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企业文件资料归档分类指南表

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，各类文件资料（如合同、报告、制度、项目文档、人事记录等）持续产生，若缺乏系统化管理，易导致查找困难、重复劳动、信息泄露或合规风险。本指南适用于企业各部门、各项目组及分支机构，通过标准化归档流程，实现文件资料的有序存储、高效检索与合规管理，支撑决策追溯、审计检查及知识沉淀，提升组织运营效率与信息资产安全性。

二、分类归档操作流程

第一步：明确归档范围与责任主体

操作说明：

界定归档文件类型：涵盖企业经营管理中产生的具有保存价值的各类资料，包括但不限于：

制度类：公司章程、管理制度、流程规范等；

合同协议类：业务合同、合作协议、保密协议等；

项目类：项目立项书、可行性报告、验收报告、成果资料等；

财务类：预算表、决算表、审计报告、税务资料等；

人事类：员工入职档案、劳动合同、绩效考核记录、培训资料等；

业务类：客户资料、市场调研报告、产品说明书、销售数据等；

会议类：会议纪要、议程、参会材料、决议事项等；

其他：荣誉证书、资质文件、重要往来函件等。

确定责任主体：各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，指定专人（如文秘、助理）负责日常收集与初步整理；项目组由项目经理统筹项目文件归档；综合管理部负责统筹监督与最终归档。

第二步：制定分类标准与编号规则

操作说明：

建立分类体系：采用“一级分类+二级分类”逻辑，保证分类清晰、无交叉：

一级分类：按部门或文件性质划分（如“行政部”“财务部”“市场部”“项目类”“综合类”等）；

二级分类：在一类下按文件类型、项目名称、时间周期等细分（如“行政部”下分“制度文件”“会议纪要”“固定资产资料”；“项目类”下分“项目（2023）”“项目（2024）”）。

统一编号规则：采用“部门/类别代码-年份-流水号”格式，保证唯一性与可追溯性：

示例：“ZD-2024-001”（制度类-2024年-第1号）、“XZBG-2024-015”（行政部报告-2024年-第15号）；

流水号按文件归档时间顺序编制，每年从001重新起编。

第三步：文件收集与初步整理

操作说明：

定期收集：各部门/项目组按月度或季度（如每月25日前）将归档文件提交至部门整理人；项目结束后10个工作日内完成项目文件整理归档。

初步整理：

检查文件完整性（如合同是否含双方签字盖章、报告是否含审批页），缺失部分及时补充；

剔除重复件、草稿件（无保存价值的临时文件）及无关附件；

对纸质文件统一采用A4纸标准（超大或超小文件可折叠/粘贴至A4纸），电子文件转换为PDF格式（避免格式兼容问题）。

第四步：分类排序与编制目录

操作说明：

分类排序：按二级分类结果，将文件时间顺序或逻辑顺序排列（如制度类按发布时间，项目类按项目阶段）。

编制目录：使用统一的《文件归档目录表》（见第三部分），逐项填写文件编号、名称、形成部门、日期、密级、保管期限等信息，保证与实物文件一致。

第五步：移交存储与登记备案

操作说明：

纸质文件存储：

使用专用档案盒存放，盒面标注“一级分类-二级分类-年份-起止流水号”（如“行政部-制度文件-2024-001-030”）；

档案盒内附目录清单，便于快速查阅；

存放于符合防火、防潮、防虫、防盗要求的档案柜或档案室，由综合管理部统一管理。

电子文件存储：

按分类规则建立电子文件夹（如“Z:\2024年”），文件名与编号一致（如“ZD-2024-001_公司考勤管理制度.pdf”）；

存储于企业内部服务器或加密云盘，设置访问权限（如仅部门负责人或档案管理员可编辑）；

定期备份（每月增量备份+每年全量备份），备份介质至少保存两份（本地+异地）。

登记备案：综合管理部收到文件后，在《档案移交登记表》上签字确认，记录移交部门、时间、数量、经手人等信息，双方各存一份备查。

第六步：定期维护与动态更新

操作说明：

定期检查：每季度对档案存储环境（温湿度、防火设备）及文件状态（纸质文件是否霉变、电子文件是否损坏）进行检查，发觉问题及时处理。

到期鉴定与处置：对保管期限届满的文件（如部分财务凭证、临时通知），由综合管理部会同相关部门鉴定，无保存价值的按规定销毁（需经部门负责人审批并记录销毁清单），涉密文件按保密规定销毁。

新增分类调整：因业务拓展需新增分类时，由综合管理部牵头修订分类标准，报分管领导审批后通知各部门执行。

三、归档分类登记表示例

文件编号

文件名称

一级分类

二级分类

形成部门/人

形成日期

密级

保管期限

存放位置（纸质/电子）

备注

ZD-2024-001

公司考勤管理制度

行政部

制度文件

行政部-*经理

2024-01-15

普通

长期

档案室-行政柜A01-01

含审批页

HT-2024-025

项目设备采购合同

市场部

合同协议

市场部-*主管

2024