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综合办公室管理制度汇编

第一条公文处理管理办法

为规范公文运转流程，提高办文效率和质量，结合本单位实际，制定本办法。

一、收文管理

1.收文范围：上级来文、平行单位函件、下级请示报告、外部抄送文件及邮政快递、电子政务平台接收的公文。

2.登记环节：所有收文须当日通过OA系统或纸质登记本完成登记，记录文件标题、来文单位、文号、密级、份数、收文时间等要素。电子文件需同步下载至指定文件夹，命名规则为“[收文日期]-[来文单位]-[文件标题]”。

3.初审与分类：综合办公室文书岗负责初审，重点核查文件完整性（是否缺页、漏章）、时效性（是否超期）、密级标注（是否符合定密规范）。非本单位职责范围或明显错误的文件，应在2个工作日内退回并附说明；需多部门办理的文件，标注“会办”标识。

4.呈批与分办：一般文件由综合办公室主任提出拟办意见，报分管领导批示；涉密文件、重要政策文件或涉及全局工作的文件，直接呈主要领导阅示。批示意见需明确办理部门、时限要求（一般文件≤5个工作日，紧急文件≤2个工作日）。

5.承办与督办：承办部门须按批示要求落实，办理结果经部门负责人审核后，通过OA系统或书面形式反馈至综合办公室。文书岗建立督办台账，对超期未结事项发送《催办单》，经2次催办仍未完成的，报分管领导协调。

6.归档与销毁：办理完毕的文件，应在次月10日前整理归档，电子文件同步备份至单位云盘“收文归档”目录。无保存价值的文件，经综合办公室主任审批后，由2名以上工作人员监督销毁。

二、发文管理

1.发文范围：以本单位名义制发的决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等正式公文。内部便签、工作联系单等非正式文件不纳入本流程。

2.拟稿与审核：主办部门负责拟稿，需符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，重点核查政策合规性、数据准确性、表述严谨性。拟稿人需填写《发文审批单》，经部门负责人初审后，提交综合办公室核稿。

3.核稿重点：

（1）内容核：是否符合上级政策、是否与现有制度冲突、是否存在逻辑矛盾；

（2）格式核：文种选择是否恰当（如请示与报告区分）、标题是否规范（“发文机关+事由+文种”）、主送/抄送单位是否准确；

（3）程序核：需会签的文件是否完成相关部门会签（会签意见需手写签字，不得代签）；需合法性审查的文件是否经法务或法律顾问审核。

4.签发与编号：核稿通过后，按文件重要程度确定签发人：

（1）涉及全局性工作、重大资金使用、干部任免的文件，由主要领导签发；

（2）一般性工作部署、业务通知等文件，由分管领导签发；

（3）函件类文件，由综合办公室主任签发（需注明“经XX领导同意”）。

签发后，文书岗按“单位代字+年份+序号”规则编号（如“XX〔2024〕1号”），电子文件需加盖电子公章，纸质文件需加盖实体公章（骑年盖月）。

5.印制与分发：印制前需由拟稿人核对清样，确认无误后印刷。纸质文件分发份数按主送、抄送单位数量确定，留存2份备查；电子文件通过OA系统或邮件发送，重要文件需电话确认接收。

6.归档与备案：发文定稿（含签批原件、清样、电子文件）需在印发后5个工作日内归档，同时将电子版本上传至单位公文数据库，供内部查询。

第二条档案管理细则

为加强档案资源管理，保障档案完整与安全，制定本细则。

一、档案分类与编号

1.分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体分为：

（1）文书档案：收发文、会议记录、工作计划总结等；

（2）人事档案：职工招聘、考核、任免、职称等材料；

（3）财务档案：凭证、账簿、报表、审计报告等；

（4）业务档案：项目合同、验收报告、技术方案等；

（5）声像档案：照片、录音、录像、电子数据等。

2.编号规则：年度（4位）+分类代码（2位）+保管期限代码（1位）+流水号（3位），例如“2024WSY001”（2024年文书档案永久卷第1卷）。

二、归档要求

1.归档时间：

（1）文书档案：次年6月底前完成上年度归档；

（2）人事档案：职工调动、离职等事项办结后1个月内归档；

（3）财务档案：会计年度终了后，可暂由财务部门保管1年，期满后移交；

（4）业务档案：项目验收或事项办结后3个月内归档；

（5）声像档案：拍摄或形成后15个工作日内归档，需附文字说明（时间、地点、事由、主要人物）。

2.质量要求：

（1）纸质档案需字迹清晰、签章齐全，禁用圆珠笔、纯蓝墨水书写；

（2）电子档案需为原始格式