采购申请审批单格式化模板.docVIP

适用情境与范围

操作流程详解

一、采购申请发起

申请人根据实际需求填写采购申请，需明确采购物品/服务的具体信息、用途及预算。发起前需确认采购需求符合部门年度计划及公司相关规定，避免重复采购或超预算申请。

二、基础信息填写

在模板“基础信息”栏完整填写以下内容：

申请人信息：姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（部门内线，如需）；

采购编号：如公司有采购编号规则，需按规则填写（如“CG-2024-X”），无规则可留空；

紧急程度：勾选“普通/紧急”，紧急采购需注明原因（如“生产急需设备故障维修”）。

三、采购明细填报

在“采购物品明细表”中逐项填写采购内容，保证信息准确、无歧义：

物品/服务名称：需具体（如“A4复印纸”而非“纸张”），服务类需注明服务内容（如“年度保洁服务”）；

规格型号：明确技术参数（如“电脑：CPUi5，内存16G，硬盘512G”）；

单位及数量：填写计量单位（如“台”“件”“套”）及实际需求数量；

单价及预算金额：单价参考市场价或历史采购价，预算金额=单价×数量，需与财务预算科目匹配；

用途说明：简述采购目的（如“用于日常办公打印”“生产车间设备更新”）。

四、预算与资金来源

在“预算信息”栏填写：

预算科目：按公司财务规定填写（如“行政办公费”“固定资产购置”）；

预算金额：与采购明细预算金额一致；

资金来源：勾选“部门预算/专项预算/其他”，并注明具体来源（如“2024年度行政办公费结余”）。

五、提交与初审

申请人填写完整后，将模板提交至部门负责人处进行初审。部门负责人需重点审核：

采购需求的必要性及合理性；

数量、规格是否符合部门实际工作需要；

预算是否在部门可控范围内。

初审通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字并注明日期；不通过需退回申请人并说明理由。

六、财务复审

初审通过后，提交至财务部门进行复审。财务部门审核：

预算科目是否正确，金额是否未超年度预算；

单价是否符合市场公允价（大额采购需提供比价记录作为附件）；

资金来源是否合规。

复审通过后，财务审核人在“财务审核”栏签字；若发觉预算不足或价格异常，需与申请人及部门负责人沟通调整。

七、管理层终审

根据采购金额及公司授权，提交至对应管理层进行终审：

小额采购（如金额≤5000元）：由分管副总审批，在“分管副总审批”栏签字；

大额采购（如金额＞5000元）：需经总经理审批，必要时提交总经理办公会审议，在“总经理审批”栏签字。

终审通过后，审批单生效；驳回需明确原因并退回至申请人。

八、结果反馈与归档

审批完成后，由行政部或采购部门将审批结果反馈给申请人，同步启动采购流程。审批单一式三份：申请人留存一份、财务部留存一份、采购部归档一份，保存期限不少于3年。

采购申请审批单模板结构

采购申请审批单

基础信息

内容

申请人

*

所属部门

申请日期

年月日

采购编号

紧急程度

□普通□紧急（紧急原因：

采购物品明细表||

序号|物品/服务名称|规格型号|单位|数量|单价（元）|金额（元）|用途说明|

|——|——————–|—————-|——|——|————|————|——————|

|1||||||||

|2||||||||

|3||||||||

|合计金额（大写）|仟佰拾万仟佰拾元角分|（小写）||||||

预算信息||

预算科目||

预算金额（元）||

资金来源|□部门预算□专项预算□其他（|

审批意见||

部门负责人审核|意见：_______________________________签字：__________日期：____年__月__日|

财务审核|意见：_______________________________签字：__________日期：____年__月__日|

分管副总审批（小额）|意见：_______________________________签字：__________日期：____年__月__日|

总经理审批（大额）|意见：_______________________________签字：__________日期：____年__月__日|

备注|附件：□比价记录□技术参数□需求说明（如有）|

使用要点提示

信息完整性：所有带“*”及必填项需完整填写，避免遗漏；规格型号、用途说明等需清晰，防止歧义导致采购错误。

预算准确性：预算金额需与财务部门确认，不得虚报、漏报；大额采购（如金额≥1万元）建议提前提供至少2家供应商报价单作为附件。

审批时效：普通采购需提前3个工作日提交，紧急采购需在申请时标注，审批流