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综合档案室管理细则制度

第一条总则

为规范本单位综合档案管理工作，保障档案完整、准确、安全与有效利用，服务各项业务发展与历史记录留存，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际，制定本细则。本细则所称综合档案，涵盖文书、科技、人事、会计、声像、电子及其他专业档案，包含纸质、电子、磁性介质等多种载体形式。

第二条管理体制与职责划分

（一）综合档案室为档案集中管理部门，隶属办公室（或指定职能部门），负责统筹档案全生命周期管理，包括收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化建设等工作。

（二）各部门设兼职档案员（可由行政或业务骨干兼任），负责本部门文件材料的日常收集、整理与定期移交，接受综合档案室业务指导与培训。

（三）分管档案工作的单位领导履行以下职责：审定档案工作规划与制度；协调解决档案工作所需资源（库房、设备、经费等）；监督档案安全与保密管理；推动档案信息化与开发利用。

第三条档案收集管理

（一）收集范围

1.文书档案：本单位在行政管理、业务活动中形成的收发文、会议记录、请示批复、总结报告、统计报表等具有保存价值的文件材料；上级机关针对本单位的指导性、批复性文件；同级及下级单位的重要来文。

2.科技档案：科研项目、工程建设、设备管理等活动中形成的立项文件、研究报告、设计图纸、试验数据、验收材料等；涉及知识产权的技术文件需单独归档。

3.人事档案：职工录用、考核、任免、职称评定、奖惩、工资变动、社会保险等形成的履历表、考核表、任免文件、职称评审材料、奖惩决定书等；人事档案管理严格执行《干部人事档案工作条例》。

4.会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务分析、银行对账单等；电子会计档案需同步归档原数据及备份介质。

5.声像档案：重要会议、活动、事件中形成的照片、录音、录像（含数码格式）；需标注时间、地点、事由、主要人物及拍摄者信息。

6.电子档案：各业务系统产生的具有保存价值的电子文件（如OA系统公文、业务系统数据报表等），需归档元数据、背景信息及原始载体。

（二）收集要求

1.归档文件材料应真实、完整、准确，签署手续完备（如文件需有签发人、日期，图表需有编制人、审核人签字）；电子文件需确保内容不可篡改，元数据完整。

2.文书档案实行年度归档，次年6月30日前完成上一年度文件整理移交；科技档案随项目进程分段收集，项目验收后3个月内完成归档；会计档案由财务部门暂存2年（自会计年度终了次年1月1日起算），期满后30日内移交综合档案室；声像档案在活动结束后15个工作日内移交；电子档案实时或定期（每月）迁移至档案管理系统。

3.兼职档案员需填写《档案移交清册》，列明文件标题、文号、日期、页数、载体形式等信息，经部门负责人审核后与综合档案室办理移交手续，双方签字确认。

第四条档案整理与归档

（一）分类与编号

1.采用“全宗-类别-年度-保管期限”四级分类体系。全宗号由上级档案管理部门统一分配；类别分为文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、声像（SX）、电子（DZ）等；年度按文件形成自然年标注；保管期限分为永久、定期（30年、10年）。

2.文书档案按“件”整理，以每份文件为单位，采用“年度-机构（或问题）-保管期限”排列，件号从“1”起连续编制；科技档案按项目或课题整理，卷内文件按“依据性材料-基础性材料-成果性材料”顺序排列；声像档案按“时间-事由”分类，照片按“册”整理，每册附《声像档案目录》；电子档案与纸质档案同步整理时，需建立关联标识（如档号对应）。

（二）编目与装具

1.纸质档案需编制卷内目录（含序号、文件标题、日期、页号）、备考表（记录立卷人、检查人、立卷时间及文件状况说明）；电子档案需在管理系统中录入题名、责任者、日期、密级、保管期限等元数据。

2.档案装具采用无酸纸档案盒（袋）或符合国家标准的密集架，盒（袋）封面需标注全宗号、类别、年度、保管期限及起止件号（或卷号）；声像档案使用防磁柜或专用光盘盒存放，电子档案备份介质标注档号、内容摘要及备份日期。

第五条档案保管与安全

（一）库房管理

1.档案库房需独立设置，与办公、阅览区域物理隔离，满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘、防污染）。库房面积按人均0.8-1.2㎡配置，配备温湿度自动调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、消防设施（气体灭火系统，禁止使用水基型灭火器）、监控系统（24小时录像，存储时长不少于6个月）及防盗门窗。

2.档案按类别、年度、保管期限有序排列，密集架需标注指引标识；不同载体档案分库（柜）存放，电子档案备份介质与原