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合同管理与审核流程标准化模板

一、适用业务场景

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购等；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；

合作类合同：项目外包、联合研发、渠道代理等；

其他类合同：租赁、咨询、保密协议等。

适用于企业内部各部门（如采购部、销售部、项目部、行政部等）及外部合作方，保证合同从起草到归档的规范化操作。

二、标准化操作流程

流程目标：规范合同管理各环节职责，降低法律风险，提高审批效率，保障合同履行合规性。

步骤1：需求发起与合同立项

责任主体：业务部门（如采购部、销售部）

操作说明：

业务部门根据业务需求（如采购需求、销售订单、合作意向），填写《合同立项申请表》，明确合同背景、合作方基本信息、标的物/服务内容、预算金额、预期条款等；

部门负责人对立项必要性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至法务部门（或综合管理部）备案。

步骤2：合同起草

责任主体：业务部门对接人（或法务部门协助）

操作说明：

根据立项审批结果，业务部门对接人与合作方沟通初步条款，或使用企业标准合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）进行起草；

合同内容需包含核心要素：双方主体信息、合作内容、权利义务、金额及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决方式、保密条款等；

起草完成后，部门负责人审核合同内容与业务需求的一致性，签字确认。

步骤3：内部审核

责任主体：法务部门、财务部门、相关业务部门负责人

操作说明：

法务审核：重点审核合同条款的合法性、合规性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性等，填写《合同审核意见表》并反馈；

财务审核：审核合同金额、支付方式、税费条款、发票开具要求等是否符合企业财务制度，评估资金风险；

业务部门复核：业务部门根据法务、财务意见修改合同，保证条款满足业务需求，最终由部门负责人签字确认。

步骤4：审批签署

责任主体：企业授权审批人（如总经理、分管副总）、法定代表人（或授权代表）

操作说明：

内部审核通过后，合同提交至企业授权审批人（根据合同金额或重要性确定审批层级，如10万元以下由部门负责人审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）；

审批人确认合同内容无误后，签署《合同审批单》；

法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》）与合作方正式签署合同，保证签字、盖章清晰完整（企业盖合同专用章，合作方盖公章或合同章）。

步骤5：用印管理

责任主体：行政部（或印章管理部门）

操作说明：

业务部门持签署完成的《合同审批单》《合同文本》及《授权委托书》（如适用）至行政部申请用印；

行政部核对审批手续是否齐全、合同内容与审批单是否一致，确认无误后加盖合同专用章，并记录用印时间、用印人、合同编号等信息；

用印后，行政部将合同正本返还业务部门，副本留存归档。

步骤6：履行跟踪与变更管理

责任主体：业务部门、法务部门

操作说明：

业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），填写《合同履行跟踪表》，定期向法务部门及管理层汇报；

若履行过程中需变更合同内容（如金额、期限、履行方式），双方需签订《合同变更协议》，并重新履行内部审核、审批流程（参照步骤3-5）。

步骤7：归档保存

责任主体：行政部（或档案管理部门）、业务部门

操作说明：

合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批单、审核意见表、履行跟踪表、变更协议等全套资料整理归档；

行政部按照“一合同一档”原则，对合同资料进行编号、登记、存档，电子档同步至企业档案管理系统，保存期限不少于合同履行终止后5年（法律法规另有规定的除外）。

三、核心工具表单

表1：合同立项申请表

序号

项目名称

合作方名称

合同类型

预算金额（元）

履行期限

主要条款概述

部门负责人签字

日期

1

XX设备采购

XX科技有限公司

采购合同

150,000

2024.01-2024.06

采购3台XX设备，含安装调试

张*

2023.12.01

表2：合同审核意见表

审核环节

审核部门

审核人

审核意见

修改结果（通过/需修改）

签字

日期

法务审核

法务部

李*

第5条违约责任建议明确“逾期付款按日万分之五支付违约金”，争议解决建议约定由企业所在地法院管辖

需修改

李*

2023.12.05

财务审核

财务部

王*

第3条支付方式建议约定“预付款30%，验收合格后付70%”，符合财务付款流程

通过

王*

2023.12.06

表3：合同履行跟踪表

合同编号

履行阶段

计划完成时间

实际完成时间

履行情况描述（如：设备已交付，验收合格）

责任人

跟踪日期

CG2024001

设备交付

2024.02.28

2024.02.25

设备运抵现场，完成初步验收

刘*

2024.02.26

CG2024001

验