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行政管理文档存档及调阅工具模板

一、适用工作情境

日常行政文件归档：如部门工作计划、会议纪要、内部通知、管理制度等需长期保存的文档；

跨部门协作调阅：如项目推进中需调取其他部门的历史文件、合同副本等；

审计与检查支持：配合内外部审计、专项检查时，提供规范化的存档文件及调阅记录；

历史资料追溯：针对已完结项目、离职人员文件或制度修订前的版本进行查询与追溯。

二、文档存档操作流程

1.文件收集与初筛

收集范围：明确需存档的文件类型，包括但不限于：

制度类：公司章程、管理办法、操作规范等；

记录类：会议纪要、工作总结、请示报告等；

合同类：业务合同、协议、补充函件等；

凭证类：审批单、验收单、费用报销单（非涉密部分）等。

初筛标准：剔除重复文件、草稿（除非为最终版本确认稿）、无留存价值的临时通知，保证文件内容完整、清晰（纸质文件无缺页、电子文件可正常打开）。

责任人：各部门指定专人（如部门助理）负责本部门文件收集，每月末汇总至行政部。

2.分类与编号

分类标准：采用“部门-年份-文种”三级分类法，例如：“行政部-2024-会议纪要”“财务部-2024-合同”。

编号规则：按“部门拼音首字母-年份-流水号”编制唯一编号，例如：“XZB-2024-001”（行政部2024年第1号文件）。

特殊文件处理：跨部门联合文件以牵头部门为准编号，副本文件标注“副本”字样及原编号。

3.信息登记

登记内容：填写《行政管理文档存档登记表》（详见第四部分），记录以下核心信息：

文档名称、编号、分类；

形成部门、责任人（如张经理）、形成日期；

页数（纸质文件）或文件大小（电子文件）、存储位置（如档案柜编号/电子文件夹路径）；

归档人、归档日期。

电子文件标注：电子文件名需与编号一致，并在文件属性中添加“存档日期”“责任人”等标签，便于检索。

4.归档存储

纸质文件存储：

使用统一规格的档案盒，盒面标注“部门-年份-文种-起止编号”（如“行政部-2024-会议纪要-XZB-2024-001至010”）；

按编号顺序垂直存放于档案柜，避免挤压，定期（每季度）检查防潮、防虫情况。

电子文件存储：

存储至指定服务器或云端硬盘，建立“年度-部门-文种”三级文件夹结构（如“2024/行政部/会议纪要/”）；

重要电子文件需刻录光盘或异地备份，防止数据丢失。

5.索引建立

每年末编制《行政管理文档年度索引表》，按“部门-文种-编号-存储位置-归档日期”排序，保证可通过文档名称、编号、责任人等关键词快速定位文件。

三、文档调阅操作流程

1.提交调阅申请

申请主体：公司内部员工因工作需要调阅存档文件，需填写《行政管理文档调阅申请表》（详见第四部分）；

申请内容：明确需调阅的文档名称、编号、调阅用途、调阅期限（一般不超过3个工作日，特殊需求需说明理由），并由申请人签字确认。

2.审批审核

审批权限：

普通文件：由申请人所在部门负责人审批；

涉密或重要文件（如未公开制度、重大合同）：需经行政部负责人及分管领导（如李总）双重审批。

审批时限：审批人需在1个工作日内完成审核，同意后签字；不同意需注明原因并反馈申请人。

3.文件提取与交接

提取方式：

纸质文件：审批通过后，申请人持申请表至档案室，由档案管理员（如王主管）核对信息无误后提取，并在《档案调阅登记簿》中记录“提取人、提取时间、预计归还时间”；

电子文件：审批通过后，档案管理员将电子文件拷贝至指定临时文件夹，并通过内部邮箱发送给申请人，同时记录“发送时间、文件大小、接收人”。

4.文件使用与保管

使用要求：调阅文件仅限工作用途，不得涂改、勾画、剪裁、拍照或外传；涉密文件需在指定阅览室使用，并由档案管理员全程陪同。

保管责任：申请人对调阅文件的安全负责，如发生损坏、丢失，需立即向行政部报告并按公司规定处理。

5.归还与核销

归还时限：调阅期满后1个工作日内，申请人需将文件（或删除电子文件副本）归还档案室，档案管理员检查文件完整性后，在《档案调阅登记簿》及《调阅申请表》中记录“归还时间、归还人、文件状态”；

逾期处理：超期未归还且无正当理由的，暂停该申请人调阅权限1个月，并通报其部门负责人。

四、常用登记表示例

表1：行政管理文档存档登记表

序号

文档名称

编号

分类

形成部门

责任人

形成日期

页数/大小

存储位置

归档人

归档日期

1

2024年度行政工作计划

XZB-2024-001

工作计划

行政部

张经理

2024-01-05

12页

档案柜-01-001

王主管

2024-01-10

2

2024年第一次办公会议纪要

XZB-2024-002

会议纪要

行政部

李秘书

2024-01-15

5页

档案柜-01-002

王主管

2024-01-18

3

办公用品采购合同（供应商A）

CWB-202