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周例会管理制度

一、周例会核心定位与基本原则

周例会是组织内部基于业务推进需求建立的常态化沟通机制，核心目标为：同步关键信息、对齐阶段性目标、识别并解决业务推进中的阻碍、明确跨部门协作责任。其本质是通过高频次、结构化的信息交互，提升团队执行效率与目标达成率，而非形式化的“任务汇报”。

制度设计遵循以下原则：

1.目标导向：所有会议环节需围绕当期重点工作目标展开，避免无实质内容的流程性汇报；

2.效率优先：严格控制会议时长与议题数量，单次会议总时长不超过2小时，单议题讨论时间不超过15分钟；

3.责任明确：所有讨论决议需形成可追踪的任务清单，明确责任人、完成节点与验收标准；

4.数据支撑：汇报内容需以客观数据为基础，避免主观描述，关键指标需附趋势分析；

5.问题解决：聚焦“当前阻碍”与“解决方案”，禁止将会议变为单纯的“问题反馈场”。

二、参会人员管理规范

（一）固定参会人员

1.部门负责人：各业务部门、支持部门（如行政、财务）第一责任人；

2.核心岗位执行人：针对当期重点项目，由部门负责人提名1-2名直接执行层人员（如项目组长、关键模块负责人）；

3.会议主持人：由部门负责人轮值担任（可设常务主持人统筹流程），需熟悉当期重点工作进展与跨部门协作关系。

（二）列席人员管理

1.列席资格：仅当议题涉及本岗位具体执行细节时，经主持人批准可列席；

2.列席限制：单次会议列席人数不超过固定参会人数的30%，避免会议规模膨胀；

3.列席权责：列席人员可参与议题讨论，但无最终表决权，需在会议结束后24小时内向所属部门负责人同步会议内容。

（三）缺席与代参会规则

1.固定参会人员因特殊原因无法参会时，需提前24小时向主持人提交书面请假申请（含请假原因、委托代参会人信息）；

2.代参会人需为被委托岗位的直接下属（职级不低于主管级），且需提前熟悉委托方的当期工作进展与待讨论议题；

3.未提前报备缺席或代参会人不符合要求的，视为缺席，缺席记录纳入当期部门负责人绩效考核（单次扣减1%月度绩效分）。

三、会前准备操作细则

（一）议题收集与筛选

1.议题提交时间：每周四17:00前，各部门需通过内部协作平台提交下周会议议题；

2.议题内容要求：需包含“议题背景（当前进展/关键数据）”“需讨论事项（具体问题或决策需求）”“建议方案（如有）”三部分，未完整填写的议题不予受理；

3.议题筛选规则：由主持人会同常务统筹人员于每周五12:00前完成筛选，优先纳入“影响当期目标达成的阻碍事项”“跨部门协作需协调资源事项”“需高层决策的紧急调整事项”，非核心议题（如常规流程通报）原则上不纳入；

4.议题数量控制：单次会议议题不超过8项（含），确保每项议题有充分讨论时间。

（二）材料准备与预审

1.材料提交时间：议题确认后，责任部门需在会议前1个工作日（周一会议则为周日17:00前）提交配套材料；

2.材料内容规范：

-数据类材料：需包含当期实际值、目标值、同比/环比变化（附柱状图或折线图）、偏差原因分析；

-问题类材料：需明确问题影响范围（如涉及的业务线、客户群体）、已采取的应对措施、待支持资源（人力/预算/权限等）；

-方案类材料：需提供至少2个备选方案，注明各方案的优缺点、资源需求及预期效果；

3.材料预审：由行政部负责格式与内容完整性预审，未通过预审的材料需在会议前4小时重新提交，逾期未提交的议题取消当次讨论资格。

（三）会议通知与场地准备

1.通知发放：行政部需在会议前1个工作日17:00前，通过邮件+协作平台双渠道发送会议通知，内容包含：时间（精确到分钟）、地点（线上会议需附链接及入会密码）、议题清单（含顺序与预计时长）、材料查看路径；

2.场地检查：线下会议需提前30分钟调试投影、话筒等设备，确保网络稳定；线上会议需提前15分钟测试主持人账号权限，确认参会人可正常入会；

3.特殊提示：会议当日9:00前（如为上午会议），行政部需通过企业微信/短信发送提醒，避免因日程冲突导致迟到。

四、会议流程标准化设计

（一）开场环节（5分钟）

1.主持人核对实际参会人员，确认代参会人资格；

2.重申会议目标（如“本次会议聚焦Q3重点项目资源协调与9月销售目标偏差解决”），明确纪律要求（手机静音、禁止中途离场）；

3.简要回顾上周会议决议执行情况（仅通报未完成事项，完成事项不再重复）。

（二）议题讨论环节（90-100分钟）

1.按议题优先级排序（从高到低），每项议题严格按“汇报-提问-讨论-决策