企业会议管理制度执行流程.docVIP

企业会议管理制度执行流程工具模板

一、适用范围与触发情形

本流程适用于企业内部各类会议的规范化管理，涵盖例会（如周例会、月度总结会）、专题会议（如项目推进会、问题研讨会）、决策会议（如预算评审会、战略研讨会）等。触发情形包括：定期工作部署需要、跨部门协作需求、紧急事项讨论、重要事项决策等，旨在通过标准化流程提升会议效率、保证决议落地。

二、全流程操作步骤详解

（一）会议发起与审批

发起申请：由需求部门或项目负责人（发起人）填写《会议申请审批表》，明确以下核心信息：

会议主题（需简洁反映核心议题，如“2024年Q3销售目标分解研讨会”）；

会议目的（如“明确各区域销售指标、资源分配方案”）；

建议时间（需预留参会人员准备时间，例会提前3天，临时会议提前1天）；

参会范围（部门、岗位及人员名单，如“销售部全体区域经理、市场部负责人”）；

议程框架（按优先级列出讨论要点，如“1.上季度销售数据复盘；2.Q3目标分解；3.资源支持需求讨论”）；

所需材料（如“需提前准备《Q2销售报告》《竞品分析简报》”）。

审批流程：

例会、部门内部专题会：由部门负责人（部门经理）审批；

跨部门会议、决策会议：需经分管领导（分管副总）审批，涉及重大事项（如年度预算调整、战略规划）需提交总经理（总经理）最终审批。

审批通过后，会议信息同步至行政部（或会议统筹岗）备案；未通过则由发起人根据反馈调整后重新提交。

（二）会议筹备与通知

确定会议安排：行政部根据审批通过的《会议申请审批表》，确认最终会议时间、地点（或线上会议平台）、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议软件账号），并协调会议室资源（若需线下召开）。

发送会议通知：提前1-3个工作日通过企业内部通讯工具（如企业OA系统）向参会人员发送正式通知，内容需包含：

会议主题、时间（精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:00”）；

地点/线上接入方式（如“总部3楼第一会议室”或“腾讯会议号：X–”）；

参会人员名单（标注“必须出席”或“可选出席”）；

详细议程及时间分配（如“14:00-14:10开场；14:10-14:40数据复盘；14:40-15:20目标讨论；15:20-15:50资源协调；15:50-16:00总结”）；

需提前审阅的材料清单及获取方式（如“材料已至OA系统‘会议资料’文件夹，请提前查阅”）；

联系人及联系方式（如“行政部专员，分机号X”）。

（三）会议召开与记录

会前准备：参会人员提前10分钟到达会场（或登录线上会议），调试设备；发起人携带会议材料，主持人（一般为部门负责人或指定人员）熟悉议程，记录人（一般为行政部或指定人员）准备《会议签到表》《会议纪要模板》。

会议进行：

开场：主持人明确会议目标、议程及时长要求，强调会议纪律（如“请关闭手机静音，发言前举手”）；

议题讨论：按议程逐项推进，发起人引导参会人员围绕核心议题发言，避免偏离主题；主持人控制各环节时长，保证高效决策；

决议形成：对需明确事项，经充分讨论后形成决议（如“Q3销售目标：华东区域500万元，华南区域400万元”），明确决议内容、责任人及初步完成时限；

异常处理：若遇临时紧急议题或争议较大事项，可短暂休会协商，或记录后纳入下次会议讨论，避免拖延会议时间。

会议记录：记录人实时记录以下内容，保证准确、客观：

参会人员（实际出席、请假人员及原因）；

各议程讨论要点（关键发言摘要，避免口语化表述）；

形成的决议事项（需明确“做什么、谁负责、何时完成”）；

待跟进事项（需明确责任部门及下一步计划）。

（四）会议纪要与分发

纪要整理：会后24小时内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》，内容需包含：

会议基本信息（主题、时间、地点/线上方式、参会人员、主持人、记录人）；

议程及讨论要点（按议程顺序梳理，突出重点分歧与共识）；

决议事项与行动计划（表格形式呈现，含“决议内容、责任人、部门、计划完成时间”）；

附件（如会议中演示的PPT、数据图表等）。

审核与分发：

《会议纪要》经主持人（部门经理/分管副总）审核无误后，于会议结束后48小时内分发至所有参会人员、抄送相关领导及部门；

线上会议需同步会议录音（需提前告知参会人员）及纪要电子版，保证信息可追溯。

（五）任务跟踪与反馈

任务分解：责任人根据《会议纪要》中的行动计划，细化任务内容、所需资源及具体时间节点，反馈至行政部（或会议统筹岗）备案。

进度跟踪：

例会任务：每周由行政部（或会议统筹岗）汇总任务进展，在下次例会中通报；

专项任务：责任人需在计划完成时间前2个工作日反馈完成情况至发起人及分管领导；若遇延期，需说明原因及调整后的完成时间。

闭环管理：任务完成后，责任人提交成果物（如报告、方案、数据报表等）至发起人及行政部，行政部在《会议任务