业务合同审核及归档标准模板.docVIP

一、适用业务场景

二、合同全流程操作指引

（一）合同起草与提报

责任主体：业务部门经办人（*）

操作内容：

根据业务需求，参照公司《合同示范文本库》起草合同，明确甲乙双方主体信息、合作内容、权利义务、金额及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决条款等核心要素；

收集并整理附件材料（如技术协议、验收标准、资质证明等），保证与合同内容一致；

填写《合同基本信息表》（见模板1），连同合同草案及附件通过OA系统或指定流程提报至业务部门负责人审核。

输出成果：合同草案、附件材料、《合同基本信息表》。

（二）业务部门内部审核

责任主体：业务部门负责人（*）

操作内容：

重点审核合同内容是否符合业务需求、合作条款是否合理、甲乙双方主体信息是否准确（如名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

核对附件材料的完整性与合同条款的对应性；

审核通过后，在《合同审核意见表》（见模板2）“业务部门审核”栏签署意见并流转至法务部门；若审核不通过，退回经办人修改并重新提报。

输出成果：签署后的《合同审核意见表》（业务部门环节）。

（三）法务合规审核

责任主体：法务专员（*）

操作内容：

审核合同主体合法性（如对方是否具备相应资质、签约人是否有权代表）、条款合法性（是否符合法律法规及行业监管要求）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式约定（如仲裁或诉讼管辖地是否明确）；

重点排查格式条款、免责条款、知识产权条款等法律风险点，提出修改建议；

审核通过后，在《合同审核意见表》“法务部门审核”栏签署意见并流转至财务部门；若存在法律风险，退回业务部门重新协商条款。

输出成果：签署后的《合同审核意见表》（法务部门环节）、法律风险修改说明（如有）。

（四）财务条款审核

责任主体：财务经理（*）

操作内容：

审核合同金额、定价标准、付款方式、发票要求（如发票类型、开具时间）是否符合公司财务制度及预算管理规定；

核对履约保证金、质保金等资金安排的合理性，评估对公司现金流的影响；

审核通过后，在《合同审核意见表》“财务部门审核”栏签署意见并流转至管理层；若涉及大额资金或特殊支付方式，需附财务专项说明。

输出成果：签署后的《合同审核意见表》（财务部门环节）、财务专项说明（如有）。

（五）管理层审批

责任主体：分管领导/总经理（*）

操作内容：

根据合同金额、业务重要性及审核意见，审批合同签订的必要性、合作策略及核心条款；

对于重大合同（如金额超过万元或涉及核心业务），需提交总经理办公会集体审议；

审批通过后，在《合同审核意见表》“管理层审批”栏签署意见，流转至用印管理部门；若未通过，退回业务部门终止合作或重新谈判。

输出成果：签署后的《合同审核意见表》（管理层环节）。

（六）合同用印与签署

责任主体：行政部用印专员（）、业务部门经办人（）

操作内容：

用印专员核对《合同审核意见表》审批流程完整性、合同文本与审批版本一致性，确认无误后加盖公司合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）；

业务部门经办人持盖章后的合同文本与对方签署，保证双方签字/盖章清晰、日期准确；

签署完成后，将合同正本、附件及《合同审核意见表》复印件交行政部归档。

输出成果：签署生效的合同正本、全套审核材料。

（七）履行跟踪与归档

责任主体：业务部门经办人（）、档案管理员（）

操作内容：

业务部门按合同约定跟踪履行进度，及时记录履行情况（如交付验收、付款凭证等），异常情况及时上报；

合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同正本、附件、履行记录材料，填写《合同归档登记表》（见模板3），移交档案管理员；

档案管理员核对归档材料完整性，按“一合同一档”原则编号、存放，并录入档案管理系统，保证后续可快速检索。

输出成果：合同档案（含正本、附件、审核记录、履行记录）、《合同归档登记表》。

三、配套模板表格

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方信息

乙方信息

签订日期

合同金额（元）

合同期限

履行地点

主要合作内容摘要

附件清单

名称：统一社会信用代码：地址：联系人：

名称：统一社会信用代码：地址：联系人：

模板2：合同审核意见表

合同名称

合同编号

审核环节

审核人

审核日期

审核意见（含修改建议）

签字

业务部门审核

法务部门审核

财务部门审核

管理层审批

模板3：合同归档登记表

档案编号

合同编号

合同名称

归档日期

归档部门

归档人

存放位置

保管期限

借阅记录（借阅人、日期、事由、归还日期）

备注

四、关键执行要点

主体资质审查：签订前务必核实对方主体资格，如企业需提供营业执照（副本复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明，自然人需提供证件号码复印件，保证签约主体合法有效。

条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、期限等需明确具体；违约责任应与义务对等，避免“单方免责”条款。

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