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办公耗材购买制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及相关行业规范、[集团母公司名称]关于内部控制及风险管理的规定，结合公司实际管理需求，为规范办公耗材采购行为，防控采购风险，提升采购效率，特制定本制度。制度旨在通过明确采购流程、强化责任落实、完善风险防控体系，确保办公耗材采购的合规性、经济性与高效性，防范舞弊、浪费及廉政风险，保障公司资产安全与运营效率。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及其全体员工涉及办公耗材的采购活动。适用范围包括但不限于纸张、笔类、打印机墨盒/硒鼓、办公用纸、文件夹、订书机、胶水、便利贴等各类日常办公所需物品的购买、入库、领用及处置等全流程管理。无论采购行为发生在公司总部、分支机构，或由员工个人发起、部门统一组织，均须遵守本制度规定。

第三条本制度中下列术语的定义如下：

（一）“专项管理”：指公司针对办公耗材采购活动，为达成合规、高效、节约目标，所建立的一整套管理规范、流程控制、风险识别、监督考核及持续改进的系统性管理活动与管理体系。

（二）“XX风险”：在本制度语境下，特指办公耗材采购过程中可能出现的合规风险（如违反采购程序、选择性价比较低）、操作风险（如库存管理混乱、账实不符）、财务风险（如资金支付不当、虚假采购套取资金）、廉洁风险（如收受供应商回扣、以权谋私）以及管理风险（如制度不健全、责任不到位）等。

（三）“XX合规”：指公司的办公耗材采购活动及其管理行为，必须严格遵守国家法律法规、行业准则、集团母公司相关制度规定及本制度要求，确保采购流程合法合规、采购行为公平公正、采购结果经济合理。

第四条办公耗材采购的专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保所有办公耗材采购活动，无论采购金额大小、采购方式不同，均纳入本制度管理范畴，实现全过程、全方位管控。

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在采购活动中的具体职责与权限，确保事事有人管、处处有人负责，形成清晰的责任链条。

（三）风险导向原则：聚焦采购活动中的关键风险点，实施差异化、精准化管控措施，将风险控制在可接受范围内，优先防范重大风险。

（四）持续改进原则：定期评估制度执行效果与风险防控成效，根据内外部环境变化、管理需求调整及实践反馈，不断完善制度体系与执行机制，提升管理水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对办公耗材采购的专项管理负总责，承担全面领导责任；公司分管[相关业务，如行政、后勤或财务]的领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织、协调、督促制度的落实与执行。

第六条公司设立专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为办公耗材采购专项管理的决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人（如行政部/办公室、采购部/供应链管理部、财务部、内审部/合规部等）为成员。领导小组的主要职责包括：

（一）审议批准办公耗材采购专项管理制度、重大采购方案及年度预算；

（二）统筹协调跨部门办公耗材采购相关事宜，解决管理中的重大问题；

（三）听取专项管理工作报告，评估管理成效，研究确定改进方向；

（四）监督重大风险事件的处理与整改，对违规违纪行为进行初步核实与提出处理意见。

第七条领导小组下设办公室（可设在行政部/办公室或采购部/供应链管理部，具体明确），负责领导小组日常工作，包括组织会议、起草文件、督办落实、信息汇总等，并承担部分专项管理的日常协调职能。

第八条行政部/办公室（或承担类似职能的部门）为办公耗材采购的牵头部门。其主要职责包括：

（一）负责本制度的制定、修订、解释与宣贯工作；

（二）组织制定并完善办公耗材采购的详细操作规程、目录清单及预算编制指导；

（三）负责日常办公耗材采购需求汇总、审核与提报；

（四）组织或参与供应商的初步筛选、信息收集与评估，建立合格供应商名录；

（五）负责采购订单的跟踪、到货验收、入库登记与保管；

（六）组织开展办公耗材库存管理，定期盘点，及时处理呆滞或报废物资；

（七）监督各部门领用、发放流程的合规性，分析使用状况，提出优化建议；

（八）收集、整理、分析采购过程中的风险信息与案例，组织相关培训与宣贯。

第九条采购部/供应链管理部（或承担类似职能的部门，如存在）作为办公耗材采购的专责部门。其主要职责包括：

（一）负责办公耗材采购活动的合规性审核，确保采购流程符合制度要求；

（二）根据采购需求与预算，组织或参与制定采购方案，选择合适的采购方式（如询价、比价、招标等）；

（三）负责采购过程的执行与管理，包括发布采购信息、组织投标/报价、进行商务与技术评审；

（四）负责与供应商的合同谈判、签订与履约管理，监督合同条款执行情况；

（五）参与供应商的评估与选择，推动供应商关系管理，提升供