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财务报销审批流程及电子化管理模板

一、适用场景与业务背景

二、电子化报销流程操作步骤

（一）报销申请发起

登录系统：申请人通过单位内部OA系统、财务报销管理系统或移动报销平台登录账号，进入“报销申请”模块。

选择报销类型：根据实际费用类型（如“差旅费”“办公费”等），选择对应报销模板，系统自动带出预设字段（如费用标准、审批层级等）。

填写基础信息：准确录入报销事由、费用发生日期、涉及部门、申请人姓名（*）、所属项目（如涉及）等基础信息，保证与业务实际一致。

填报费用明细：逐项填写费用明细，包括费用名称、金额、数量、计算依据（如“高铁票：北京-上海，金额553元”），系统支持批量导入或手动添加。

（二）附件与提交

合规凭证：将费用相关的合规证明材料（如行程单、消费记录、合同扫描件等）通过系统附件功能，要求图片清晰、信息完整，单张附件不超过5MB，总附件大小不超过20MB。

填写关联信息：如费用涉及备用金冲抵，需勾选“备用金冲抵”选项并填写原备用金单号；如涉及分摊至多个部门或项目，需选择对应分摊比例并确认。

提交申请：检查所有信息无误后，“提交”按钮，系统自动唯一报销单号（如“BX202405001”），并发送至下一审批节点。

（三）多级审批流转

部门负责人审批：系统根据预设规则（如金额≤5000元由部门负责人*审批，＞5000元需逐级审批）自动推送审批任务。部门负责人登录系统后，核对报销事由的真实性、费用明细的合理性，在“审批意见”栏填写“同意”或“需补充说明：X”，确认后提交至下一环节。

财务初审：财务审核员*收到审批任务后，重点检查费用是否符合报销标准（如差旅住宿上限、招待费占比等）、附件是否齐全合规、金额计算是否准确，对不合规部分标注“驳回”并注明原因，或标注“补充材料”并退回申请人修改。

终审（如需）：对于大额报销（如单笔≥20000元）或特殊费用，系统自动推送至财务负责人或分管领导进行终审，终审通过后进入支付环节。

（四）财务审核与支付

复核汇总：财务部门终审通过后，系统自动汇总当日/当周报销数据，《报销汇总表》，包含报销单号、申请人、总金额、费用类型、审批状态等信息，由财务复核员*再次核对无误后确认。

支付结算：财务部门通过网银、银企直连或对公账户完成支付，支付状态实时同步至系统，申请人可通过“我的报销”查询支付进度（如“已支付”“支付中”“支付失败”）。

（五）电子归档与查询

自动归档：报销完成后，系统自动将报销单、附件、审批记录、支付凭证等资料加密存储至电子档案库，按“年份-月份-部门-报销单号”规则分类归档，支持长期保存。

权限查询：申请人、审批人、财务人员根据权限可随时查询报销记录，支持按单号、日期、部门、费用类型等条件筛选，导出报销明细或汇总报表，便于财务分析与审计追溯。

三、核心模板表格设计

（一）费用报销申请单

字段名称

填写说明

示例

报销单号

系统自动，申请人无需填写

BX202405001

申请人

填写本人姓名（*），与系统登录账号一致

张*

所属部门

选择申请人所属部门

市场部

报销日期

填写实际提交申请的日期

2024年5月10日

费用类型

单选：办公费/差旅费/业务招待费/交通费/通讯费/其他

差旅费

费用发生期间

填写费用实际发生的起止日期

2024年4月25日-2024年4月28日

费用明细

分行填写费用项目、金额、数量、备注（如“高铁票：2张，金额1106元”）

见附件《费用明细表》

报销总金额

系统自动汇总费用明细金额

3500.00元

备用金冲抵金额

如有备用金冲抵，填写实际冲抵金额，否则填0

0.00元

实际报销金额

报销总金额-备用金冲抵金额（系统自动计算）

3500.00元

报销事由

简明说明费用用途（如“参加展会差旅费”）

参加行业展会差旅

附件清单

列出附件名称及数量（如“高铁票2张，展会邀请函1份”）

高铁票2张，展会邀请函1份

申请人签字

电子签名或手写签字扫描件

（电子签名）

提交时间

系统自动记录

2024年5月10日09:30:00

（二）报销审批流转记录表

审批环节

审批人

审批时间

审批意见

操作状态

部门负责人审批

李*

2024-05-1010:15:00

同意

已通过

财务初审

王*

2024-05-1014:20:00

补充住宿发票

已退回

申请人修改后提交

张*

2024-05-1016:00:00

-

已重新提交

财务复审

王*

2024-05-1016:30:00

同意

已通过

财务负责人终审

赵*

2024-05-1017:00:00

同意

已通过

（三）费用汇总统计表（月度）

部门

费用类型

报销笔数

总金额（元）

人均金额（元）

占比

市场部

差旅费

12

25,600.00

2,133.33

35%

研发部

办公费

8

8,