企业费用报销申请流程表.docVIP

企业日常费用报销申请流程指南

一、适用场景与范围

本流程适用于企业全体员工因公开展业务、履行工作职责时产生的必要费用报销，涵盖但不限于：

差旅费用（如城市间交通、住宿、市内交通、伙食补助等）

办公费用（如文具采购、打印复印、通讯耗材等）

业务开展费用（如客户接待、会议组织、市场调研等）

其他经企业认可的因公支出（如培训费、资料费等）

凡符合上述场景且需由企业承担的费用，均需通过本流程申请报销。

二、操作流程详解

第一步：申请前材料准备

费用真实性确认：保证费用因公产生，与业务直接相关，非个人消费。

票据与凭证收集：

取得合规的费用凭证（如行程单、采购清单、会议通知等），凭证需注明费用发生日期、事由、金额，并加盖收款单位章（如适用）。

涉多人共同费用的，需提供费用分摊说明（如“*某某等3人业务午餐费，人均元”）。

明细清单整理：按费用类型分类整理（如“交通费”含高铁票、打车费，“办公费”含笔记本、墨盒等），保证每一笔支出有据可查。

第二步：填写报销申请表

登录企业报销系统或《费用报销申请表》（模板见第三部分），逐项填写完整信息，包括：

申请人基本信息：姓名（*某某）、所属部门、工号、联系方式。

费用基本信息：费用类型（勾选“差旅费”“办公费”等）、费用所属月份、总金额（大小写一致）。

费用明细：逐笔填写“费用事由”“发生日期”“金额”“备注”（如“拜访*客户，高铁票一张”）。

附件清单：列明所有附件名称及数量（如“高铁票1张，餐饮发票2张”）。

保证信息真实、准确，无漏填、错填，金额计算无误（如小计、总计需手工复核）。

第三步：部门负责人审核

申请人将填写完整的报销申请表及附件提交至直接部门负责人（如*经理）处。

部门负责人审核重点：

费用与部门业务的关联性（如“市场部差旅费是否符合当月推广计划”）。

费用合理性（如住宿标准是否符合企业规定，是否存在超支情况）。

审核通过后，负责人在“部门审核意见”栏签字确认，并注明审核日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

第四步：财务部门复核

申请人持部门负责人签字后的申请表及附件，提交至财务部门（对接人：*会计）。

财务部门复核重点：

票据合规性：凭证是否清晰、印章是否齐全、有无涂改（如日期、金额与实际是否一致）。

金额准确性：明细金额加总是否与总计一致，大小写是否统一。

流程完整性：是否有部门负责人签字，附件是否齐全且与申请表一致。

复核通过后，财务人员在“财务复核意见”栏签字；若发觉问题，与申请人沟通补充材料或更正错误。

第五步：分管领导审批

财务复核通过后，根据企业权限划分提交至相应分管领导（如费用金额≤5000元由总监审批，＞5000元需总经理总审批）。

分管领导审批重点：

费用是否符合企业预算（如“超预算费用是否提前申请获批”）。

特殊费用合理性（如大额业务招待费需说明客户名称及洽谈内容）。

审批通过后，领导在“领导审批意见”栏签字；若不通过，注明原因并退回财务部门。

第六步：财务支付

审批流程全部完成后，财务部门于5个工作日内完成支付：

通过银行转账至申请人指定账户，需确认账户信息无误（户名、账号、开户行）。

或以现金方式支付（仅适用于小额费用，需申请人签收）。

支付完成后，财务人员在“支付状态”栏标注“已支付”，并记录支付日期。

第七步：资料归档

财务部门将报销申请表、原始凭证、审批意见等资料统一整理，按月份和部门分类归档。

归档资料保存期限不少于3年，以备后续查阅或审计。

三、报销申请表模板

企业费用报销申请表

申请人信息

姓名：*某某

部门：市场部

工号：2023001

联系方式：5678

费用所属月份：2023年10月

费用明细

费用事由

发生日期

金额（元）

备注

差旅费

拜访华东区域客户

2023-10-15

1200.00

高铁票（上海-杭州）

业务招待费

客户午餐

2023-10-16

350.00

4人，人均87.5元

办公费

采购会议资料

2023-10-18

180.00

打印20份，彩色

合计

1730.00

附件清单

名称

数量

交通票据

高铁票

1张

餐饮票据

餐饮发票

2张

采购票据

打印费发票

1张

审批意见

部门负责人：*经理

日期：2023-10-20

财务复核：*会计

日期：2023-10-21

分管领导：*总监

日期：2023-10-22

支付状态：□已支付□未支付

支付日期：2023-10-25

申请人签字：*某某

四、使用要点与提醒

材料完整性：所有报销需提供原始凭证，复印件无效；电子凭证（如电子行程单）需打印并由申请人签字确认。

时限要求：费用需在发生后15个工作日内提交申请，逾期未提交需部门负责人书面说明原因，财务部门酌情处理。

审批规范：严禁越级审批或先审批后补材料；审批节点需逐个完成，不得合并签字。

合规原则：费用需符