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公文档案管理制度

第一章总则

第一条为统一公司公文档案的生成、流转、归档、保管与利用，确保信息真实完整、长期可读、证据有效，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及公司信息安全政策，特制定本制度。

第二条本制度所称“公文档案”指公司在决策、经营、管理、研发、生产、财务、人事、法务等活动中形成的、具有保存价值并办理完毕的纸质、电子、音像、实物等各种载体文件材料。

第三条公文档案管理遵循“谁形成、谁负责、谁归档”原则，实行“统一领导、分级管理、集中保管、全程控制”模式，确保文件完整、系统、安全、可用。

第二章组织与职责

第四条公司设立档案管理委员会，由董事长任主任，分管行政副总裁任副主任，成员由行政、法务、财务、人力、信息、审计、业务等部门负责人组成，负责审议档案工作规划、年度预算、重要档案鉴定与销毁方案。

第五条行政部下设档案中心，配备专职档案管理员不少于两名，履行下列职责：

（一）制定并持续优化档案分类方案、档号编制规则、元数据标准、数字化技术规范；

（二）指导、监督、检查各部门文件形成、积累、整理、移交工作；

（三）负责档案接收、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁、移交、借阅、开发、保密、灾备等日常运营；

（四）组织档案信息系统建设与维护，确保电子档案四性（真实性、完整性、可用性、安全性）检测达标；

（五）配合内外部审计、巡视、稽查、诉讼、知识产权申报等调卷需求，提供权威凭证。

第六条各部门设兼职资料员一名，由部门负责人任命，接受档案中心业务领导，履行下列职责：

（一）依据本制度及《部门文件材料归档范围表》收集、初步整理、立卷、录入元数据；

（二）对机密级以上文件履行流转登记、加密存储、限时归还、双人监督；

（三）每年3月、9月向档案中心移交上年度及上半年办理完毕的文件，并办理交接手续；

（四）配合档案中心开展存量档案清库、数字化加工、开放审核、销毁鉴定。

第三章文件形成与积累

第七条文件形成部门在业务流程设计阶段同步规划文件材料种类、载体、格式、命名规则、元数据项，确保“生成即合规”。

第八条公文格式执行公司《视觉识别系统（VIS）公文模板》，要素齐全：发文机关标识、文件字号、标题、主送、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、主题词。电子公文须嵌入不可见数字水印，含发文时间戳、人员证书、公司CA签名。

第九条对外合同、协议、备忘录须使用法务部发布的标准文本，正文与附件统一连续页码，骑缝加盖双方公章；扫描件分辨率≥300dpi，彩色，PDF/A-2b格式，上传合同管理系统，同步推送档案中心。

第十条会议文件实行“一会一档”：通知、议程、签到表、录音、录像、演示稿、纪要、决议、表决票、新闻通稿、照片。纪要须由主持人、记录人、监票人三签，48小时内完成整理。

第十一条科研项目执行“四同步”：立项同步确定文件材料清单，实验同步记录原始数据，节点同步提交阶段报告，验收同步移交完整档案。原始数据采用实验室信息管理系统（LIMS）自动备份，每日增量写入一次光盘，每周离线硬盘冷备。

第十二条财务凭证实行“双套制”：纸质原始单据按《会计档案管理办法》装订成册，电子影像通过OCR识别、人工质检、区块链固证，形成不可篡改的PDF/A文件，财务系统与档案系统实时挂接。

第四章整理与立卷

第十三条档案中心统一制定《归档文件整理规则》，采用“年度—机构—问题—保管期限”复合分类法，设置一级类目12个：党群、行政、人事、财务、法务、业务、研发、生产、质量、设备、基建、外事；二级类目不超过48个；三级类目由各部门按需扩展，须报档案中心备案。

第十四条纸质文件立卷厚度不超过20mm，采用“三孔一线”装订，棉线直径0.5mm，结头置于背面；卷内文件逐页编写流水页码，凡有字迹页面均需编号，空白页不编；封面、卷内目录、备考表统一使用80g米色无酸纸。

第十五条电子文件以“件”为单位整理，一件对应一个逻辑文件夹，文件夹命名规则：年度_部门代码_保管期限_顺序号（4位）。文件夹内含：

1.内容文件：原始格式、版式固化格式（PDF/A）、长期保存格式（XML/CSV）；

2.元数据文件：采用公司《电子文件元数据方案（EFMS）》规定的20个核心元素，以JSON格式存储；

3.认证文件：数字摘要（SHA-256）、数字签名、时间戳令牌；

4.病毒报告：杀毒软件扫描日志；

5.迁移记录：格式转换、压缩、加密、载体迁移全过程日志。

第十六条音像档案实行“双轨制”：原始高码流文件（MOV/PCM）用于长期保存；低码流文件（MP4/AAC）用于在线浏览。每10分钟片段为一个截取单元，人工填写场景说明，采用语音识别生成全文索引，关键词与业务系统关联。