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分包办公室制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照行业先进管理实践，结合公司业务发展及风险防控需求，为规范分包办公室的管理，明确各方职责，防范经营风险，保障公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖分包办公室的设立、使用、管理、监督等全过程，涉及工程建设、设备采购、技术服务等各类业务场景。

第三条本制度中下列术语的含义：

（一）XX专项管理：指公司针对分包办公室管理制定的系统性制度安排，包括组织架构、职责分工、流程规范、风险防控、监督考核等内容，旨在实现全过程闭环管理。

（二）XX风险：指分包办公室管理过程中可能出现的合规风险、安全风险、财务风险、廉政风险等，需通过制度措施加以识别、评估和管控。

（三）XX合规：指分包办公室的设立、使用、终止等环节必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保行为合法合规。

第四条分包办公室专项管理遵循以下原则：

（一）全面覆盖：确保所有分包办公室管理活动纳入制度管控范围，不留监管盲区。

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理责任，实现责任可追溯。

（三）风险导向：以风险防控为核心，突出重点领域和关键环节的管控。

（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化管理制度，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对分包办公室管理负总责，承担首要责任；分管领导对专项管理工作负直接责任，负责组织落实、监督检查和考核评价。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调分包办公室管理工作，研究解决重大问题。

（二）审批专项管理制度及重大事项，指导各部门落实要求。

（三）监督评价专项管理成效，定期向决策层报告工作情况。

第七条明确以下三类主体的职责分工：

（一）牵头部门职责：

1.负责牵头制定、修订和解释分包办公室管理制度；

2.组织开展专项风险排查，建立风险清单并动态更新；

3.统筹实施专项管理培训，提升全员合规意识；

4.落实专项管理考核，定期通报工作情况；

5.负责与外部监管机构的事务对接。

（二）专责部门职责：

1.负责分包办公室业务的合规审核，确保流程符合制度要求；

2.优化专项管理流程，推动标准化、信息化建设；

3.参与重大风险事件的处置，提供专业支持；

4.跟踪行业动态，及时提出制度完善建议。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.负责落实本领域分包办公室管理要求，开展日常风险防控；

2.建立本部门分包办公室台账，确保信息完整准确；

3.配合开展专项检查，及时整改发现的问题；

4.负责基层员工的操作指导和合规培训。

第八条基层执行岗位人员必须履行以下合规操作责任：

（一）严格遵守分包办公室管理制度，落实岗位操作规范；

（二）签署岗位合规承诺书，明确个人责任；

（三）发现风险隐患或违规行为，及时向部门负责人报告；

（四）参与风险事件的应急处置，配合调查核实。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条分包办公室设立审批：必须符合业务需求，经业务部门提出申请，专责部门审核，领导小组审批后方可设立，并纳入台账管理。

第十条分包办公室使用规范：

（一）明确使用范围，严禁超出批准的业务范围；

（二）建立人员进出管理机制，非授权人员不得擅自进入；

（三）落实安全防护措施，定期检查消防、用电等设施。

第十一条分包办公室退出管理：

（一）业务完成后应及时终止使用，办理资产处置手续；

（二）开展现场清理，确保不留遗留风险；

（三）归档管理相关资料，保留完整记录。

第十二条供应商选择管理：

（一）严格执行供应商尽职调查，核实资质、业绩、信誉等；

（二）规范招标流程，确保公开透明，避免利益输送；

（三）建立合格供应商名录，实行动态管理。

第十三条合同签订管理：

（一）明确合同关键条款，包括价格、工期、违约责任等；

（二）落实合同评审制度，重要合同须经法律部门审核；

（三）规范合同履行监督，确保双方权利义务落实到位。

第十四条资金支付管理：

（一）明确支付权限，实行分级审批；

（二）严格审核支付依据，确保资金流向合法合规；

（三）定期核对合同执行情况，避免超额支付。

第十五条信息安全管理：

（一）涉密信息必须采取加密、隔离等措施；