财务报销流程标准化费用申请与审批流程表.docVIP

费用申请与审批流程标准化指南

一、适用工作场景

本流程适用于公司内部各项费用的规范化管理，涵盖日常办公（如文具采购、通讯费）、差旅出行（如交通、住宿）、业务接待（如客户会议餐食）、专项采购（如设备维修、服务外包）等需要使用公司资金支持的业务活动。通过标准化流程，保证费用支出合理、透明，符合公司财务制度要求，同时提高审批效率，保障资金使用合规性。

二、标准化操作流程

（一）费用申请发起

发起人：费用实际发生人（如员工某、部门经办人某）。

操作内容：

登录公司OA系统或填写《费用申请审批表》（见模板），准确填写申请日期、所属部门、费用类型、预算科目、费用明细（含用途、金额、发生时间）、关联项目编号（如有）。

费用支撑材料（如合同、行程单、采购清单、服务确认单等，需保证材料清晰、完整，与申请内容一致）。

填写完成后，提交至部门负责人审批。

注意事项：申请需在费用发生前3个工作日提交（紧急情况需注明原因并同步部门负责人），超预算费用需提前说明资金来源及调整依据。

（二）部门初审

审批人：申请人所在部门负责人（如部门经理*某）。

操作内容：

审核费用必要性：判断该费用是否与部门业务目标、年度计划匹配，是否符合预算控制要求。

审核真实性：核对费用明细与支撑材料是否一致，是否存在虚报、重复申请情况。

审核合理性：评估费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

审核通过后，在OA系统或表格中签署“同意”意见并流转至财务部门；若不通过，注明原因退回申请人修改。

注意事项：部门负责人需在1个工作日内完成初审，保证费用在部门可控范围内，避免超预算支出。

（三）财务复审

审批人：财务部门专员（如财务审核某）、财务经理（如财务经理某）。

操作内容：

合规性检查：确认费用是否符合《公司财务管理制度》及费用报销规范，支撑材料是否齐全（如合同是否盖章、行程单是否含往返信息、采购清单是否有双方签字确认等）。

预算核对：核对费用是否在年度/季度预算内，超预算费用需核查是否有经审批的预算调整文件。

金额准确性：计算费用明细金额是否正确，是否符合费用标准（如交通费是否超标、招待费是否超过单次限额）。

复核通过后，签署“合规”意见并流转至对应权限领导；若发觉问题，退回申请人或部门负责人补充材料或调整申请。

注意事项：财务部门需在2个工作日内完成复审，重点把控合规性与预算执行情况，对不符合规定的费用坚决不予通过。

（四）领导审批

审批人：根据费用金额及类型确定审批权限（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+财务经理审批；

5000元＜金额≤20000元：分管副总（如副总*某）审批；

金额＞20000元：总经理（如总经理*某）审批。

操作内容：

审批人根据费用重要性、业务影响及预算情况，最终审批是否同意支出。

对重大费用（如＞50000元），可要求申请人补充说明或组织专项会议讨论。

审批通过后，流转至财务部门安排支付；若未通过，注明原因并终止流程。

注意事项：审批人需对审批结果负责，不得越权审批，保证大额资金支出符合公司战略及风险控制要求。

（五）费用支付与归档

执行部门：财务部门。

操作内容：

财务专员根据审批通过的申请，通过银行转账、公务卡等方式支付费用，支付后同步更新财务账目。

将《费用申请审批表》、支撑材料、支付凭证等统一归档，保存期限不少于5年。

申请人可通过OA系统查询支付进度，支付完成后及时领取相关凭证（如发票、收据等，需交回财务部门备案）。

注意事项：支付需在审批通过后3个工作日内完成，保证资金支付及时、准确；归档材料需分类整理，便于后续审计或查询。

三、费用申请审批表模板

申请信息

内容

申请人姓名

*某

所属部门

销售部

申请日期

2023年10月26日

费用类型

□日常办公□差旅□业务接待□采购□其他（请说明：______）

预算科目

市场推广费-业务招待

关联项目编号

MKT-2023-05

费用明细

项目名称

客户A会议餐费

差旅交通费（高铁）

费用合计

1,550.00元

审批意见

部门负责人：*某日期：2023-10-26意见：同意，符合季度预算

财务审核：*某日期：2023-10-27意见：材料齐全，符合招待费标准

分管副总：*某日期：2023-10-27意见：同意支付

支付信息

支付方式：□银行转账□公务卡□其他（______）收款方：*某会议服务有限公司支付日期：2023-10-28

四、关键注意事项

真实性原则：申请人需保证所有费用信息及支撑材料真实、准确，严禁虚构费用、伪造凭证，一经发觉将按公司规定处理。

时效性要求：费用申请需在业务发生后5个工作日内提交（特殊情况除外），逾期未申请需说明原因并经总经理审批。

附件完整性：每笔费用必须提供对应的支撑材料，如无材料或材料不全，财务部门有权拒绝审批。

审批权