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- 2026-02-04 发布于江苏
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企业人力资源管理基础工作手册
一、员工入职管理模块
（一）适用情境
新员工通过招聘面试确认录用后，需办理正式入职手续，完成信息登记、合同签订、入职引导等基础工作，保证员工顺利融入企业并明确双方权责。
（二）操作流程与步骤
步骤1：入职准备（入职前1-3个工作日）
岗位确认：HR根据录用通知，明确新员工所属部门、岗位、入职日期、薪资标准及汇报对象（如部门主管*经理）。
材料清单准备：提前向新员工发送《入职需携带材料清单》，包括：
证件号码原件及复印件（正反面）；
学历/学位证书原件及复印件；
近期一寸免冠照片2张（底色按企业要求）；
离职证明（如有工作经验者）；
银行卡复印件（用于薪资发放，需注明开户行）。
办公资源协调：联系行政部门准备工位、电脑、工牌、办公用品等，保证入职即可使用。
步骤2：材料审核（入职当天）
原件核对：HR逐一核对新员工携带材料的原件与复印件，保证信息一致，重点检查证件号码有效期、学历证书真伪（可通过学信网验证）。
材料存档：核对无误后，复印件注明“与原件一致”并由新员工签字，按员工档案分类要求暂存（未正式入职前可单独存放）。
步骤3：入职登记（入职当天）
填写《员工入职登记表》：指导新员工完整填写个人信息（含姓名、性别、出生日期、户籍地址、现居住地址、紧急联系人及电话等），保证信息真实、无遗漏。
信息录入系统：将登记表信息录入企业HR管理系统，员工编号，同步更新通讯录、考勤系统等关联模块。
步骤4：劳动合同签订（入职当天或次日）
合同内容说明：向新员工讲解劳动合同条款（合同期限、工作内容、工作地点、工作时间、薪资结构、社会保险、保密协议等），解答疑问。
签署合同：一式两份，企业与员工各执一份，签字并加盖企业公章，保证合同文本无涂改、无空白项。
步骤5：入职引导（入职当天）
企业介绍：简要讲解企业历史、组织架构、企业文化、核心价值观及发展目标。
制度培训：重点讲解《员工手册》核心内容（考勤制度、行为规范、安全须知等），可结合PPT或视频辅助说明。
部门对接：带领新员工到所属部门，介绍部门主管*经理、同事及工作职责，协助熟悉办公环境及基础工作流程。
（三）模板表格
表1：员工入职登记表
项目
内容
备注
姓名
性别
出生日期
年月日
证件号码号
户籍地址
现居住地址
联系方式
紧急联系人
紧急联系人电话
学历
□初中□高中/中专□大专□本科□硕士及以上
毕业院校及专业
入职岗位
所属部门
入职日期
年月日
银行卡号
开户行：
员工签字
日期：年月日
（四）关键提示
材料真实性：若发觉材料造假（如学历、证件号码信息），需及时终止入职流程并记录备案。
信息保密：入职登记表包含员工隐私信息，需妥善保管，非授权人员不得查阅。
入职引导：避免一次性灌输过多信息，可分阶段（如入职首日、第一周）引导，帮助新员工逐步适应。
二、员工信息与档案管理模块
（一）适用情境
员工入职后信息发生变更（如联系方式、学历、岗位调整等），或企业需建立、更新、维护员工档案时，通过规范流程保证信息准确、档案完整。
（二）操作流程与步骤
步骤1：信息变更申请（员工提出变更需求时）
提交申请：员工填写《员工信息变更申请表》，注明变更项目（如手机号、学历、家庭住址等）、原信息、新信息及变更原因（如手机号更换需说明原号码停用原因）。
证明材料提供：根据变更项目提供对应证明（如学历变更需提供学历证书原件及复印件，住址变更需提供居住证明或房产证复印件）。
步骤2：信息审核（HR收到申请后2个工作日内）
材料核对：HR核对《员工信息变更申请表》与证明材料，保证变更内容真实、材料齐全。
权限确认：涉及岗位、薪资等重大信息变更，需经部门主管*经理及分管领导审批；普通信息（如联系方式）由HR直接审核确认。
步骤3：档案更新（审核通过后1个工作日内）
电子档案更新：在HR管理系统中修改员工信息，同步更新关联模块（如考勤、薪资系统）。
纸质档案更新：将《员工信息变更申请表》及证明材料复印件放入员工档案袋，替换原信息页，并在档案目录中标注变更日期及内容。
步骤4：归档管理（每月末）
档案整理：对本月新增、变更的档案进行分类排序，按员工编号顺序存放于档案柜，张贴档案标签（如“2024年6月入职档案”“信息变更档案”）。
档案检查：每月末核对电子档案与纸质档案一致性，保证无遗漏、无错放，档案柜上锁并由专人保管。
（三）模板表格
表2：员工信息变更申请表
员工姓名
员工编号
所属部门
入职日期
年月日
变更项目
□联系方式□学历□岗位□薪资□家庭住址□其他（请注明）
原信息
新信息
变更原因
证明材料
□证件号码复印件□学历证书□岗位调整通知□其他（请注明）
员工签字
日期
年月日
部门主管审批
签字
日期
HR审批意见
签字
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