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综合办公室管理制度

一、总则

为规范综合办公室（以下简称“办公室”）工作流程，提升行政服务效能，保障单位日常运转的规范性、协同性和安全性，结合单位实际情况，制定本制度。本制度适用于办公室全体工作人员及与办公室业务相关的内部部门、外部协作单位。

二、职责定位

办公室作为单位综合协调部门，承担以下核心职能：

1.行政事务统筹：负责单位日常行政事务的组织、协调与督办，包括文件流转、会议管理、印信管理、接待服务等；

2.后勤保障支持：统筹办公物资、车辆、办公环境等后勤资源的配置与管理，确保各项资源高效利用；

3.文书档案管理：规范文书制发、收文处理及档案归集流程，保障文件资料的完整性、准确性和可追溯性；

4.信息沟通枢纽：负责内部信息上传下达、外部信息对接反馈，定期编发工作动态，促进跨部门协同；

5.制度监督执行：推动单位各项管理制度的落实，对重点工作、专项任务开展跟踪督办，确保决策部署落地见效。

三、行政事务管理规范

（一）日常事务处理

1.工作日志制度：办公室工作人员需每日记录工作内容、待办事项及完成进度，于次日上午9:00前提交部门负责人审阅。日志内容应包含具体事项描述、涉及部门/人员、时间节点及当前状态（已完成/推进中/需协调）。

2.跨部门协作流程：涉及多部门的事务需填写《协作事项申请表》，明确主办部门、协办部门、工作目标及完成时限，经分管领导审批后，由办公室统一协调推进。协调过程中需留存沟通记录（含会议纪要、邮件、聊天记录截图等），并于事项办结后3个工作日内归档。

3.值班管理：单位实行节假日及工作日晚间值班制度，值班表由办公室提前10个工作日编制，经分管领导审批后下发。值班人员需严格遵守《值班守则》，重点做好应急事件报告、文件接收及访客登记，值班记录需于次日上午9:00前移交办公室备案。

（二）接待管理

1.接待分级标准：

-一级接待：上级单位主要领导、重要合作单位高层，由单位主要领导牵头，办公室负责方案制定（含行程、食宿、材料准备），提前3个工作日与对方对接人确认细节；

-二级接待：上级单位部门负责人、合作单位中层及以上，由分管领导陪同，办公室负责协调相关部门提供资料，提前2个工作日完成准备；

-三级接待：一般业务对接、调研考察，由对口部门负责人陪同，办公室协助安排场地及基础服务（如会议室、茶歇），提前1个工作日确认需求。

2.费用控制：接待费用实行预算管理，一级接待单次预算不超过年度接待总额的20%，二、三级接待需严格按《公务接待管理办法》标准执行，餐费、住宿费用需附明细清单，经办公室负责人审核后报销。

3.接待后跟踪：接待结束后2个工作日内，办公室需整理《接待总结报告》，重点记录对方提出的意见建议，同步至相关责任部门，并跟踪落实情况。

（三）印信管理

1.印章分类与保管：单位公章、法人章由办公室主任指定专人（需为正式在编员工）保管，部门章由各部门负责人指定专人保管。所有印章需存放于带锁文件柜，钥匙由保管人随身携带，严禁转交他人。

2.用印审批流程：

-常规文件（如通知、证明、合同）用印：填写《用印申请单》，经部门负责人审核、分管领导审批后，由保管人登记用印；

-重要文件（如战略合作协议、涉及经济责任的文件）用印：需经单位主要领导审批，并留存文件复印件及审批单备查；

-批量用印（10份以上）：需提前1个工作日提交申请，由办公室核查文件内容一致性，确认无误后方可用印。

3.特殊情况处理：因外出办公需携带印章的，需填写《印章外带申请单》，经主要领导审批，由2名工作人员共同携带（其中1人为保管人），外带期间印章不得离开保管人视线，返回后2小时内归还并登记外带情况。

四、文书与档案管理

（一）文书处理规范

1.发文管理：

-拟稿与审核：文件起草需符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），内容需明确、逻辑清晰。初稿完成后，由起草部门负责人初审，重点核查政策合规性、数据准确性；

-会签与签发：涉及多部门职责的文件需经会签部门负责人签字确认，一般性文件由分管领导签发，重要文件（如制度修订、重大事项决策）需经主要领导签发；

-编号与印发：文件统一由办公室编号（年度+部门代码+序号），电子稿需经排版校对后发送至协同办公系统（OA），纸质稿印发数量根据实际需求确定（一般不超过30份），剩余纸张需留存备查。

2.收文管理：

-登记与分类：收到外部文件（含纸质、电子）后，办公室需在1个工作日内登记，注明来文单位、文件标题、紧急程度（特急/加急/平急）及收文时间；