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企业采购流程规范操作手册

前言

本手册旨在为公司各项采购活动提供清晰、规范的操作指引，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司资产安全，并最大限度地满足公司运营及发展需求。本手册适用于公司所有部门及员工涉及的采购行为，自发布之日起执行。

一、采购基本原则

1.合规性原则：所有采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度。

2.经济性与效益性原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资或服务，追求最佳性价比。

3.公开、公平、公正原则：采购过程应尽可能透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。

4.诚信原则：与供应商建立并保持诚实互信的合作关系，恪守承诺。

5.权责对等原则：明确各岗位在采购流程中的职责与权限，确保责任到人，权力受控。

6.计划性原则：采购活动应基于公司的实际需求和发展规划，做到有计划、有步骤地进行。

二、采购需求提出与确认

2.1需求提出

各需求部门根据实际业务发展、日常运营或项目建设需要，填写《采购需求申请表》。该表应清晰、准确、完整地说明以下内容：

*采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准；

*期望的交付时间及地点；

*预算金额（如有）及资金来源；

*其他特殊要求（如售后服务、培训等）。

需求提出部门应对需求的真实性、必要性负责。

2.2需求审核与确认

《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字，以确认需求的合理性与必要性。对于技术复杂或金额较大的采购需求，还需组织相关技术部门或专业人员进行技术论证，确保需求的科学性与可行性。审核通过的《采购需求申请表》是启动后续采购流程的依据。

三、供应商寻源与管理

3.1供应商信息收集与初步筛选

采购部门（或指定人员）根据经确认的采购需求，通过多种渠道（如行业目录、网络平台、同行推荐、公开招标等）收集潜在供应商信息。初步筛选时应关注供应商的资质、生产能力、供货周期、质量信誉、售后服务及财务状况等基本要素，形成《潜在供应商名单》。

3.2供应商资格审查

对列入《潜在供应商名单》的供应商，应进行资格审查。审查内容通常包括但不限于：

*营业执照、相关行业许可证、生产许可证等资质文件；

*质量管理体系认证（如ISO系列）；

*近期业绩证明及用户评价；

*财务状况良好的证明文件。

必要时，可组织对供应商的实地考察。通过资格审查的供应商，方可进入合格供应商库或参与后续采购环节。

3.3合格供应商库建立与维护

公司应建立并动态维护合格供应商库。对合格供应商，应定期进行业绩评估与考核。对于表现优秀的供应商，可建立长期合作关系；对于不符合要求或出现严重问题的供应商，应及时从合格供应商库中清除。

四、采购方式选择与执行

4.1采购方式的确定

根据采购物品的特性、金额大小、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。具体采购方式的适用条件及审批权限，应在公司相关制度中明确规定。

4.2采购文件编制

根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、询价通知书、谈判文件等。采购文件应包括采购需求、技术规格、合同主要条款、评审标准、报价要求等核心内容，确保表述清晰、准确，无歧义。

4.3组织采购活动

*招标采购：应按照规定发布招标公告（公开招标）或向合格供应商发出投标邀请书（邀请招标），组织潜在供应商购买采购文件、进行现场踏勘（如需）、答疑。在规定时间内接收投标文件，并组织评标委员会进行独立评审，确定中标候选人。

*询价采购：向不少于三家合格供应商发出询价通知书，获取报价单，在满足采购需求的前提下，通常选择报价最低的供应商。

*竞争性谈判/单一来源采购：应遵循相关规定的程序，与符合条件的供应商进行谈判，明确技术方案、价格和服务等细节。

4.4采购结果确认与审批

采购活动结束后，采购部门应将采购结果（如中标通知书、成交确认书等）及相关评审资料整理汇总，按规定权限报请审批。审批通过后，方可与选定供应商签订采购合同。

五、合同签订与管理

5.1合同起草与评审

采购合同应基于采购文件、中标通知书（或成交确认书）及谈判结果起草。合同内容应包括但不限于：供需双方基本信息、采购物品或服务的详细描述、数量、价格、交付方式与期限、质量标准与验收、付款方式与期限、违约责任、不可抗力、争议解决方式及合同有效期等。合同文本应经过法务部门（或指定法律顾问）及相关业务部门的评审，确保合法合规、条款严谨、权责明确。

5.2合同签订

评审通过的合同，应由供需双方授权代表正式签署，并加盖公司合同专用章。合同签订后，应及时分发至相关部门执行和存档。

5.3合同