提报。

（三）多级审批（根据采购金额分级）

根据采购金额大小，设置差异化审批权限，以下为示例（企业可根据自身规模调整标准）：

小额采购（如≤1万元）：需求部门负责人→采购部门负责人审批；

中额采购（如1万-10万元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务负责人审批；

大额采购（如＞10万元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务负责人→总经理/分管副总审批。

审批要点：审批人需重点关注采购需求的必要性、预算合理性、性价比及是否符合公司战略需求，审批时限一般不超过[如3个工作日]。

（四）审批结果执行

审批通过后，采购部门根据采购金额及类型，选择对应的采购方式（如询价、比价、招标、单一来源采购等）；

审批未通过的，采购部门及时通知需求部门，终止采购流程并说明原因。

三、供应商选择与评估操作步骤

（一）供应商信息收集与初选

建立供应商库

采购部门通过公开渠道（如行业展会、专业平台、供应商自荐等）收集潜在供应商信息，建立《供应商信息档案》，记录供应商名称、联系方式、主营产品/服务、资质证书、合作历史等基本信息。

初步筛选

根据采购需求的技术参数、服务要求等，从供应商库中筛选符合条件的候选供应商，优先选择具备相关资质（如ISO认证、行业许可证等）、信誉良好、过往合作评价高的供应商。

（二）供应商资质审查

对候选供应商进行资质审核，重点核查以下材料（复印件需加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；

相关行业资质证书（如特种设备生产许可证、安全生产许可证等，根据采购内容确定）；

财务状况证明（如近一年度财务报表、银行资信证明）；

过往合作业绩证明（如合同复印件、用户评价）。

资质审查不合格的供应商，直接排除出候选名单。

（三）询价与比价（适用于非招标采购）

编制询价单

采购部门根据采购需求，编制《询价单》，明确采购物品/服务的规格、数量、交付时间、付款方式、报价要求（如报价有效期、是否含税等）及提交截止时间。

发起询价

向至少[如3家]合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供书面报价。

比价分析

收集报价后，采购部门组织比价分析，对比不同供应商的价格、质量保障能力、交期、售后服务等因素，形成《比价报告》，推荐性价比最优的供应商候选名单。

（四）供应商综合评估（适用于重要或复杂采购）

对于金额较大、技术复杂或战略意义重大的采购，需组织跨部门评审小组（可包括采购、技术、财务、使用部门代表）对供应商进行综合评估，评分标准可参考以下维度（企业可根据实际情况调整权重）：

评估维度

权重

评分标准（示例）

技术能力

30%

技术参数符合度（10分）、研发实力（10分）、方案可行性（10分）

价格合理性

25%

低于市场均价10%以上（10分）、与均价持平（5分）、高于均价（0分）

资质与信誉

20%

资质齐全（10分）、过往无不良记录（10分）

服务与交付

15%

交期承诺（8分）、售后服务方案（7分）

合作稳定性

10%

合作年限（5分）、客户评价（5