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差旅费报销流程及标准规范

一、引言

为规范公司差旅费管理，保证出差人员工作与生活的需要，本着勤俭节约、务实高效的原则，特制定本差旅费报销流程及标准规范。本规范旨在明确出差审批、费用发生、票据整理、报销结算等各环节的操作要求及相关标准，确保差旅费报销工作的有序、合规、高效进行，同时有效控制公司运营成本。全体员工出差及报销均须遵守本规范。

二、报销基本流程

（一）出差申请与审批

员工出差前，应根据工作需要提前填写《出差申请单》，详细注明出差事由、出差地点（含途经城市）、出差时间、拟乘坐交通工具、随行人员（如有）等信息。《出差申请单》须按公司规定的审批权限逐级报批。未经批准的出差，其费用原则上不予报销。因紧急公务需临时出差的，应口头请示相关领导同意，出差后及时补办审批手续。

（二）费用发生与票据收集

出差人员在出差期间，应严格遵守公司费用标准，选择经济、便捷的交通工具和住宿场所。发生费用时，须向收款方索取合法、合规的原始凭证（如发票、行程单等）。原始凭证应内容完整，包括付款单位名称、日期、项目、金额、开票单位盖章等要素，不得涂改、挖补。对不符合要求的票据，财务部门有权拒绝报销。

（三）报销单填写与粘贴

出差结束后，出差人员应及时整理出差期间发生的费用票据，并按公司规定填写《差旅费报销单》。报销单需填写完整、清晰，包括姓名、部门、出差日期、出差地点、事由、各项费用明细、合计金额等。票据粘贴应整齐、规范，按照费用类别（如交通费、住宿费、伙食补助费等）分别粘贴在粘贴单上，便于财务审核。

（四）内部审批流程

填写完整的《差旅费报销单》及所附原始凭证，须按照公司内部审批权限和流程进行审批。通常流程为：出差人所在部门负责人审核（确认出差事由、时间、费用的真实性与合理性）→财务部门复核（审核票据合规性、费用标准执行情况、金额计算准确性）→相关领导审批（根据授权权限进行最终审批）。

（五）财务审核与付款

经审批通过的报销单据，提交至财务部门办理付款手续。财务部门在收到报销单据后，将在规定工作日内完成审核。审核无误的，将按照公司规定的付款方式（如银行转账、公务卡结算等）支付报销款项。对于审核中发现的问题，财务部门将退回单据并告知出差人进行补充或更正。

（六）凭证归档

报销款项支付完毕后，财务部门将相关凭证（报销单、原始票据、审批文件等）进行整理、编号、归档，以备后续查阅和审计。

三、报销标准规范

（一）城市间交通费标准

1.交通工具选择：出差人员应根据出差任务的紧急程度、路程远近等因素，选择经济合理的交通工具。

*火车：普通员工出差，原则上乘坐火车硬座、硬卧或高铁/动车二等座。因公务紧急或路途遥远（如超过X小时），经批准可乘坐高铁/动车一等座或飞机经济舱。

*飞机：一般情况下，优先选择经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须经公司高级管理层批准。

*汽车：短途出差可乘坐长途汽车，凭据报销。市内交通一般应乘坐公共交通工具，确因工作需要租用车辆的，需事先申请并经批准。

*轮船：乘坐轮船的，参照火车标准执行，一般选择三等舱或经济舱。

2.订票规定：鼓励通过公司指定的票务代理或平台预订交通票据，以获取更优惠的价格和规范的服务。

（二）住宿费标准

1.住宿选择：出差人员应选择安全、经济、便捷的宾馆、酒店住宿。公司将根据不同城市的经济发展水平及物价水平，制定相应的住宿费限额标准（具体标准参见公司内部发布的《差旅费住宿标准表》）。

2.费用报销：住宿费在标准限额内凭发票据实报销。实际住宿费超过规定限额标准的部分，原则上由个人自理；特殊情况（如会议统一安排、突发情况等）需超额住宿的，须在报销时书面说明原因并经相关领导批准。

（三）伙食补助费标准

1.补助方式：伙食补助费按出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用，不凭票报销。

2.补助标准：根据出差目的地的不同，设定不同档次的伙食补助费标准（具体标准参见公司内部规定）。

3.特殊情况：如出差期间已由接待单位统一安排用餐（如会议、培训提供工作餐），则应相应扣减或不再领取当日的伙食补助费。

（四）市内交通费标准

1.补助方式：市内交通费按出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用，不凭票报销；或在规定标准内凭合规交通票据（如出租车票、公交地铁票）据实报销。具体方式由公司统一规定。

2.补助标准：设定统一的市内交通费日补助标准，或根据不同城市设定差异化标准（具体标准参见公司内部规定）。

3.特殊情况：如出差期间由接待单位或公司车辆提供市内交通服务，则不再享受市内交通补助或报销市内交通费用。

（五）其他费用报销规定

1.会议费/培训费：出差期间参加外部会议或培训，如会议/培训通知中明确包含食宿费用的，不再重复享受相关期间的住宿费和伙食补助费。会议/培