商务合同信息核对管理清单表.docVIP

商务合同信息核对管理清单表工具指南

一、适用工作情境

在企业商务合作中，合同作为明确双方权利义务的核心文件，其信息准确性直接关系到合作安全与风险控制。本工具适用于以下场景：

合同签订前审核：在正式签署前，对合同条款、主体信息等进行全面核对，避免基础信息错误导致法律风险；

合同履行中跟踪：针对长期合作合同，定期核对履行进度、付款节点等关键信息，保证双方按约定执行；

合同变更/续签复核：当合同条款发生变更或到期续签时，核对变更内容与原合同的一致性，避免条款冲突；

争议处理辅助：出现合作纠纷时，通过核对清单快速定位争议条款的原始约定，为协商或仲裁提供依据。

二、核对流程指引

步骤1：明确核对目标与范围

根据合同类型（如采购合同、服务合同、销售合同等），确定核对重点（如金额、履行期限、违约责任等）；

收集合同相关资料，包括合同文本、附件（如技术协议、补充协议）、审批文件、双方沟通记录等，保证资料齐全。

步骤2：组建核对小组并分工

核对小组至少包含2人，建议由法务专员、业务负责人、财务人员共同参与；

明确分工：法务负责条款合规性，业务负责内容与实际需求一致性，财务负责金额、付款方式等财务信息准确性。

步骤3：按模块逐项核对

对照“清单模板示例”，分模块（合同基本信息、主体信息、核心条款等）逐一核对，保证每个核对项无遗漏；

对核对中发觉的信息差异（如金额大小写不一致、履行期限描述模糊等），在“差异描述”栏详细记录，并标注风险等级（高/中/低）。

步骤4：沟通确认差异问题

核对完成后，组织小组内部讨论，对差异项进行分类：属于笔误的当场修正；属于条款歧义的，与对方联系人*经理沟通确认，必要时形成书面补充说明；

经双方确认的差异修改，需在合同文本中标注修订位置（如加盖“修订章”并签字），保证修改痕迹可追溯。

步骤5：更新清单并归档

确认所有差异问题处理后，更新核对清单，标注“已核对”及最终核对结果；

将核对清单、合同文本、沟通记录等资料整理成册，按“合同编号+签约日期”命名后存档，电子版备份至企业共享文件夹，保存期限不少于合同终止后5年。

三、清单模板示例

商务合同信息核对管理清单表

合同基本信息

核对项

核对内容

核对结果（√/×）

差异描述

责任人

确认日期

合同编号

与审批文件是否一致

如“采字2024-X”vs审批单编号

*法务

2024–

签约日期

实际签署日期与落款日期

是否为同一日期，有无倒签

*业务

2024–

合同类型

与业务性质是否匹配

如“技术服务合同”vs实际服务内容

*业务

2024–

合同金额

大小写是否一致

如“人民币壹万元整”vs“￥10,000.00”

*财务

2024–

币种

是否明确约定

如“美元/人民币”vs未标注

*财务

2024–

履行期限

起止时间是否清晰

如“2024年1月1日至2024年12月31日”

*业务

2024–

签约地点

是否与实际签约地一致

如“甲方所在地”vs实际签约城市

*行政

2024–

签约主体信息

甲方名称

与营业执照、公章是否一致

*法务

2024–

甲方统一社会信用代码

是否准确（18位字符）

*法务

2024–

甲方法定代表人

与营业执照信息是否一致

*法务

2024–

甲方联系人及联系方式

是否为对接人*专员，电话是否有效

*业务

2024–

乙方名称

与营业执照、公章是否一致

*法务

2024–

乙方统一社会信用代码

是否准确（18位字符）

*法务

2024–

乙方法定代表人

与营业执照信息是否一致

*法务

2024–

乙方联系人及联系方式

是否为对接人*经理，电话是否有效

*业务

2024–

核心条款信息

标的物/服务内容

与需求说明书、招标文件是否一致

*业务

2024–

质量标准

是否明确国标/行标/双方约定标准

*技术

2024–

交付/履行方式

如“分批交付”vs“一次性交付”

*业务

2024–

验收标准与流程

验收周期、验收主体是否明确

*业务

2024–

付款方式及周期

如“验收后30日内付清”vs分期约定

*财务

2024–

违约责任

违约金比例、赔偿范围是否合理

*法务

2024–

争议解决方式

诉讼/仲裁管辖地是否明确

*法务

2024–

附件信息

附件清单

附件数量与合同标注是否一致

*业务

2024–

附件编号与名称

如“附件1：技术规格书”vs实际名称

*技术

2024–

附件页数与完整性

是否无缺页、关键页有无签字盖章

*行政

2024–

核对结果

总核对项数量

差异项数量

高风险差异项

四、关键提示与风险规避

信息一致性优先：合同中的关键信息（如主体名称、金额、日期）需与审批单、发票、往来函件等文件保持一致，避免“一式多份”导致信息冲突。

法律合规性审查：重点核对违约责任、争议解决、知识产权等条款是否