跨部门沟通协调会议记录模板标准化版.docVIP

跨部门沟通协调会议记录模板标准化版

一、适用场景说明

项目推进协同：涉及多部门分工的大型项目（如新产品上市、系统升级）的进度同步、资源调配与问题解决；

流程优化对接：跨部门业务流程（如审批流程、客户服务流程）的梳理、冲突点协调与标准统一；

资源需求协调：部门间对人力、预算、设备等共享资源的分配申请与冲突协商；

问题解决专项：因职责边界模糊、信息不对称导致的跨部门问题（如客户投诉处理、交付延误）的专项沟通；

年度/季度目标对齐：跨部门年度目标拆解、关键成果（OKR）共识与协作机制建立。

二、会议记录标准化操作流程

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议目标与议题

由发起部门（或项目组）根据协作需求确定核心目标（如“明确Q3产品推广各部门分工”“解决研发与生产交付流程卡点”），并梳理需讨论的具体议题（建议不超过5个，避免发散），每个议题明确“需达成的结果”（如“确定研发部需求提交截止时间”“明确市场部物料交付标准”）。

确定参会人员与分工

发起方提前3个工作日通知参会部门，明确每部门需派出的负责人（或关键接口人，如部门经理、项目专员），并同步“会前需准备的材料”（如项目进度表、资源需求清单、问题分析报告）。

指定会议记录人（建议为发起部门项目助理或专职会议协调员），提前告知其需重点关注“议题讨论结论”“行动项”“责任人”等关键信息。

发送会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间（精确到分钟，如“2024年X月X日14:00-16:00”）、地点（线上需附会议/ID，线下需明确会议室名称）、参会部门及人员、会议目标、议题清单、会前准备材料清单。

（二）会中记录：保证信息完整准确

确认基础信息

会议开始后，记录人首先核对并记录以下基础信息（可参考模板“会议基本信息”部分）：

会议名称（如“项目跨部门协调会第3次会议”）；

会议时间（起止时间，含时区如“北京时间”）；

会议地点（线上/线下，线下需记录会议室编号）；

主持人（姓名及职务，如“市场部经理*”）；

记录人（姓名及职务，如“项目组专员*”）；

参会人员（按部门列出，含姓名及职务，如“研发部：经理，工程师；销售部：主管*”）；

缺席人员（如有，需注明部门、姓名及原因，如“生产部：经理*，因出差缺席”）；

列席人员（如有外部协作方或支持部门，需注明单位及姓名）。

按议题结构化记录讨论内容

针对每个议题，记录需包含“背景说明”（简要介绍议题背景，如“因近期客户反馈交付周期延长，需协调研发与生产部对齐进度”）、“关键争议点”（如“研发部认为需求变更频繁导致开发延迟，生产部认为计划排期未预留缓冲时间”）、“各方观点”（按部门或人员简述核心意见，避免口语化，提炼要点）、“共识结论”（经讨论达成的明确结论，需具体、可执行，如“确定需求变更需提前3个工作日由产品部书面提交研发部，紧急需求需经总监审批”）。

明确行动项与责任人

对每个议题达成的结论，拆解为具体的“行动项”，需包含：

行动内容（如“修订《需求变更管理流程》V2.0版”）；

责任部门/责任人（明确到具体部门或个人，如“产品部经理*”）；

计划完成时间（精确到日期，如“2024年X月X日前”）；

所需支持（如“需法务部审核流程合规性，请法务部*配合”）。

行动项需编号（如“A1”“A2”），对应所属议题编号（如“议题1”对应行动项为“A1-A3”），避免混淆。

记录会议其他事项

如有临时动议（未在原议题中讨论但需紧急处理的事项），单独记录“动议内容”“讨论结果”“行动项”（如有）；如需下次会议继续讨论，明确“待续议题”及负责人。

（三）会后整理与跟进：保证闭环落地

整理会议记录

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中笔记整理会议纪要，内容需包含：会议基本信息、各议题讨论记录（含背景、争议点、共识）、行动项清单（按议题编号排序）、附件清单（如会议PPT、流程图草稿）。

纪要需语言简洁、逻辑清晰，避免主观评价，仅客观记录讨论过程与结论。

审核与分发

整理完成后，提交给主持人（发起部门负责人）审核，保证信息准确、无遗漏；审核通过后，1个工作日内分发至所有参会部门及人员抄送相关领导（如部门总监、项目分管副总），并抄送存档部门（如行政部或项目管理办公室）。

行动项跟进

记录人需建立“行动项跟踪表”，每周更新各行动项完成进度（如“已完成”“进行中”“延期”），并在下次会议前3天同步给各责任人；对即将到期或延期的行动项，提前1天提醒责任人。

行动项完成后，责任人需在跟踪表中反馈结果（附相关证明材料，如流程文件、邮件截图），记录人确认后归档。

三、跨部门沟通协调会议记录模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议时间

（示例：2024年X月X日14:00-16:00北京时间）

会议地点

（示例：线上会议/会议室301）

主持人

（姓名+