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教师档案管理制度

第一章总则

1.1制度定位

教师档案是学校在教师“选、育、用、评、留”全生命周期中形成的原始记录，是职称评审、岗位聘任、绩效分配、荣誉认定、退休审批、法律纠纷、校史研究的核心依据。本制度以“谁用人、谁建档、谁负责”为总原则，以“单点采集、全程共享、永久追溯”为技术路线，以“真实、完整、可用、安全”为质量目标，覆盖公办与民办中小学、幼儿园、中职、特教及校外教育基地。

1.2政策依据

《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《事业单位工作人员处分暂行规定》《教师资格条例》《个人信息保护法》以及省级教育主管部门最新细则，凡上位法有调整的，以最新规定为准，学校档案室应在三十日内完成制度升级。

1.3关键术语

原始件：指签字盖章、落款日期、纸质载体一次形成的文件。

复制件：指经双人核验、加盖“与原件一致”骑缝章的扫描件或复印件。

电子签章：指通过CA认证、时间戳、哈希值固化、可在档案管理系统自动验真的数字签名。

密级标识：分“公开、内部、秘密、机密”四级，由材料产生部门首任负责人初定，档案室终审。

保管期限：分“永久、30年、10年”三类，自材料形成次年起算，到期后由档案鉴定小组在次年第一季度完成复审。

第二章组织与职责

2.1学校档案工作领导小组

校长任组长，分管人事副校长任副组长，成员含人事、教务、德育、教科研、总务、信息、工会、团委等部门负责人。职责：统筹经费、审定制度、决定鉴定、处理争议。每学期至少召开一次例会，形成会议纪要并归入学校永久档案。

2.2人事档案室（实体）

挂靠人事处，设专职档案员编制不低于教师总数的0.5%，最少1人；负责纸质档案接收、整理、编目、保管、借阅、转递、销毁；每年12月20日前向领导小组提交《年度档案质量报告》。

2.3教师电子档案科（虚拟）

隶属信息中心，与实体档案室合署办公；负责系统运维、数据备份、权限分配、接口对接、电子文件四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）；每月进行一次全量异地备份，备份数据加密后存放于距校址不低于30公里的保密机房。

2.4材料形成部门

含教研组、年级组、德育处、教务处、科研处、财务室、党政办等，职责：在事项办结后5个工作日内向档案室移交原始件与电子件；确保签字盖章齐全、日期准确、字迹耐久；对材料真实性终身负责。

2.5教师本人

享有查阅、更正、补充、说明本人档案的权利；须对本人提供的各类证书、论文、课题、培训证明的真实性负法律责任；若发现档案中有误，可在知晓之日起15日内向人事档案室提交书面更正申请，档案室须在10日内给予书面答复。

第三章归档范围与载体

3.1十大类材料

（1）履历类：干部履历表、年度考核登记表、转正定级表、任免审批表、挂职锻炼表、支教援边表。

（2）自传与思想类：入党志愿书、转正申请、思想汇报、年度述德述廉报告、民主生活会发言。

（3）考核鉴定类：年度考核、聘期考核、专项考核、班主任考核、师德考核、课堂教学评估、学生评教汇总。

（4）学历学位类：各阶段毕业证书、学位证书、学信网验证报告、国外学历认证书、第二学历证明。

（5）专业技术类：教师资格证、职称资格证、聘任文件、继续教育证书、双师型证明、行业资格证。

（6）科研教研类：课题立项、结题、成果鉴定、论文封面目录正文、专著版权页、专利证书、软件著作权、竞赛获奖。

（7）表彰奖励类：党委政府、教育行政、人社、工会、共青团、学会协会颁发的综合性荣誉、教学比赛、班主任大赛、指导学生获奖。

（8）违纪处分类：处分决定、解除处分、复查复核、法院判决书、检察院不起诉决定、公安机关行政处罚。

（9）工资社保类：工资变动审批表、薪级晋升表、五险一金对账单、企业年金、住房补贴、个税记录。

（10）健康与福利类：体检表、工伤认定、职业病诊断、疗休养记录、困难补助、互助保障理赔。

3.2载体形式

原始件以耐久纸+碳素墨水为主；电子件以PDF/A-2b、OFD、JPEG2000、TIFF6.0、MPEG-4为通用格式；录音录像以48kHz/24bitWAV、1080P/25fpsMP4为最低标准；所有电子文件须挂接对应元数据：题名、责任者、日期、密级、格式、大小、哈希值、开放程度。

第四章立卷与整理规则

4.1编号规则

采用“年度—学校代码—人员编号—分类号—件号”五段式，共18位。学校代码由教育局统一赋码；人员编号为6位，首位区分编制性质（1编内、2编外、3支教）；分类号对应3.1十大类；件号为4位流水。

4.2目录结构

纸质档以“盒—册—件”三级管理，一盒限放一位教师材料，厚度不超4cm；电子档以“人员主文件夹—分类子文件夹—件”三级管理，文件夹命名与编号一致。

4.3排序与时序

每类材料按时间先后倒序排列，最新放前；跨年度但同一事项的材料可集中排