行政公文写作指导手册.docVIP

通用行政公文写作指导手册

前言

行政公文是政机关、企事业单位和社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示和答复问题、汇报情况、交流经验的重要工具。为规范公文写作，提高办文效率和质量，本手册结合行政工作实际，系统梳理公文写作的适用场景、操作流程、模板规范及注意事项，供相关人员参考使用。

一、行政公文的适用范围与常见类型

（一）适用场景

行政公文广泛应用于各类行政管理活动，具体场景包括：

决策部署类：传达上级指示、部署工作任务（如《关于开展年度安全生产检查的通知》）；

请示报告类：向上级机关请求指示、批准（如《关于审批项目建设资金的请示》），或汇报工作、反映情况（如《2023年上半年工作总结报告》）；

商洽沟通类：与不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题（如《关于商请协助举办活动的函》）；

知照传达类：公布应当遵守或周知的事项（如《市住房公积金缴存管理办法》）、通报表扬或批评（如《关于表彰同志见义勇为行为的通报》）；

会议记录类：记载和传达会议议定事项（如《项目推进会会议纪要》）。

（二）常见文种及核心特点

文种

适用范围

核心特点

通知

批转、转发公文，部署工作，告知事项

适用范围广，时效性强，语气明确

请示

向上级请求指示、批准

一文一事，事前请示，不得抄送下级

报告

向上级汇报工作、反映情况、答复询问

陈述性，不夹带请示事项

函

不相隶属机关间商洽工作、询问答复问题

灵活性强，格式相对简单

纪要

记载会议主要情况和议定事项

纪实性，概括性，具有约束力

二、公文写作的标准流程与步骤

（一）明确写作目的与受众

确定核心目标：清晰界定公文要解决的问题（如部署工作、请求资源、通报情况），保证内容与目标一致；

分析受众对象：根据发文机关与收文机关的关系（上下级、平级）确定语气和侧重点（如对上级请示需谦逊严谨，对下级通知需明确具体）。

（二）收集整理材料

收集依据性材料：政策文件（上级规定、法律法规）、背景资料（工作背景、前期进展）、数据支撑（统计数据、案例事实）；

梳理材料逻辑：按“重要性”“时间顺序”“逻辑关系”对材料分类，保证论述有据、条理清晰。

（三）确定文种与标题

准确选择文种：根据目的匹配文种（如请求批准用“请示”，周知事项用“通知”），避免文种混用（如“请示”与“报告”不得混用）；

拟定规范标题格式为“发文机关+事由+文种”（如《市人民关于开展全市营商环境整治工作的通知》），要求简洁明了，不超过30字。

（四）起草结构

公文一般分为“开头—主体—结尾”三部分，需遵循“一文一事”原则：

开头：简明扼要说明发文缘由（依据、目的、背景），常用“为……根据……特通知如下”“现将……报告如下”等表述；

主体：清晰阐述具体事项，内容需条理分明（分点列项），语言准确简洁，避免歧义；

结尾：根据文种确定收尾（如通知常用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“特此报告”）。

（五）检查格式规范

排版格式：按《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，采用A4纸张，页码位于页脚居中，字体为仿宋GB2312，标题二号小标宋简体，三号仿宋，一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312；

要素完整：保证“发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章”等要素齐全。

（六）审核与定稿

自审：检查内容是否符合政策要求、逻辑是否清晰、格式是否规范、有无错别字；

交叉审核：涉及多部门工作的公文，需会签相关部门；

领导审批：按权限报请分管领导或主要领导审批，定稿后加盖发文机关印章。

三、常用公文模板与填写说明

（一）通知模板

要素

填写要求

示例

发文机关标志

由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成

市人民办公室文件

发文字号

由“机关代字〔年份〕序号号”组成

X市政办〔2023〕15号

标题

发文机关+事由+文种

关于开展2023年度全市安全生产大检查的通知

主送机关

全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号

各县（市、区）人民，市人民各部门、各直属机构：

开头

说明发文依据和目的

为深入贯彻落实习近平总书记关于安全生产的重要指示精神，切实消除安全隐患，保障人民群众生命财产安全，根据国务院安委会统一部署，现就开展2023年度全市安全生产大检查有关事项通知

主体

分点列示具体事项（一、二、三……）

一、检查范围全市所有生产经营单位，特别是危险化学品、建筑施工、交通运输、人员密集场所等重点行业领域。二、检查内容（一）安全生产责任制落实情况；（二）安全隐患排查治理情况；（三）应急预案制定及演练情况……

结尾

提出执行要求

请各单位高度重视，加强组织领导，于2023年X月X日前将自查报告报送市安委会办公室。

发文机关署名

发文机关全称

市人民办公室

成文日期

用