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企业采购合同评审与归档流程通用工具模板

一、适用范围与业务背景

本流程适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等）在日常采购活动中，与供应商签订各类采购合同（包括但不限于原材料采购、设备采购、服务外包、工程采购等）的全流程管理。旨在规范合同评审环节，保证条款合规、权责清晰，同时通过标准化归档实现合同全生命周期可追溯，降低法律风险与运营成本，保障企业采购活动有序开展。

涉及部门包括但不限于：需求部门（提出采购需求）、采购部（负责供应商对接与合同起草）、法务部（审核法律条款）、财务部（审核付款条款与预算）、审计部（监督流程合规）及公司管理层（最终审批）。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与采购计划编制

阶段目标：明确采购需求，形成初步采购计划，为后续供应商选择与合同拟定奠定基础。

责任部门：需求部门、采购部、财务部

操作内容：

需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术要求、预计交付时间、预算金额及用途，部门负责人*签字确认后提交至采购部。

采购部收到《采购申请单》后，核对需求的合理性与可行性，重点审核预算是否在部门年度预算范围内，必要时与需求部门、财务部沟通调整预算。

采购部结合需求紧急程度、市场行情等因素，制定《采购计划》，明确采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等），并报部门负责人*审批。

输出成果：《采购申请单》《采购计划》

（二）供应商选择与合作洽谈

阶段目标：通过合规方式筛选合格供应商，确定合作细节，为合同条款拟定提供依据。

责任部门：采购部、需求部门、审计部

操作内容：

采购部根据《采购计划》确定的采购方式，开展供应商筛选工作：

公开招标/询价：通过企业采购平台、行业媒体等发布招标/询价公告，接收供应商响应；

单一来源采购：说明唯一性原因（如专利、独家代理等），附供应商资质证明。

采购部联合需求部门、审计部组成评审小组，对供应商资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）、报价、供货能力、售后服务、过往合作信用等进行综合评估，形成《供应商评审报告》，确定中标/候选供应商。

采购部与选定供应商进行合作洽谈，明确采购物品/服务的具体规格、数量、价格、交付方式、验收标准、付款周期、违约责任等核心条款，并记录《洽谈纪要》，双方签字确认。

输出成果：《供应商评审报告》《洽谈纪要》

（三）合同拟定与内部评审

阶段目标：起草规范合同文本，通过多部门评审保证条款合规、风险可控。

责任部门：采购部、法务部、财务部、需求部门

操作内容：

采购部根据《洽谈纪要》及企业《合同管理办法》，拟定采购合同文本，内容应包括但不限于：

双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）；

采购标的（名称、规格、数量、单价、总价）；

质量标准与验收方法；

履行期限（交付时间、付款节点）；

包装运输与风险转移；

违约责任（违约金、赔偿范围等）；

争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；

合同生效条件与附件清单。

合同内部评审流程：

采购部初审：核对合同内容是否与《洽谈纪要》《采购申请单》一致，条款是否完整，无遗漏；

法务部评审：重点审核法律条款合法性（如主体资格、效力、违约责任、知识产权等），出具《法务评审意见》，对风险条款提出修改建议；

财务部评审：审核付款方式、发票类型、资金安排是否符合企业财务制度，预算是否可控，出具《财务评审意见》；

需求部门评审：审核技术参数、验收标准是否满足业务需求，出具《需求部门评审意见》。

采购部汇总各部门评审意见，与供应商沟通修改合同文本，直至所有评审部门无重大异议。重大条款修改需重新履行评审流程。

输出成果：采购合同草案（含各部门评审意见表）

（四）合同审批与签订

阶段目标：完成合同最终审批，保证合同生效，明确双方权利义务。

责任部门：采购部、管理层、供应商

操作内容：

采购部将经各部门评审通过后的合同文本，根据合同金额及企业授权审批权限，提交至相应层级管理层审批（如部门负责人、分管副总、总经理*等），审批人在《合同审批表》签署意见。

审批通过后，采购部安排授权代表（需提供授权委托书）与供应商正式签订合同。合同文本一式多份（至少含正本2份、副本若干），双方加盖合同专用章或公章（公章需预留印模备案）。

签订完成后，采购部将1份正本合同原件移交至档案管理部门（或行政部），其余正本副本分发至需求部门、财务部等相关部门，同时同步更新《合同登记台账》。

输出成果：《合同审批表》、签订生效的合同文本、《合同登记台账》

（五）合同履行与过程监控

阶段目标：跟踪合同执行情况，及时发觉并解决履行中的问题，保证采购目标达成。

责任部门：采购部、需求部门、财务部

操作内容：

采购部作为合同履行主要协调部门，负责跟踪供应商交付进度：

提前通知供应商交付时间，要求其提供发货清单、质量证明文件；

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